Teilautomatisierungsprozess in einer Solo-Rechtsanwaltskanzlei
Solo-Rechtsanwälte sind bei der Mandaten-Akquise breit aufgestellt. Sie betreuen Mandate aus diversen Referaten und zumeist sind viele Arbeitsschritte zeitintensiv und in vielerlei Hinsicht auch meist doppelt. Finanzielle Mittel stehen häufig auch nicht im Überfluss zur Verfügung, so dass digitale Prozesse, wie beispielsweise in einer Legal Tech Kanzlei, nicht dargestellt werden können.
Durch die Pandemie findet eine Forcierung der Digitalisierung in einem nicht unwesentlichen Umfang statt. Die E-Akte und das beA zum Beispiel werden immer wichtiger. Das heißt auch, Mandanten erwarten eine gewisse „Unmittelbarkeit“ durch ihren Rechtsanwalt. Ständige Erreichbarkeit und eine sofortige Bearbeitung ihres Mandats. All das beansprucht Zeit. Viele Rechtsanwälte verbringen aber immer noch zu viel Zeit mit Abläufen, die nur unwesentlich zum Erfolg führen aber viel Zeit kosten. Zeit ist jedoch eine Ressource, die sich nicht vervielfältigen lässt.
Um den heutigen anwaltlichen Ansprüchen gerecht zu werden, gibt es eine Vielzahl an Kanzleisoftware auf dem Markt, die sich in diversen Merkmalen voneinander unterscheiden. Die Herangehensweise sich für eine anwaltliche Kanzleisoftware zu entscheiden, ist i.d.R. monetär orientiert, was sich im Nachhinein oft als eine Fehlentscheidung entpuppen kann. Mit Aufbau einer Rechtsanwaltskanzlei werden auch Organisationsstrukturen geschaffen. Ziel sollte es sein, die analoge Rechtsanwaltkanzlei in die „digitale Welt“ zu übertragen. Das heißt: die analoge Organisationsstruktur nebst den einzelnen notwendigen Prozessen sind digital so abzubilden, dass an vielen Stellen eine Automatisierung greift. Vorangegangen ist ein schriftliches Festhalten der Organisationsstruktur nebst den einzelnen Prozessschritten. Auf dieser Basis ist eine Kosten-Wirksamkeits-Analyse im Hinblick auf die unterschiedlichen Kanzleisoftwareangebote möglich. Vielversprechende Merkmale von Softwareanbietern entpuppen sich nach genauerer Betrachtung dann vielleicht als ein ungeeignetes Instrument im Kanzleialltag und führen nicht zu einer nachweislichen Steigerung der Effizienz.
Die Zielsetzung einer Kanzleisoftware
Eingesetzte Kanzleisoftware, soll im Kanzleialltag nicht nur die digitale Verwaltung von Akten ermöglichen. Sie soll im Idealfall die gesamte Kanzleistruktur aus der analogen Welt digital darstellen. Beginnend bei der Aktenanlage, über die Finanzbuchhaltung bis hin zur Zwangsvollstreckung. Ein Aktenleben durchläuft je nach Referat diverse Prozesse. Viele Schritte sind jedoch ungeachtet der Referate gleichbleibend. Bei einer detaillierten Analyse der Kanzleiprozesse, werden diese einzelnen Punkte aufgenommen. Auf dieser Grundlage erfolgt dann der Abgleich mit der in Frage kommenden Kanzleisoftware. Jede Rechtsanwaltskanzlei ist so individuell wie der Mensch selbst. Daraus leitet sich die Frage ab: „Warum sollte die Kanzleisoftware eine starre Vorgabe geben, gewisse Prozesse darzustellen?“ Die Anforderung an die Kanzleisoftware sollte es heute u.a. sein, Prozesse individuell abzubilden.
Auch fehlende fachliche Kompetenzen aufgrund des Fachkräfte-Mangels von ReNos und ReFas kann zum Teil durch Kanzleisoftware kompensiert werden. Als Beispiel sei die Rechnung nach RVG erwähnt. Die Kanzleisoftware sollte nicht nur ein starres Aufnehmen von Tatbeständen ermöglichen sondern so Modular aufeinander aufbauen, dass hierdurch die fehlende Fachkompetenz ggfls. so aufgefangen wird, dass die Rechnungserstellung den Anforderungen und der Richtigkeit in Höhe und Form entspricht.
Zusammenfassend sollte eine Rechtsanwaltskanzleisoftware die Kanzlei in ihrer Gesamtheit digital abbilden und durch die digitalisierte Teilprozesse deren Effizienz steigern. Das führt nicht zu Personalreduzierung, jedoch zum effizienteren Arbeiten seitens Rechtsanwalt oder Mitarbeiter.
Optimaler Einsatz von Kanzleisoftware mit nachweislicher Effizienzsteigerung
Mandate im Verkehrsrecht unterscheiden sich sicherlich von Mandant zu Mandant. Hinsichtlich Ort und Zeit z.B. sind gewisse Prozesse aber i.d.R. gleichbleibend. Vor allem wenn ein Mandant eine Rechtsschutzversicherung abgeschlossen hat. Nachfolgend ein Beispiel für die Verschlankung von Prozessen, wenn es um die Kommunikation mit Versicherern geht: Diese Abläufe haben eine klare eindeutige Struktur, beginnend mit dem Anschreiben an die gegnerische Versicherung. Dieser Ablauf bzw. dieses Anschreiben beinhaltet ebenfalls eine klare Struktur. Bei einer vorab Prozessanalyse wird man mit ziemlicher Sicherheit feststellen, dass das Anschreiben an Rechtsschutz-Versicherungen immer gleichbleibend ist, sodass dieser Prozess digital in der Rechtsanwaltskanzleisoftware als standardisierter Prozess abgebildet werden kann.
Alle großen Versicherer arbeiten i.d.R. mit standardisierten Formularen und Abfragen. Man darf also hinterfragen, ob bereits für eine Deckungszusage Zeit eingespart werden kann oder ob man sich hierfür wirklich noch mit einem Brief behelfen muss, der ggf. 2-4 Tage Postweg Zeit in Anspruch nimmt (oder bestenfalls mit einer eMail). Das eben erwähnte immer gleichbleibende Anschreiben mit der Bitte um Deckungszusage kann ganz klar standardisiert werden und auf elektronischem Wege an die entsprechende (Rechtsschutz-)Versicherung übermittelt werden. Hier sind gewisse Parameter zu berücksichtigen und zu erfüllen. Das bedeutet, dass die Daten so aufgearbeitet und strukturiert werden müssen, dass diese den Anforderungen der Versicherer entsprechend bei den jeweiligen Versicherungen strukturiert eingehen. Die Antwort des jeweiligen Versicherers erfolgt dementsprechend auf gleichem Weg. Diesem Schritt folgt die Speicherung der notwendigen Informationen in der dazugehörigen eAkte, die wiederum Relevanz in der Gebührenabrechnung findet. Hier ist ein übergreifender Prozess nicht nur dar- sondern auch sicherzustellen.
Informationen sind die Quelle aller Schritte. Informationen zum Mandanten, zur Rechtsschutz-Versicherung, zum Unfallgegner etc. Diverse Informationen werden nach und nach währendes des laufenden Mandats gesammelt. Sie sind der Grundpfeiler des effizienten Arbeitens mit der eAkte.
Alle notwendigen Informationen können z.B. durch eine standardisierte und strukturierte online Mandatsaufnahme gesammelt werden, sodass eine manuelle Erfassung durch die Rechtsanwaltskanzlei entfällt. Hierbei erfasst der Mandant selbständig alle notwendigen Informationen digital und übermittelt diese sicher. Diese laufen strukturiert in die Kanzleisoftware ein und können per Klick übernommen werden. Nach entsprechender Prüfung kann aus diesen übermittelten Informationen eine eAkte angelegt werden. Dieser Schritt ist nicht nur Effizienz steigernd, sondern stellt zusätzlich sicher, dass die Fehlerquelle durch händische Übertragung von Informationen in die Kanzleisoftware durch den Faktor Mensch vermindert wird.
Eine klare Aktenstruktur erleichtert dem Nutzer nicht nur Dokumente zu archivieren oder schnell aufzurufen, sondern ist die Quelle aller einzelnen folgenden Schritte. Das heißt: erhaltene Informationen werden einmal erfasst. Ziel sollte es sein, nicht immer wiederkehrend vorhandene Informationen erfassen zu müssen. Dies kommt z.B. vor, wenn Beteiligte schriftlich über einen Sachstand informiert werden. Hierfür wird in einem Textdokument eine Adresse, Aktenzeichen, Aktenbezeichnung, etc. immer wieder händisch eingefügt. Dies ist ebenfalls ein eindeutiger Prozess, der digitalisiert dargestellt werden kann. Mit Bezug auf oben erwähntes Beispiel bedeutet dies: ein Kontaktieren der Rechtsschutz-Versicherung betr. Deckungszusage beinhaltet immer wieder gleichbleibende Informationen, die Notwendig sind für die Bearbeitung der Deckungszusage. Diese Informationen sind optimalerweise bereits in der eAkte enthalten und bilden entsprechend die Basis. Daraus ergibt sich nachfolgendes Bild:
Mit Aufnahme des Mandats wird eine vollwertige eAkte angelegt und mit allen notwendigen Informationen gefüllt. Mit der Schnittstelle zur Versicherung kann mühelos eine Anfrage beim jeweiligen Rechtsschutz-Versicherer eingeleitet werden. Der Prozess wird lediglich angestoßen, alle notwendigen Informationen, die für eine Bearbeitung seitens der Rechtsschutz-Versicherung erforderlich sind, werden automatisiert aus der eAkte entnommen. Aufgrund der Individualität ist hier die notwendige Anlage entsprechend auszuwählen, die für dieses Mandat notwendig ist. Hiernach kann dieser Prozess abgeschlossen werden. Mit Abschluss erfolgt eine digitale Übermittlung an den zuständigen Rechtsschutz-Versicherer. Die Daten werden bei diesem aufbereitet und in digitaler Form eintreffen, sodass diese entsprechend gelesen und bearbeitet werden können.
Anschließend ist die Kontaktaufnahme mit der gegnerischen Versicherung notwendig. Im Kanzleialltag ein zweiter Schritt. Auch hier ist wieder ein Anschreiben notwendig. Die Schadensregulierung erfolgt nach näherer Betrachtung immer unter gleichbleibenden Bedingungen, die erfüllt sein müssen. Das bedeutet, dass dieser Prozess auch in einem teilautomatisierten Prozess dargestellt werden kann. Wenn man einen Schritt weiterdenkt, wird man zur Überlegung kommen, dass auch hier eine Korrespondenz mit einem Versicherer stattfindet. Das Ergebnis: Die Prozesse Anfrage bei der Rechtsschutz-Versicherung und Schadensmeldung bei der gegnerischen Versicherung zu vereinen.
Auch hier sind die die erforderlichen Parameter seitens der Kanzleisoftware als gegeben darzustellen, so dass man eine parallele Bearbeitung sicherstellen kann. Die Quelle der notwendigen Informationen ist auch hier die eAkte. Bei Anstoß eines jeden Teilprozesses können also wieder alle notwendigen Informationen automatisiert aus der eAkte gezogen werden.
So können zwei Arbeitsschritte parallel bearbeitet werden und im Ergebnis zwei unterschiedliche Versicherungen mit zwei unterschiedlichen Anliegen in einem Schritt kontaktiert werden. Die Aufarbeitung der Daten erfolgt automatisiert und wird den jeweiligen Versicherungsunternehmen entsprechend zugestellt.
Monetär wirkt sich dieser Prozess in unterschiedlichen Positionen aus. Materialverbrauch reduziert sich enorm. Der Personaleinsatz pro Akte in einem solcherlei Referat reduziert sich um ein wesentliches und die Bearbeitungszeit seitens der jeweiligen Versicherung ist ebenfalls um ein wesentliches schneller, da die jeweiligen Versicherungen ausschließlich notwendige Informationen erhalten. Eine nicht notwendige Informationsflut wird damit verhindert.
Die Rechtsanwaltskanzlei erhält im Idealfall eine Deckungszusage für den Mandanten. Diese Information ist – wie bereits beschrieben – wesentlicher Bestandteil, für den Bereich Gebühren.
Die Regulierung des Schadens mit der gegnerischen Versicherung erfolgt auf demselben Kommunikationsweg. Da ein Verkehrsunfall nicht immer gleichbleibende Faktoren beinhaltet, ist hier ein teilautomatisierter Prozess notwendig. Grundlegend ist jedoch die Bearbeitung eines solchen Mandant unter einem gleichbleibenden Muster zu betrachten. Das heißt, dass hier durch vorgefertigte Textbausteine die Bearbeitung eines solchen Mandats kosteneffizient erfolgen kann. Stets unter Berücksichtigung aller bereits vorliegenden Informationen in der eAkte, kann ein solches Mandat bearbeitet werden, ohne immer wiederkehrende gleichbleibende Schritte zu wiederholen. Ein auf den ersten Blick individuelles Anschreiben, ist unter Erfüllung bestimmter Parameter dennoch ein serienerstelltes Anschreiben. Dieses Anschreiben setzt sich aus Informationen der eAkte, Textbausteinen und wenigen händisch eingefügten Informationen zusammen.
Eine digitale Übermittlung ergänzt um die notwendigen Anlagen aus der eAkte führt auch in diesem Punkt zu einem effizienten Arbeiten.
Ist die Wahl einer richtigen Kanzleisoftware bereits Legal Tech?
Am vorangegangen Beispiel lässt sich die Frage, ob eine Kanzleisoftware bereits Legal Tech ist, sicherlich sehr gut beantworten. Aus meiner Sicht ist der Begriff „Legal Tech“ keineswegs abschließend definiert. Es handelt sich um die Begrifflichkeit für einen automatisierten Prozess im juristischen Bereich. Eine geeignete Kanzleisoftware kann, wie in den kurz zusammengefassten Beispielen aufgeführt, sehr wohl als eine Legal Tech Form angesehen werden. Es handelt sich hier um eine Informationstechnik, die automatisierte Prozesse abbildet. Zum Beispiel beginnend mit der Mandatsaufnahme bis zur Korrespondenz mit dem jeweiligen Versicherer. Die Frage, ob die richtige Kanzleisoftware bereits Legal Tech ist, wird mit einem sehr klaren „JA“ beantwortet.
Die Vorteile für den Mandanten jedoch auch für die anwaltliche Tätigkeit sind sehr klar definierbar. Für jeden Mandanten ist der Rechtsanwalt vor Ort 24/7 insofern erreichbar, dass dieser sein Mandat an den Rechtsanwalt seines Vertrauens digital übergeben kann. Der Rechtsanwalt ist in der Lage innerhalb eines Arbeitstages nicht nur das Mandat anzunehmen, sondern alle notwendigen Schritte in die Wege zu leiten und darüber hinaus seinen Mandaten darüber in Kenntnis zu setzten. Neben einer nachweislichen Steigerung der Effizienz, wird hier auch die Erwartung des Mandanten „Sofortness“, erfüllt.
Bevor aber die Wahl für eine Kanzleisoftware getroffen wird, ist es unabdingbar die Organisations- und Prozess-Struktur innerhalb der eigenen Rechtsanwaltskanzlei zu dokumentieren und zu überprüfen.
Autor: Antonio Ehlers, Ausbildung zum Rechtsanwaltsfachangestellter (Köln): Weiterqualifiziert zum Betriebswirten Schwerpunkt Controlling und Beginn d.J. zum Wirtschaftsjuristen. Tätig für die Beratung und Schulung von Kanzleisoftware im Unternehmen der Firma RA-MICRO Software AG.
