Legal Matter Management: Synergien schaffen durch All-in-one Vertragsmanagement-Software 
In Fachkreisen gilt Legal Matter Management als eines der Trendthemen rund um die strukturelle Organisation in Rechtsabteilungen. So setzen immer mehr Unternehmen neben einer smarten Vertragsmanagement-Software auch auf ein einheitliches Legal Matter Management. Dabei ist die Kombination beider Systeme essenziell – und einfacher als gedacht.
Die Mitarbeiter:innen der Rechtsabteilung haben die Aufgabe, alle juristischen Belange optimal zu betreuen. Dass es sich mit analogen Methoden in der Praxis um zeit- und ressourcenintensive Angelegenheiten handelt, steht außer Frage. Zusätzlich erfolgt die Aktenführung in Rechtsabteilungen oft noch in Papierform, was einen erheblichen Arbeitsaufwand mit sich bringt. Im Hinblick auf die fortschreitende Prozessoptimierung ist eine Digitalisierung daher unausweichlich, um das Team zu entlasten.
Hier hilft ein Legal Matter Management-Tool. Ist bereits eine systemfremde Vertragsmanagement-Software in Gebrauch, kann die zusätzliche Implementierung eines Matter Managements eine Herausforderung darstellen. Abhilfe schaffen smarte Produkte, die Vertrags- und Legal Matter Management in einer Gesamtanwendung vereinen und zeigen, dass beide Hand in Hand arbeiten, ohne sich gegenseitig einzuschränken.
Effiziente Steuerung von Rechtsangelegenheiten
Ursprünglich waren unter dem Begriff Legal Matter Management jene Tätigkeiten zu verstehen, die bei der Einbindung von externen Akteuren, darunter Anwaltskanzleien, auftreten. Aufgrund der zunehmenden Vielschichtigkeit der Aufgaben von Rechtsabteilungen reicht diese Definition mittlerweile nicht mehr aus. Deswegen umfasst Legal Matter Management – auch Arbeitssteuerung genannt – heutzutage die Dokumentation und Verwaltung sämtlicher internen und externen Rechtsangelegenheiten. Diese Rechtsangelegenheiten, übersetzt „Matters”, reichen von Nachforschungen, Forderungen und Compliance über Streitigkeiten oder Gerichtsprozesse bis hin zu juristischen Beratungen. Digitales Matter Management ermöglicht es, die Informationen und Dokumente, die zu den jeweiligen Fällen anfallen, effizient zu sammeln, zu verwalten und revisionssicher aufzubewahren. Beispiele für entsprechende Dokumente sind Recherchen, Protokolle, Korrespondenzen, Beschlüsse, Gutachten, Rechnungen und nicht zuletzt auch Verträge.
Ziel des Matter Managements ist es, die interne Rechtsabteilung mithilfe von optimierten Prozessen zu entlasten und die Transparenz zu erhöhen. So gelingt es, Rechtsangelegenheiten schneller und einheitlich zu behandeln. Ein erfolgreiches Matter Management-System trägt dazu bei, überflüssige Kommunikation zwischen unterschiedlichen Parteien zu vermeiden und den produktiven, ressourcensparenden Austausch zu fördern.
Digitales Legal Matter Management bringt Vorteile
Den wohl größten Vorteil einer digitalen Aktenführung stellt eine übersichtliche Aufbewahrung der zusammengehörenden Informationen an einem Ort, Stichwort „Single Source of Truth“ dar. Das macht juristische Abläufe für alle beteiligten Personen transparent und vermeidet unterschiedliche Wissensstände sowie langwierige Such- und Recherchevorgänge. Auch dank der Versionierung bleibt der Überblick über Änderungen der jeweiligen Dokumente stets erhalten.
Gleichzeitig ist die Automatisierung von Rechtsanfragen hervorzuheben. Bei Eingang kommen diese direkt in die digitale Solution, wodurch automatisiert Prozesse starten und die gut organisierte Abarbeitung (Kategorisierung, Dokumentation, Workflowsteuerung etc.) von Beginn an funktioniert.
Modernes Vertragsmanagement dient als Basis für Legal Matter Management
In aktuellen Diskussionen gelten Vertragsmanagement und Legal Matter Management oft als eigenständige, teilweise sogar konkurrierende Produkte. Dies spiegelt sich auch in den derzeitigen Angeboten am Markt wider, die sich meistens nur auf einen Bereich fokussieren. Eine Trennung führt jedoch zu genau dem, was die Digitalisierung vermeiden soll – und zwar zu Medienbrüchen.
Die Nutzung eines Tools für beide Kategorien verhindert dies und bringt ungemeine Vorteile mit sich. Denn beim Vergleich der Funktionalitäten lässt sich erkennen, dass sie sich gegenseitig unterstützen, anstatt sich einzuschränken. Darauf bauen cloudbasierte Dokumenten- und Prozessmanagement-Systeme wie Contracts on Fabasoft PROCECO auf. Diese kombinieren die zwei Formen der Aktenverwaltung in einer All-in-one-Solution, die sowohl das digitale Vertragsmanagement abdeckt, als auch die übergeordnete Verwaltung aller Legal Matters.
Contracts verbindet beide Welten
Mit der Digitalisierung und Standardisierung von Rechtsangelegenheiten verhilft Contracts zu automatisierten Abläufen und somit zu mehr Übersichtlichkeit und Planungssicherheit. Der integrierte Arbeitsvorrat von Contracts fasst überschaubar zusammen, wo aktueller Handlungsbedarf besteht und erinnert via E-Mail an jedes To-do. Zusätzlich bringt eine Kombination beider Managementarten weitere Vorteile, etwa die cloudbasierte Verknüpfung von Verträgen und Rechtsakten. Diese sind transparent sowie nachvollziehbar jederzeit und jederorts einsehbar. Nur ein definierter Personenkreis kann durch das intelligente, rollenbasierte Berechtigungskonzept darauf zugreifen – 24/7 und ortsunabhängig, selbst per Smartphone.
Auch die Einbindung von externen Partnern gelingt mit Contracts dank der Erzeugung von sicheren Datenräumen einfach. So bietet die All-in-one-Solution maximale Daten- und Revisionssicherheit, die auch höchste Zertifizierungen wie jene nach dem Anforderungskatalog C5 oder die Bescheinigung nach IDW PS 880 bestätigen. Unbefugter Zugriff und Datenspeicherung außerhalb europäischer Lokationen sind dadurch ausgeschlossen.
All-in-one-Solution schafft Synergien
Zusammengefasst sind also Vertrags- und Legal Matter Management stets als sich komplementierende Systeme anzusehen. Die geeigneten Software-Angebote wie Contracts on Fabasoft PROCECO helfen dabei, sämtliche Verwaltungs- und Organisationsaufgaben medienbruchfrei abzubilden. Somit können sich Rechtsabteilungen auf das Wesentliche konzentrieren – die kompetente Beratung und Unterstützung bei juristischen Angelegenheiten.
Autor: Robin Schmeisser beschäftigt sich seit 2004 intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Nach langjähriger Geschäftsführertätigkeit bei einem Softwarehersteller ist Robin Schmeisser ab Januar 2021 für Contracts on Fabasoft PROCECO verantwortlich und zudem seit September 2021 Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH.
