Human-led and tech-powered: Legal Operations bei PwC Deutschland
Es gab wohl nie einen höheren Handlungsdruck auf Unternehmen und nie waren die Anforderungen an Unternehmenslenker größer. Nie war die Innovationsgeschwindigkeit so hoch wie jetzt. Das Marktumfeld wird bestimmt von internationalen Krisen, Marktverschiebungen und einer neuen Klima- und Energiepolitik. Hinzu kommen zunehmende Regulierung, die Dynamik der Digitalisierung und die veränderte Arbeitswelt sowie Fach- und Arbeitskräftemangel. Transformation ist das Gebot der Stunde. Dieser tiefgreifende Umbruch erfordert, dass Unternehmen sich ständig anpassen und weiterentwickeln.
An welchen Stellschrauben müssen Unternehmen drehen, um effizienter zu werden?
Der 27. CEO Survey von PwC ergab, dass CEOs enorme Ineffizienzen bei einer Reihe von Routinetätigkeiten, wie administrative Tätigkeiten, Meetings oder E-mails, in ihren Unternehmen wahrnehmen und etwa 40% der für diese Aufgaben aufgewendeten Zeit als ineffizient betrachten. Darüber hinaus glauben 30% der CEOs, dass ihr Unternehmen ohne Kursänderung in zehn Jahren nicht mehr tragfähig sein wird. Damit wird deutlich, wie hoch der Bedarf an innovativen Lösungen und der Druck, sich zu transformieren, ist. Gerade jetzt gilt es, den Blick nach vorne zu richten und zielgerichtet in die Transformation zu investieren. Technologische Innovationen rücken stärker in den Fokus und müssen genutzt werden. Damit steigt gleichzeitig der Digitalisierungs- und Innovationsdruck und zwar in allen Unternehmensbereichen.
Legal Operations bei PwC Deutschland
Das gilt auch für moderne Rechtsabteilungen. Sie müssen sich nicht nur einem stetig steigenden Auftragsvolumen stellen, sondern auch der zunehmenden Komplexität rechtlicher Fragestellungen. Gleichzeitig nehmen die regulatorischen Anforderungen an Unternehmen zu, insbesondere im Hinblick auf die internationale Vielfalt von Gesetzen. Bei Nichteinhaltung drohen zum Teil drakonische Strafen oder Reputationsverluste. Daher übernehmen Steuer- und Rechtsabteilungen immer mehr die Aufgabe, Risiken zu antizipieren und zu minimieren. Dieser Vielzahl von Aufgaben müssen sich Rechtsabteilungen stellen und stehen gleichzeitig vor der Herausforderung, Kosten zu reduzieren, Effizienzen zu steigern und Fachkräfte zu finden.
Neben der juristischen Beratung gewinnen deshalb zunehmend auch nicht-juristische Tätigkeitsschwerpunkte an Bedeutung: Die sogenannten Legal Operations. Gemeint sind damit sämtliche nicht-juristische Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Qualität und Produktivität der eigenen Rechtsdienstleistung zu verbessern. Dies betrifft beispielsweise das Wissensmanagement, Projektmanagement oder die Finanzplanung. Insbesondere das Technologiemanagement und die Entwicklung eigener digitaler Tools spielen eine zunehmend wichtige Rolle.
Doch wie genau gelingt es, die juristische Arbeit besser und produktiver zu gestalten? Wichtig ist zunächst, dass die Rechtsabteilung aus einer Managementperspektive heraus betrachtet wird und sich die Frage stellt, wie effizientere Prozesse und schlankere Strukturen etabliert werden können. Denn oft können kleine Umstrukturierungen einen großen Nutzen für die gesamte Abteilung stiften, indem beispielsweise weniger Mitarbeiter in einen Prozess involviert sind oder eine klare Aufgabenzuteilung in Projekten realisiert wird. Das wiederum spart der Rechtsabteilung und somit dem ganzen Unternehmen bestenfalls Zeit und Kosten.
PwC Deutschland bietet getreu ihrer Überzeugung von “human-lead and tech-powered” Kunden deshalb einen Ansatz von Legal Operations an, der umfassendes Geschäftsverständnis und juristisches Fachwissen einerseits mit tiefer Daten- und Technologiekompetenz andererseits kombiniert. Dabei fokussiert sich PwC in der Beratung auf einen Dreiklang aus (1) Strategie- und Prozessberatung für Legal Operations, (2) Legal Tech Consulting und Implementierung und (3) Managed Legal Services. So kann das Unternehmen Rechts- und Steuerberatungsdienstleistungen von höchster Qualität bieten.
Dabei ist es wichtig, Rechtsabteilungsleitern und Legal Operations Verantwortlichen bei der Transformation ganzheitlich zur Seite zu stehen: Mit Strategie- und Prozessberatung identifiziert PwC Optimierungspotentiale in der Aufbau- und Ablauforganisation. Mit Technologie-Expertise und Umsetzungskompetenz wird der unübersichtliche Legal Tech Markt gelichtet und zur Situation passende Tools bzw. Systeme implementiert. Und mit Legal Managed Services übernimmt PwC im Bedarfsfall repetitive Standardaufgaben.
Der Mehrwert für Kunden ist klar: Steigende operative Effizienz, verbesserte Servicequalität, reduzierte Risiken und langfristige Verbesserung der Effektivität.
Mit PwC Lösungen die Funktion der Rechtsabteilung verbessern
Aktuell bietet PwC Deutschland über 80 maßgeschneiderte Lösungen zur Förderung von Digitalisierungsprozessen in Unternehmen, rund ein Drittel davon sind zugeschnitten auf den Steuer- und Rechtsbereich. Vom selbst entwickelten “Whistleblower- and Ethics Reporting Channel” bis hin zur Dokumentenmanagement-Lösung “Document Tags”, dem Tool “Know Your Business Partner” und den “SAP® Global Trade Services” gibt es eine Vielzahl von Produkten, welche Markt – und Technologietrends mit den individuellen Bedürfnissen von Unternehmen verknüpfen und sich modernster Technologie und Datenanalysen bedienen. Einige davon sind auch bei PwC Deutschland selbst in Verwendung, wie beispielsweise “Ci Pro”, ein selbstentwickeltes Tool zur automatisierten Vertragserstellung, oder “Sightline”, eine selbstentwickelte Kollaborations-Plattform, die Unternehmen einen 360-Grad-Blick auf ihre gesamten Steuerverpflichtungen bietet. Diese Tools bringen nicht nur die Legal Operations eines Unternehmens voran, sondern fördern die Innovationsfähigkeit und das Wachstumspotenzial der Rechtsfunktion insgesamt. Sie ermöglichen es der Rechts- und Steuerberatung von PwC Deutschland darüber hinaus auch, die Aufgaben ganzer Steuerabteilungen von Unternehmen zu übernehmen und erfolgreich zu managen.
Mit Upskilling das Management der Rechtsabteilung befähigen
Tools alleine werden nicht dabei helfen, die juristische Arbeit effizienter und produktiver zu gestalten. Wichtig ist und bleibt der Faktor Mensch. Damit das Zusammenspiel aus Mensch (“human-led”) und Maschine (“tech-powered”) bestmöglich funktioniert, ist es essentiell, die Fähigkeiten der Mitarbeitenden von Rechtsabteilungen hinsichtlich der neuen Herausforderungen mitzunehmen und weiterzuentwickeln.
Daher ist es wichtig, dass sich Führungskräfte und Mitarbeitende über die Prioritäten ihrer Veränderungen einig sind und eine Vertrauenskultur etabliert ist, in der sich Mitarbeitende sicher fühlen, wenn sie Verbesserungsvorschläge machen. Der 27. CEO Survey empfiehlt auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse, eine Identifizierung von Lücken im eigenen Unternehmen: Von den CEOs, deren Unternehmen Generative KI auf breiter Front eingeführt haben, glauben beispielsweise 84%, dass sich die Effizienz ihrer Mitarbeitenden im Jahr 2024 steigern wird. Die Arbeitnehmenden scheinen weniger überzeugt zu sein: Nur 31% der Arbeitnehmenden, die an der “Global Workforce Hopes and Fears Survey 2023” von PwC teilgenommen haben, erwarteten, dass Generative KI ihre Produktivität und Effizienz in den nächsten fünf Jahren steigern wird. Um Vertrauen aufzubauen, lohnt es sich, mit Transparenz zu beginnen und die Mitarbeitenden einzuladen, eine aktive Rolle bei der Transformation zu spielen. Und: Der “Skills First Ansatz”, den PwC in Zusammenarbeit mit dem Weltwirtschaftsforum entwickelt hat, empfiehlt, Karrierewege so neu zu definieren, dass sie sich an den Fähigkeiten von Menschen und nicht an Jobs orientieren, damit Mitarbeitende mehr Möglichkeiten haben, wenn sich Arbeitsplätze verändern.
Auch PwC Deutschland investiert in Technologien – in den kommenden drei Jahren sind Investitionen von 150 Millionen Euro in Künstliche Intelligenz geplant – und darüber hinaus auch in Qualitäts- und Risikomanagement sowie in die eigenen Mitarbeitenden. Im Falle von Generativer Künstlicher Intelligenz stehen allen Mitarbeitenden Upskilling-Programme zu zukunftsweisenden Technologien zur Verfügung, um sich mit den Möglichkeiten und einem verantwortungsvollen Umgang mit der Technologie vertraut zu machen.
Weiterbildungen und Upskilling werden aber auch für Unternehmen angeboten: So bietet die Rechts- und Steuerberatung bspw. Inhouse-Seminare zum Prompting (also dem Stellen von Fragen an ein KI-System, um eine bestimmte Antwort oder Aktion zu initiieren) im Rechtsbereich an.
PwC am Puls der Zeit und näher am Kunden
Der Markt verändert sich dramatisch und schnell! Um der gestiegenen Komplexität Rechnung zu tragen, müssen jedoch auch die neuen Kundenbedürfnisse nach einem ganzheitlichen Beratungsansatz über einzelne Schwerpunkte hinweg berücksichtigt werden. Nur so wird den Unternehmen ein echter Mehrwert geboten.
PwC hat auf die veränderten Anforderungen im Interesse ihrer Kunden reagiert und mit einem neuen Plattformmodell im vergangenen Jahr die altbekannte Service-Line-Struktur abgelöst. Die Reorganisation ermöglicht eine noch bessere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Beratungsbereichen und stärkt den One-Firm-Ansatz der globalen Strategie “The New Equation”. Dies kommt nicht zuletzt dem Kunden zugute: Durch die verbesserte multidisziplinäre Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen von PwC Deutschland, wie Cloud & Digital, Transformation und Sustainability ist die Rechts- und Steuerberatung (Tax & Legal Solutions) dabei in der Lage, neue und innovative Wege zu finden und ganzheitliche Lösungen für die komplexen Herausforderungen der Kunden zu entwickeln. So ist bspw. bei Themenbereichen wie Nachhaltigkeit und Supply Chain Management oder gesetzlichen Produktanforderungen eine vollumfängliche Betrachtung aller Implikationen gewährleistet.
Die heutigen Herausforderungen erfordern neue Herangehensweisen und ungewöhnliche Denkansätze. Die PwC Formel dafür ist einfach: Mutige Ideen kreieren und Lösungen von Menschen für Menschen entwickeln – unterstützt durch wegweisende Technologie. Die Strategie hat stets das Ziel, Kunden zu befähigen, erfolgreich auf den Wandel reagieren zu können und ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern.
Dabei versteht PwC Technologie als Werkzeug und Katalysator, um Prozesse beim Mandanten und bei sich selbst effizienter und sicherer zu gestalten und neue Lösungswege zu ermöglichen. Die Entwicklung und der Einsatz von Technologie verfolgen dabei keinen Selbstzweck, sondern sind für PwC ein strategisches Mittel, um nachhaltiges Wachstum und Profitabilität zu sichern und zu steigern.
PwC versteht die (Weiter-)Entwicklung von Technologie als einen barrierefreien, zentralen Prozess kontinuierlicher Innovation von innen, unterstützt von Spezialisten und Geschäftspartnern, die das heute und morgen technisch Mögliche in den Prozess einbringen.
Starke Allianzen
Zudem setzt das Unternehmen verstärkt auf Allianzen und Kooperationen mit Technologie-Partnern wie Microsoft, SAP, Salesforce, AWS und Workday, um Lösungen zu entwickeln, die Know-how aus Industrien, Funktionen, Anwendungen und Technologien bündeln. So gab PwC Deutschland erst im Februar bekannt, dass es mit dem Berliner KI-Start-up traide AI Möglichkeiten des zollrechtlichen Datenmanagements weiterdenken möchte, um mit der Kombination aus technologiebasierten Lösungen und zollrechtlichem Know-How Zollprozesse für Unternehmen einfacher zu gestalten.
Fazit
Klar ist: In Zeiten digitaler Transformation und Künstlicher Intelligenz werden Rechtsabteilungen in Zukunft auf ihrem Weg zu einer professionalisierten und wirtschaftlichen Unternehmensfunktion nicht an Legal Operations vorbeikommen. Dabei können sie mit dem Auf- und Ausbau von Legal Operations angesichts der zunehmenden Komplexität regulatorischer Vorschriften und steigender Komplexität einen wichtigen Beitrag zum Gesamterfolg ihres Unternehmens leisten. Legal Operations sind damit weit mehr als nur ein vorübergehender Trend.
Autorin: Katharina Prüfert ist Rechtsanwältin bei PwC Legal, wo sie Kanzleiintern den Bereich Legal Operations verantwortet. Sie befasst sich seit 2017 mit Digitalisierung, insbesondere im Bereich von Kanzleien und Rechtsberatungsdienstleistungen.
