Transformation ist die Zukunft – go virtual
Im Alltag arbeitet ein Unternehmensjurist im Wesentlichen mit Kollegen aus anderen Fachbereichen, externen Juristen oder anderen externen Beteiligten zusammen. Eine Herausforderung stellen dabei die Kommunikationswege sowie die diversen Speicherorte für Dokumente dar.
Die Ausgangslange
Die Situation in der Rechtsabteilung sah vor einigen Jahren noch wie folgt aus: Informationen wurden überwiegend manuell eingeholt und eingegeben. Viele Anfragen und Bearbeitungsschritte erfolgten ohne die systemseitige Unterstützung. Der immer größer werdende Betreuungsaufwand und die steigende Zahl an Verfahren veranlasste uns bei Daimler dazu, das Thema anzugehen und diesen Arbeitsbereich zu optimieren und zu digitalisieren.
Durch die Implementierung eines Kollaborationstools sollte die Zusammenarbeit vereinfacht, der organisatorische Anteil reduziert und somit den Juristinnen und Juristen die Zeit zurückgegeben werden, die sie für ihre tägliche Arbeit dringend benötigen. Doch schon zuvor waren wir gut positioniert und haben die Digitalisierung diverser manueller Prozesse und Arbeitsweisen sukzessive vorangetrieben.
Virtuelle Zusammenarbeit mit Kollaborationstool
Die Implementierung eines Kollaborationstools war eine wichtige Erweiterung unserer Systemlandschaft. Durch das Tool hat sich die virtuelle Zusammenarbeit mit Kollegen sowie externen Partnern wie Kanzleien erheblich vereinfacht. In kürzester Zeit konnten User und Berechtigungen für alle Beteiligten eingerichtet werden und diese alle Informationen und Dokumente im System vorfinden, die sie für die tägliche Fallbearbeitung benötigen. Somit gab es eine Single Source of Truth.
Dies war eine enorme Arbeitserleichterung und Verbesserung für die Kollegen. In der Vergangenheit war der Zugriff auf Legal-interne Systeme für Kollegen aus anderen Fachbereichen sowie Kanzleien und andere externe Partner nicht gestattet und technisch auch kaum darstellbar; es gab wenige Schnittstellen zu anderen Systemen. Daher wurden Dokumente und Daten per E-Mail zur Verfügung gestellt.
Die Ablage und strukturierte Verwaltung von verschiedenen Versionsständen von Dokumenten konnten wir durch das neue Kollaborationstool wesentlich vereinfachen und verbessern. Dies brachte eine deutliche Veränderung, aber auch einen großen Zeitgewinn mit sich, vor allem aber eine erhebliche Arbeitserleichterung.
Die Stärke unserer Plattform ist, dass diese für die Juristenwelt konzipiert wurde und auch bei Kanzleien stark verbreitet ist. Dies und die intuitive Nutzung des Tools führten zu einer hohen Akzeptanz bei den Usern. Rückmeldungen wie: „zum vorherigen Prozess sind 75% des Aufwands weggefallen“ zeigen uns, dass nicht früh genug in die Digitalisierung investiert werden kann.
Mehr als nur ein Datenraum
Abteilungen haben die Möglichkeit, sich innerhalb des Datenraums zu organisieren. Durch weitere Funktionen können Aufgaben in einem Board transparent gemacht werden. Diese können entsprechend priorisiert sowie mit einem Bearbeitungsstatus und einem Fertigungsdatum versehen werden. Die Aufgabe kann dann einem Mitarbeiter zugeordnet werden.
Darüber hinaus können Fristen in einem gemeinsamen Kalender gepflegt und mit einer Aufgabe verknüpft werden. Dies führt zu einer höheren Transparenz innerhalb des Teams.
Welche weiteren Verbesserungen werden geboten?
Durch die Automatisierung von Abfragen und Workflows, die wir innerhalb des Tools aufgesetzt haben, war es uns möglich weitere Effizienzen zu heben. In der Vergangenheit wurden oft Formulare in Word oder Tabellen in Excel zur Verfügung gestellt. Die Rückmeldungen waren in der Regel nicht im gewünschten Format oder der entsprechenden Qualität.
Durch systembasierte Formulare, die direkt im Tool befüllt werden und an einen Workflow angebunden sind, konnten wir eine deutliche Verbesserung der Datenqualität erreichen. Rückfragen und Durchlaufzeiten wurden minimiert und die Daten zur Weiterverwendung skaliert.
Die Umstellung eines solchen Prozesses brachte auch Transparenz in den Arbeitsablauf. Der Bearbeitungsstatus war für den Bereich, der die Abfrage erstellt hat, ersichtlich sowie auch für den Anfragenden. Die Kollegen mussten nicht mehr identifizieren, von wem die Rückmeldung noch ausstand und wer sie gerade bearbeitet. Anmerkungen an den vorherigen Bearbeiter wurden im Tool gestellt. Alle Informationen zum Vorgang sind im System abgelegt und können nachvollzogen werden.
Durch die erhobenen Metadaten konnten leicht Auswertungen erstellt werden und diese visualisiert in Dashboards mit KPIs für den jeweiligen Adressatenkreis dargestellt werden. PowerPoint Präsentationen gehörten in diesem Fall der Vergangenheit an. Gremien konnten diese digital zur Verfügung gestellt werden, wodurch sich wieder die Datensicherheit erhöht hat.
Data Security ist ein weiterer wesentlicher Aspekt der Plattform. Durch das Tool wird auch dieser sichergestellt. Der Zugriff auf die Daten und Dokumente kann gezielt gesteuert werden, Upload und Download sowie die Bearbeitung der Dokumente beschränkt werden.
Welche weiteren Veränderungen waren durch das Tool möglich?
Kanzleien wurden per Schnittstelle an das Tool angebunden, um die Verfahrensstände zu pflegen und Dokumente (z.B. Urteile) hochzuladen. Die Akte wird durch die Kanzlei geführt und bearbeitet. Dadurch ist auf unserer Seite keine Aktenanlage und -pflege mehr erforderlich. Bei spezifischen Verfahren, bei denen Informationen vom Fachbereich benötigt werden, erfolgt der Informationsaustausch ausschließlich im Tool. Auch in diesem Fall zeigen sich die Vorteile der digitalen und virtuellen Welt.
Know-how Management
Um besser Voneinander zu lernen und das Wissen zu teilen haben wir innerhalb des Kollaborationstools eine globale Wissensdatenbank erstellt. Durch die Unterstützung unseres Tools ist es den Kolleginnen und Kollegen möglich, schnell auf kategorisierte Inhalte, Vertragsvorlagen und weitere Informationen zu spezifischen Vorgehen zuzugreifen und diese auch selbst bereitzustellen.
Durch Digitalisierung bereit für die Zukunft
Für uns boten die letzten drei Jahre eine große Chance, Themen voranzubringen, Systeme zu implementieren und Effizienzen zu heben. Durch all unsere Investitionen im Legal Tech-Bereich und die Flexibilität unserer Juristinnen und Juristen konnten wir diese Veränderung positiv gestalten.
Autorin: Tina Livajic ist Projektleiterin im Bereich Legal Digital Transformation Strategy innerhalb des Ressorts Integrität und Recht der Daimler AG. Als Bindeglied zwischen IT und Fachbereich ist sie für die Einführung neuer Tools und der Digitalisierung & Standardisierung manueller Prozesse verantwortlich.
