Legal Tech in der Rechtsabteilung – jetzt wird’s digital!
Mit fortschreitender Digitalisierung sind auch die Rechtsabteilungen in Unternehmen gefordert, smarte Lösungen und digitale Technologien zum Einsatz zu bringen. Dabei stehen je nach Bedarf unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung – zum Beispiel bei der Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitenden durch E-Learnings.
Globale Digitalisierung – das gilt auch für Unternehmen
Was in anderen Abteilungen im Unternehmen schon lange gilt, ist jetzt auch in den Rechtsabteilungen angekommen: Unter dem Schlagwort Legal Tech sind nun auch die Unternehmensjurist:innen im laufenden Wirtschaftsbetrieb gefragt, wenn es darum geht, digitale Technologien rund um die eigene Arbeit zum Einsatz zu bringen.
Dabei können smarte Anwendungen aber nicht nur Arbeitsprozesse automatisieren und damit erleichtern – sie begünstigen auch zusätzliche, oft völlig neue, Möglichkeiten. Für das Unternehmen ergibt sich damit ein hohes Potenzial, denn die Rechtsabteilung rückt durch den geschickten Einsatz von Trends im Bereich Legal Tech aus dem Schattendasein in den Mittelpunkt der unternehmerischen Planung.
Herausforderungen mit digitalen Tools angehen
Für Jurist:innen, aber auch für alle anderen Akteure stellt sich die Frage, wo genau digitale Lösungen in die eigene Arbeit integriert werden können. Dabei unterscheidet sich das juristische Tagesgeschäft im Unternehmen wesentlich von den täglichen Aufgaben in der Klein- bzw. in der Großkanzlei. Die Anforderungen sind dabei immer gleich. Es geht darum manuelle, zeitaufwändige Tätigkeiten, die in Standardprozesse übertragbar sind, durch eine entsprechende Technologie oder digitale Anwendung zu ersetzen.
Grundsätzlich können digitale Anwendungen dabei:
- Urteile auswerten und analysieren
- juristische Arbeitsabläufe vereinfachen
- Rechtsfragen standardisieren
- bestimmte Fallkonstellationen erkennen
- Kommunikation mit Klient:innen übernehmen
- Compliance-Risiken aufzeigen
- Sicherheitslücken aufspüren
- Datenpools verknüpfen
- juristische Dokumente erstellen
- rechtliche Projekte koordinieren
Compliance-Risiken
Ein großes Betätigungsfeld ist in diesem Zusammenhang der Umgang mit Compliance-Risiken und die Vermeidung von Compliance-Verstößen. Compliance-Risiken müssen im Unternehmen frühzeitig erkannt werden, um sie zielgerichtet aufzulösen und künftig zu unterbinden. Zur Compliance zählen dabei nicht nur gesetzliche Regelungen, sondern auch
- selbst auferlegte Best-Practice-Regelungen
- branchenspezifische Vorgaben
- interne Vorschriften
Die Folgen einer Non-Compliance, also eines Compliance-Verstoßes, können von großer Tragweite sein. Im Rahmen eines Compliance-Management-Systems (kurz: CMS) können Schwachstellen aufgedeckt, behandelt und systematisiert werden.
Legal Tech kann maßgeblich zur Compliance beitragen: Unternehmen setzen dabei auf immer mehr Einsatzgebiete – so zum Beispiel in Form von digitalen Akten, aber auch durch digitale Trainings und E-Learnings.
Datenschutz und IT-Sicherheit
Als mittlerweile „klassische“ Rechtsthemen sind auch Fragestellungen rund um Datenschutz und IT-Sicherheit zum Betätigungsfeld für Legal Technology geworden. Das liegt insbesondere auch an den umfangreichen gesetzlichen Vorgaben, nicht zuletzt durch die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO), die seit dem Inkrafttreten 2018 in allen EU-Mitgliedsstaaten für ein Umdenken im unternehmerischen Bereich gesorgt hat.
Legal Tech Software kann im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit dazu beitragen, die typischen Fallstricke in Dokumenten, Verträgen und Texten zu erkennen. Ebenfalls hilft geeignete Software dabei, E-Mails im Unternehmen auf bestimmte Stichwörter, Vorhaben und Daten zu prüfen und kann damit Schwachstellen aufdecken, über die beispielsweise sensible Daten ins oder aus dem Unternehmen heraus gelangen.
Sensibilisierung von Mitarbeitenden
Legal Technology – und die dazugehörigen Anwendungen – sind ein mächtiges Mittel, mit dem Rechtsabteilungen in Unternehmen ihre Arbeit gerade auch in Bezug auf Effizienz und Erfolg optimieren können. Allerdings kann auch eine ausgefeilte Legal Tech Strategie nur dort funktionieren, wo eine entsprechende Sensibilisierung der Mitarbeitenden bzw. der Entscheidungsträger:innen stattgefunden hat. Diese müssen sich als Vermittler:innen verstehen zwischen der Rechtsabteilung und den einzelnen Fachbereichen bzw. -einheiten und als diejenigen, die dafür sorgen, dass digitale Anwendungen ihr volles Potenzial entfalten können.
E-Learnings: Risiken und Chancen
In den Bereichen zwischen digitalen Legal Tech Lösungen auf der einen Seite und der direkten Umsetzung durch Mitarbeitende auf der anderen Seite fügen sich harmonisch und fast schon automatisch die Möglichkeiten ein, die sich für Unternehmen aus Online-Schulungen oder auch E-Learnings ergeben.
E-Learnings sorgen für die Qualifikation von Mitarbeitenden auf jeder Hierarchie-Ebene und zeigen dabei, im Gegensatz zu konventionellen Fort- und Weiterbildungen, deutliche Vorteile:
- hochkomplexe rechtliche Themen werden spannend, anschaulich und praxisorientiert geschult
- angewandte Lernpsychologie schafft ein nachhaltiges Bewusstsein für Handlungsveränderungen
- positives Schulungsfeedback der Mitarbeitenden wirkt sich ebenso positiv auf die Schulungsverantwortlichen im Unternehmen aus
- rechtssichere E-Learnings werden in Zusammenarbeit mit erfahrenen Fachexpert:innen entwickelt
- Wissen wird multimedial und spielerisch durch verständliche Texte, kreative Grafiken und Videomaterial vermittelt
- Wissensvermittlung sollte absolute Kernkompetenz des/der Anbieters/-in sein – das ist in einer Rechtsabteilung mit spezialisierten Expert:innen häufig nicht der Fall: Ihre Expertise liegt in der Regel nicht in der Schulung von Mitarbeitenden
Für Unternehmen ist in diesem Zusammenhang besonders hervorzuheben: Im Arbeitsalltag sind Mitarbeitende häufig massiv überfordert. Das liegt auch an den ständig neuen rechtlichen Anforderungen, bei denen schnell der Überblick verloren geht.
Fazit
Unabhängig von der konkreten Thematik ist gerade im Bereich Legal Tech von Bedeutung, dass selbst das beste Compliance- / Datenschutz- / IT-Sicherheits- und Arbeitsschutzkonzept nur so weit erfolgreich ist, wie die Beschäftigten es in ihrer täglichen Arbeit anwenden und umsetzen.
Die Notwendigkeit liegt dabei auf der Hand, denn: durch die weltweite digitale Transformation von Unternehmen sowie durch die Relevanz und Aktualität von Compliance-Risiken und den Herausforderungen, die sich auch in Verbänden und in der Verwaltung täglich ergeben, ist die aktive Sensibilisierung von Beschäftigten für rechtlich regulatorische Themen unverzichtbar geworden.
Unternehmen sind gut darin beraten, juristisches Know-how auf smarte Art und Weise den Mitarbeitenden zu vermitteln. Nur so lassen sich die Erfordernisse und Vorgaben einer sich stetig wandelnden Wirtschaftslandschaft bewältigen und nur so gelingt es, mit digitalen Lösungen für einen Mehrwert zu sorgen.
Autorin: Sarah Bórquez zählt als kreativer Kopf und verantwortlicher Head of Content zur Stammbesetzung im Legal Tech Unternehmen lawpilots, das weltweit maßgeschneiderte E-Learnings für Business-Kund:innen entwickelt und anbietet. Im Fokus stehen dabei die Themen Datenschutz, Compliance, Arbeitsschutz und Informationssicherheit. Mittlerweile hat das Unternehmen mehr als 1.000.000 Mitarbeitende weltweit geschult und zahlreiche Awards gewonnen. Die erfahrene Kommunikationsexpertin meistert mit Leichtigkeit den täglichen Spagat beim Projektmanagement zwischen dem Produktionsteam, den Fachexpert:innen und den Kund:innen aus aller Welt.