Wie kann man Kanban in der Anwaltskanzlei nutzen?
Kanban ist eine Methode, die oft im agilen Projektmanagement verwendet wird und die auf vier Grundprinzipien basiert:
- Start with what you are doing now;
- Respect the current process, roles, responsibilities, and titles;
- Agree to pursue incremental, evolutionary change;
- Encourage acts of leadership at all levels.
Aus: Simschek R, Agilität? Frag doch einfach! klare Antworten aus erster Hand (UVK Verlag 2020) S. 148
Es ist eine Methode, die leicht implementiert werden kann, und dazu genutzt wird, um sich selbst, ein Team oder ein ganzes Projekt zu organisieren. Das gilt sowohl innerhalb der Kanzlei zwischen Anwält:innen und ihren Teams, aber auch mit Mandant:innen oder Kolleg:innen. Die Teammitglieder sind also sehr flexibel, es kann auch mehrere Teams geben, die Kanban in der Zusammenarbeit verwenden.
Das Kanban Board
Das Kanban Board ist das zentrale Tool, das sowohl die eigene Arbeit als auch die Arbeit der anderen im Team visualisiert und kann sowohl ein Whiteboard als auch ein digitales Tool sein. Auf einen Blick sieht man welche Aufgaben noch offen sind, wer an welcher Aufgabe arbeitet und wie der Arbeitsfortschritt ist. Das verbessert die Kommunikation und Transparenz im Team. Es ist auch möglich, mit mehreren Kanban Boards zu arbeiten – zB einem pro Mandant:in und einem internen, in dem die Aufgaben präzisiert, heruntergebrochen und an die Kanzleimitarbeiter:innen verteilt werden.
Die wichtigsten Spalten sind „To Do“, „Ongoing“ und „Done“, von links nach rechts nach dem Workflow angeordnet.
Zusätzlich kann es auch eine Spalte für „Review“ eingezogen werden, wenn es externe Dritte gibt, die Input liefern müssen, wie zB ein Gericht oder Vertragspartner. Zusätzlich ist es möglich, einen Backlog, dh die Tasks, die noch niemandem zugeordnet sind, als Spalte einzuführen. Aus diesem werden Tasks den einzelnen Teilnehmer:innen zugewiesen.
Schließlich muss der Prozess oder Workflow des Kanban Boards definiert werden. Eine Aufgabe wird hinzugefügt (von wem?), einer Person zugewiesen (wer teil die Aufgaben zu?), und von dort wird sie in die Spalte „Ongoing“ verschoben, wenn sie begonnen wird, und in die Spalte „Done“, wenn sie abgeschlossen ist. Der Workflow kann aber auch die Zuweisung an ein anderes Teammitglied, zB die Anwält:in zum Review (im Bild „B“) beinhalten.
Aufgaben
Die Aufgaben, die am Kanban Board meist als Karten dargestellt werden, können verschiedene Eigenschaften haben, mindestens jedoch die Aufgabe selbst. In elektronischen Kanban Boards kann man Aufgaben noch weitere Informationen hinzufügen, zB: Kommentare, zuständiges Teammitglied, zugehöriges Projekt, Deadline, angehängte Dateien.
Es kann bei vielen Aufgaben in einer Spalte auch sinnvoll sein, diese nach Prioritäten zu ordnen, wobei die wichtigste Aufgabe oben steht.
Praktische Anwendung
Kanban ist eine Methode, die in einer Vielzahl von Situationen angewendet werden kann. Nicht nur in agilen Projekten, sondern auch in klassischen Wasserfallprojekten oder auch zur Organisation von To Dos außerhalb von Projekten. Es ist ein nützliches Instrument, um die eigenen Aufgaben und die eines Teams zu organisieren, wobei die Aufgaben sowohl einmalig als auch wiederkehrend (zB monatliche Reports) sein können.
Autorin: Mag. Katharina Bisset, MSc ist selbstständige Rechtsanwältin in NÖ, CEO und Co-Founderin der LegalTech Unternehmen NetzBeweis GmbH und der Nerds of Law. Davor war sie mehrere Jahre in großen IT-Unternehmen tätig. Ihre Spezialgebiete sind IT-, IP-, Medien- und Datenschutzrecht. Zusätzlich zur juristischen Ausbildung hat sie einen Master of Science in Engineering in Business Process Management and Engineering. Sie ist darüber hinaus Disziplinarrätin in der RAK NÖ, Mitglied des Arbeitskreis IT und Digitalisierung des ÖRAK und Lektorin auf der FH Wiener Neustadt und der FH des BFI Wien. Katharina Bisset ist Autorin des Buchs: Agile Lawyer – Implementing Agile Principles in the Attorney-Client Relationship
