Fünf Organisationstipps für Anwaltskanzleien

Der Kanzlei-Alltag besteht zu einem großen Anteil aus der Organisation: Eingehende Informationen aus dutzenden E-Mails und beA-Nachrichten, das Verarbeiten von Informationen und die Einhaltung von Fristen, um nur ein paar Herausforderungen zu nennen. In einer zunehmend im Wettbewerb stehenden Anwaltskanzlei, steigt auch die Rolle der Customer Satisfaction, also der Zufriedenheit der Mandanten. Während Ihr Alltag immer komplexer zu werden scheint, wird die Wahl der passenden Unterstützung und Methodiken immer wichtiger. In diesem Artikel gehen wir auf fünf Tipps ein, um die Organisation zu vereinfachen.

Weshalb kostet die Organisation in Anwaltskanzleien so viel Zeit?

Im Arbeitstag kommt eine große Anzahl an Anwendungen zum Einsatz. Das gilt vor allem für die Informationsbeschaffung: Outlook, beA, aber auch weiterhin analog. Das beeinträchtigt bereits die Organisation, denn Informationen liegen zum Beginn des Arbeitstages an verschiedenen Orten, oft auch in diversen Formaten. Diese müssen erst einmal verarbeitet werden. Meist manuell. Das ist gerade bei zunehmendem Fachkräftemangel zeitintensiv, aber auch fehleranfällig.

Wie Technologie den Organisationsprozess unterstützt

Technologie verspricht eine Abhilfe im komplexen Kanzlei-Alltag zu sein. Doch gerade die zunehmende Auswahl führt zu mehr Anwendungen und oft zu isolierten Datenbeständen. Eine Anwaltskanzleisoftware verspricht eine Lösung für diese Probleme zu sein. Doch gerade im Zeitalter zunehmender Spezialisierung und steigender Komplexität führt ein „One-Size-Fits-All-Ansatz“ nicht zum gewünschten Erfolg.

Daher setzen immer mehr Anwaltskanzleien auf ein adaptives Fundament. Anwendungen, wie Actaport, ermöglichen es, das zunehmende Angebot an Legal Tech Anwendungen mit der Software für die Kanzlei- und Mandatsverwaltung zu verbinden. Das erlaubt einen automatischen Datenaustausch und entlastet den organisatorischen Aufwand im Alltag enorm.

Sind Datensätze stets verfügbar, synchron und übersichtlich aufbereitet, können Mandate schneller und übersichtlicher bearbeitet werden.

5 Organisationstipps für Anwälte

Sind Sie bereit für einige Kanzlei- und Mandatsmanagement-Organisationstipps? Hier sind fünf, um loszulegen:

1. Bewerten Sie Ihre aktuellen Prozesse

Jeder hat seine eigene Idee der Organisation, aber nicht immer ist sie effektiv. Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre aktuellen Prozesse und überlegen Sie, was gut funktioniert und was verbessert werden könnte. Einfache Schritte wie das Aufräumen Ihres (digitalen) Schreibtischs oder das Aufräumen Ihres E-Mail-Posteingangs sind nur ein Teil des Prozesses.

Gehen Sie einen Schritt weiter, indem Sie messen, wie lange es Ihnen dauert, eine Routineaufgabe wie die Mandantenaufnahme oder die Rechnungserstellung abzuschließen. Identifizieren und notieren Sie alle Engpässe oder Punkte, die den Arbeitsfortschritt verzögern könnten.

2. Identifizieren Sie Verbesserungspotenzial

Nachdem Sie nun ein klares Bild Ihrer derzeitigen Organisation haben, überlegen Sie, in welchen Bereichen bessere Prozesse hilfreich wären. Wenn Sie beispielsweise Ihre Kommunikation über Outlook organisieren, identifizieren Sie Wege, wie Informationen aus der E-Mail schneller verarbeitet werden können. Actaport verfügt über ein Outlook-Add-In, um Inhalte direkt aus der gewohnten Umgebung der passenden Akte zuzuordnen. Das spart Zeit und reduziert Fehler in der Informationsverarbeitung.


3. Verstehen Sie das Zeitmanagement

Zeitmanagement ist eine lebenswichtige Fähigkeit für Anwält:innen, kann aber schwierig sein, wenn Ihre Aufgabenlisten außer Kontrolle geraten. Es gibt viele Möglichkeiten, das Zeitmanagement anzugehen, aber eine sehr effektive ist die Eisenhower-Matrix. Diese Methode ordnet Ihre Aufgaben in vier separate Quadranten für wichtige vs. unwichtige Aufgaben und dringende vs. nicht dringende Aufgaben ein.

Die dringenden Aufgaben sind diejenigen, die sofort erledigt werden müssen, und die wichtigen Aufgaben sind diejenigen, die zu Ihren langfristigen Zielen beitragen. Wenn eine Aufgabe dringend und wichtig ist, erledigen Sie sie sofort. Wenn eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend ist, erledigen Sie sie, nachdem die wichtigsten Arbeiten erledigt sind. Die verbleibenden Aufgaben sollten delegiert oder nach Möglichkeit eliminiert werden.
Eine mit der Akte verbundene Projektmanagement-Anwendung hilft dabei, Aufgaben im passenden Kontext zu priorisieren, sowie keine Aufgaben und Fristen mehr zu übersehen.

4. Begrenzen Sie Ablenkungen

Manche Ablenkungen lassen sich nicht vermeiden, aber Sie können einige unnötige Ablenkungen beseitigen, um mehr Zeit in Ihrem Tag zu gewinnen. Zum Beispiel ziehen Ihr Telefon und Mitteilungen für E-Mail oder soziale Medien Ihre Aufmerksamkeit von der Aufgabe ab. Jedes Mal, wenn das passiert, verschwenden Sie wertvolle Momente, um wieder in das Geschehen zu kommen. Das mag nicht viel erscheinen, aber über Tage, Wochen und Monate kann sich das zu einer Menge vergeudeter Zeit summieren.

Legen Sie bestimmte Zeitblöcke im Laufe des Tages fest, um Anrufe und E-Mails zu überprüfen und zu beantworten. So bekommen Ihre Mandanten die gewünschte Reaktionszeit und Sie haben dedizierte Zeit, um zu kommunizieren, ohne Ihren regulären Arbeitsablauf zu stören.

Nutzen Sie ein Terminbuchungstool wie Calendly oder JUPUS? Blocken Sie Ihren Kalender, um Termine mit Mandanten besser in den Tag einplanen zu können.

5. Verbessern Sie die Kommunikation

Klare Kommunikation ist einer der wichtigsten Aspekte der Anwalt-Mandanten-Beziehung. Wenn Sie unorganisiert sind, kann es leicht passieren, dass Sie die Kommunikation mit Mandanten vernachlässigen oder Antwortzeiten verzögern. Dies könnte zu einer geringeren Qualität der Rechtsdienstleistungen führen, was sich auf die Kundenbindung auswirken kann. Das Blockieren von Zeit, um sich der Mandantenkommunikation zu widmen, ist ein guter Weg, um Ihren Mandanten die Aufmerksamkeit zu widmen, die sie verdienen, während Sie Ihre Verwaltungsarbeit managen.

Darüber hinaus bietet Actaport ein anpassbares Mandantenportal, um Mandanten einen Zugriff auf Abruf zu ermöglichen, ohne dass Sie ans Telefon gehen müssen. Fügen Sie Rechnungen, Dokumente und Dateien hinzu und aktivieren Sie Online-Zahlungen. Mandanten können Ihnen sogar Nachrichten senden und frühere Korrespondenz einsehen.

Ausblick auf eine organisierte Anwaltspraxis

Das Schärfen Ihrer Organisationsfähigkeiten kann sich positiv auf Ihre Kanzlei in Bezug auf die Qualität der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen und die Gesamtproduktivität auswirken. Mit der Unterstützung einer Anwaltskanzleisoftware wie Actaport können Sie Ihre Aufgaben und Fristen leicht im Griff behalten, den Kontakt zu Mandanten besser pflegen und in Ihrem Arbeitsalltag weniger Stress und Überforderung erleben.


Darüber hinaus unterstützt Sie Actaport auch dabei, ein System zu etablieren, dass jeden Arbeitsschritt und jede Anwendung nahtlos miteinander verbinden.

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