M365 als effektives Instrument für die Rechtsabteilung 
General Counsel und Legal Operations Manager verbringen viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Legal Tech Tools. Dabei haben sie die Lösung oftmals schon im Haus: Die in vielen Unternehmen vorhandene Microsoft 365-Plattform hält bereits viele Elemente bereit, die für die Rechtsabteilung genutzt werden können.
Was sind die Merkmale von M365?
Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist eine Plattform von Microsoft und beinhaltet die Office-Anwendungen und Produktivitätslösungen, Clouddienste sowie IT-Management und Sicherheitsservices für Unternehmen.
Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft 365 für die tägliche Arbeit sowie als Plattform für unternehmensweites Arbeiten und Clouddienste. Die Plattform ist nicht nur weit verbreitet, sondern auch benutzerfreundlich und intuitiv. Das spart Schulungskosten und erleichtert die Implementierung.
Generell sind die Nutzer mit den Microsoft 365- und Office-Applikationen vertraut und arbeiten schon jahrelang mit diesen. Dies gilt sowohl für das Unternehmen insgesamt als auch für die Rechtsabteilung im Speziellen.
Die Microsoft 365 Standardfunktionen und Services, wie die in der Rechtsabteilung häufig genutzten Programme Microsoft Word, Excel und Outlook sowie Teams, sind nahtlos miteinander integriert. Das ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Funktionen und Teams mit bereits im Unternehmen eingeführter Software ohne zusätzliche Kosten und Implementierungen neuer Services. Dies betrifft nicht nur die bekannten und großen Applikationen, sondern auch zugrundeliegende Daten, Standardfunktionen und Services sind medienbruchfrei verknüpft und stellen viele „kleine Helferlein“ zur Unterstützung der alltäglichen Arbeit zur Verfügung, wie z.B. der Microsoft Planner, der nahtlos in Teams integriert werden kann und es ermöglicht, Aufgaben und Fristen im Team zu verwalten.
Rechtsabteilungen können unterschiedliche Prozesse und Anforderungen haben. Daher kann es Sinn machen, kleinere Lösungen selbst zu realisieren. Die Microsoft Power Plattform (Power BI, Power Apps, Power Automate) bietet dafür einen Baukasten verschiedener No- und Low-Code Anwendungen, die sehr einfach untereinander verknüpft werden können, z.B. Power Automate zum Automatisieren von Workflows oder mit Power BI zur Erstellung von Dashboards, um wichtige Metriken und KPIs darzustellen. Vorteil dabei ist die nahtlose Einbindung in die bestehende Microsoft 365-Lösung mit Nutzung der Daten-, Governance-, Security- und Datenschutzservices.
Microsoft 365 bietet außerdem robuste Sicherheitsfeatures, um den Schutz der Unternehmensdaten zu gewährleisten. Dabei werden die Sicherheitseinstellungen der digitalen Umgebung (meist Tenant genannt) in Services wie Microsoft Purview, Viva, Entra ID und weiteren Services von der IT in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung (vor allem Compliance, Security und Governance) gemeinsam definiert. Alle Microsoft Services (wie Teams, Outlook, etc.) setzen automatisch auf diesen Einstellungen auf und werden von Microsoft kontinuierlich durch Updates aktualisiert.
All diese Microsoft 365-Services bieten Möglichkeiten für die Verbesserung der Kollaboration, Automation und Steigerung der Transparenz sowie Produktivität für die Rechtsabteilung und das gesamte Unternehmen. Dies basiert auf einer Plattform, für die sich bereits strategisch entschieden wurde, die im Unternehmen lizensiert, implementiert, adaptiert und von vorhandenen Teams verwaltet wird. Dadurch können Ziele und Vorhaben schnell und in Einklang mit der IT-Abteilung umgesetzt und meist aufwändige Beschaffungsprozesse vermieden werden.
Welche Lösungen können mit den Services entwickelt werden?
Die verschiedenen Microsoft-Dienste sind nicht nur für sich hilfreich, sondern können zu umfassenden Lösungen zusammengeführt werden. Dabei wird das Ziel verfolgt, eine Vielzahl von Prozessen und Automatisierungen zusammen mit mehreren Services innerhalb einer einzigen, benutzerfreundlichen Lösung zu bündeln. Dies fördert die Effizienz und Produktivität, indem es eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Durchführung verschiedener Prozesse und Aufgaben bietet. Zwei Beispiele sollen hier genannt werden.
Im Beispiel Contract Lifecycle Management wird dies mit der von der Join GmbH entwickelten Lösung LEDOX365 erreicht, das als Private Cloud Applikation unter Einhaltung der bereits bestehenden Sicherheits- und Compliance-Standards vollständig in den bestehenden Microsoft 365-Tenant eingebettet wird, speziell in SharePoint Online und Azure. Es nutzt dabei bestehende Lizenzen und Berechtigungs-, Governance- und Compliancekonzepte und -konfigurationen. Die Daten werden nicht außerhalb der Kunden-Umgebung verarbeitet, sondern verbleiben vollständig in der Kunden-Hoheit. Dabei wird der Rechtsabteilung und angrenzenden Abteilungen ein digitaler und medienbruchfreier Prozess entlang der Microsoft Services SharePoint Online, Teams, Outlook, Word und allen anderen Microsoft Office Services zur Verfügung gestellt.
Ein weiteres Beispiel ist ein kombiniertes Matter Management und Legal Intake. Matter Management bedeutet im Kern, dass Daten und Kommunikation anhand von Vorgängen gespeichert werden, etwa in einer eAkte. Eine Erweiterung des Matter Managements ist der sogenannte Legal Intake, mit dem die internen MandantInnen der Rechtsabteilung selbst einen Vorgang initiieren und relevante Informationen oder Dokumente bereits zur Verfügung stellen. Für ein Matter Management ist die Microsoft 365-Applikation SharePoint Online als Basis sehr gut geeignet. Sie bringt als Dokumentenmanagement-System die wesentlichen Voraussetzungen mit, um Daten, Informationen und Kommunikation zu einzelnen Vorgängen zu speichern. Ein Legal Intake kann mit der Power Plattform leicht umgesetzt und in bestehende IT-Systeme integriert werden. Dabei können mit Power Apps und wenigen Klicks Formulare für den Intake erstellt werden, die dahinterliegenden Prozesse und Automatisierungen (Zuweisungen, Benachrichtigungen, etc.) werden mit Power Automate gesteuert und dem Nutzer mit Hilfe von Power Pages in einer schlanken und ansprechenden Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt. Die Integration mit SharePoint und anderen Microsoft-Diensten gewährleistet eine nahtlose Kollaboration und Dokumentenerstellung und -speicherung.
Was ist mit KI-Anwendungen?
Auch bei der Anwendung von Künstlicher Intelligenz bietet die Nutzung der Microsoft 365-Plattform einige Vorteile. Zum einen führt Microsoft nach und nach Copiloten für die meisten Anwendungen ein. Dies sind direkt in Anwendungen wie Word, Excel, Outlook oder SharePoint integrierte KI-Modelle, die den Nutzenden unmittelbar in ihrer täglichen Arbeit helfen können.
Zum anderen können aber auch selbst KI-Anwendungen erstellt und vor allem trainiert werden, ohne dass Unternehmensdaten die IT-Umgebung des Unternehmens verlassen. Mit den Azure Open AI Services sowie Copilot Studio können die neuesten Modelle (u.a. GPT oder Mistral) genutzt und in eigene Anwendungen integriert werden. Dies gilt etwa für No Code/Low Code Lösungen auf Basis der Power Plattform oder auch für auf M365-basierende Lösungen wie LEDOX365.
Fazit
Es hat sich gezeigt, dass eine flexible und vielfältige Plattform große Vorteile bietet, die Anforderungen einer Rechtsabteilung an Legal Operations abzudecken. Microsoft 365 ist als eine solche Plattform in der Vergangenheit bereits in der überwiegenden Zahl der Unternehmen eingeführt worden und somit können nicht nur Investments in Lizenzen, sondern auch in bereits bestehende Teams, Strukturen und Prozesse genutzt werden. Dies bietet die Chance, Legal Tech-Projekte verschiedener Größen auf Basis vorhandener Technologie umzusetzen – von selbst entwickelten Workflow-Erleichterungen bis zu unternehmensweiten Vertragsmanagement-Lösungen.
Autor: Dr. Sven von Alemann ist Head of Legal Tech und General Counsel der Join GmbH. Als Rechtsanwalt und Unternehmer hat er mehr als 15 Jahren Erfahrung in Rechtsberatung und Legal Tech mit Stationen in Großkanzlei und Inhouse sowie als Gründer des Legal Tech Startups rfrnz GmbH und in der Beratung von Rechtsabteilungen.
Autor: Alexander Gröger leitet die Produktentwicklung der Join GmbH und entwickelt innovative Legal Tech Anwendungen, vorrangig die Contract Lifecycle Management Plattform LEDOX365. Seine langjährige Erfahrung in den Bereichen IT-Consulting, Projekt- und Produktmanagement nutzt er, um die Effizienz von Unternehmen und deren Rechtsabteilungen zu steigern und erfolgreich digitale Lösungen zu implementieren.
