Legal-Ecosystem: Buzzword oder der technologische Vorsprung der Zukunft?

Die Branche ist im Wandel. Neue Herausforderungen und technologische Entwicklungen transformieren die Rechtsbranche schneller als jemals zuvor. Das passende Set-up wird zur Lebensversicherung: Das Schaffen eines leistungsfähigen, aber gleichzeitig auf die Bedürfnisse zugeschnittenen Technologie-Ökosystems ist wesentlich für das Wachstum Ihrer Kanzlei, die Rechtspraxis und die gesamten Geschäftsanforderungen.

Aber seien wir ehrlich, die passende Technologie für die eigene Kanzlei zu finden, wird oft zu einem langfristigen Prozess. Ehe sich gar ein Gremium mit dieser Entscheidung befasst, greifen viele Kanzleien auf Schnelllösung zurück oder verändern Ihr Set-up erst gar nicht. Oft entsteht dabei eine Umgebung, die zerstückelt und frustrierend ineffizient ist.

Heute wollen wir uns damit beschäftigen, was ein leistungsfähiges Legal-Ecosystem ausmacht, wie Sie es zukunftssicher aufbauen und wie Sie die Anwendungen auf Ihren persönlichen Bedarf zuschneiden.

Wie sieht also ein ideales Legal-Ecosystem aus?

Stellen Sie sich nicht nur einen Arbeitsprozess, sondern die Gesamtheit des Kanzleialltages vor, in der alle Ihre Anwendungen nahtlos zusammenarbeiten, Daten austauschen, Prozesse automatisieren und Arbeitsabläufe einfach funktionieren. Das ist das Wesen eines idealen Technologie-Ökosystems. Doch sieht die Realität häufig anders aus: Anwendungen kommunizieren nicht miteinander. In der Folge entstehen variierende Datenbestände und das manuelle Übertragen von Informationen wird zur Effizienzhürde.

Viele Anwaltskanzleien, die von ihren Anwendungen wirklich profitieren, haben eines gemeinsam: Im Zentrum steht eine Anwendung, die alle Anwendungen und Arbeitsabläufe miteinander verbindet. Das zentrale Legal-Practice-Management-System bildet das Rückgrat der Anwaltskanzlei. Weitere Legal-Tech-Anwendungen versorgen Ihr System mit zusätzlichen Funktionen.

Sind Sie bereit, Ihr Technologie-Ökosystem Wirklichkeit werden zu lassen? Diese sieben Schritte helfen Ihnen beim Start.

Schritt 1: Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Infrastruktur

Listen Sie alle Anwendungen auf, die Ihre Kanzlei derzeit verwendet, und priorisieren Sie sie basierend auf ihrer Bedeutung für den Kanzleialltag, die Rechtspraxis und das Geschäftsmanagement. Beschränken Sie sich dabei nicht nur auf die offensichtlichen Lösungen. Häufig werden Systeme zur Kommunikation und Kollaboration erst am Ende berücksichtigt. Für die folgenden Schritte hilft es jedoch, das gesamte Bild und jeden Prozess vor Augen zu haben.

Schritt 2: Identifizieren Sie Hürden und Probleme in Ihrem aktuellen Portfolio.

Untersuchen Sie Ihr gegenwärtiges Set-up auf Schmerzpunkte, die Sie und Ihr Team beeinträchtigen. Anwaltskanzleien etablieren oft mehrere Schnelllösungen nebeneinander, die einzelne Zwecke erfüllen, was zu Komplexität und Ineffizienz führt, vom Kostenfaktor ganz zu schweigen.

Achten Sie vor allem auf Datensilos, manuelle Anmeldungen und Fleißaufgaben. Häufig führt das komplexe Set-up mit ständigem Wechseln der Anwendungen zu gestresstem Personal.

Schritt 3: Bewerten Sie Ihr gegenwärtiges Set-up auf Kohäsion

Ein kohärentes Legal-Ecosystem enthält vollständig integrierte Werkzeuge, die Daten austauschen, Aufgaben automatisieren und Arbeitsabläufe unterstützen. Identifizieren Sie funktionale, aber auch nutzerorientierte Lücken und ermitteln Sie, welche Funktionen Wachstum und Rentabilität in Ihrer Kanzlei antreiben. Überlegen Sie, ob Ihre aktuellen Werkzeuge die Verwaltung von Mandanten, Aufnahme- und Abschlussprozesse, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Recherche, Rechnungsstellung, Buchhaltung, aber auch Marketing unterstützen und ob Sie den Anforderungen der Mandanten gerecht werden. Wenn Ihre aktuellen Systeme diese Funktionen nicht oder nur isoliert voneinander abdecken, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine erweiterbare Plattform zu etablieren. Idealerweise bildet diese Plattform die Basis Ihres Technologiestapels mit ergänzenden Werkzeugen, um weitere notwendige Funktionen hinzuzufügen.

Schritt 4: Suchen Sie nach Integrationsmöglichkeiten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Technologiewerkzeuge kommunizieren und Daten austauschen können, um sich gegenseitig zu unterstützen und das Team zu entlasten. Wenn Ihre Software für das Aktenmanagement und das Rechnungswesen keine Daten austauschen kann, müssen Mitarbeiter die Kontaktinformationen des Mandanten und erfasste Zeiten manuell in jedes Werkzeug separat eingeben und sie bei Bedarf einzeln. Integrationen setzen natürlich nicht nur zwischen der inhaltlichen Arbeit und der Verwaltung an. Ein integriertes Set-up unterstützt zwischen aber auch innerhalb zusammenhängender Arbeitsschritte.

Schritt 5: Bewertung anhand der Merkmale des Legal-Ecosystems

Ihr Kanzleimanagementsystem bildet die Basis und führt einen Großteil der Funktionen aus, die Ihre Kanzlei benötigt, und integrierte, bedarfsgenaue Legal-Tech-Anwendungen füllen alle funktionalen Lücken. Diese sieben Merkmale sprechen für eine solide Infrastruktur:

• Effizienter Datenaustausch
• Flexible und sichere Zugänglichkeit
• Skalierbarkeit für Wachstum und Komplexität
• Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
• Automatisierung zur Effizienzsteigerung
• Kosteneffizienz
• Datensicherheit

Schritt 6: Skizzieren Sie Ihre Kanzlei von morgen

Wählen Sie sorgfältig eine Plattform für das Management der Rechtspraxis und Werkzeuge aus, die nahtlos integrieren, Daten austauschen und zusammenarbeiten, um die Ziele Ihrer Kanzlei zu erreichen. Überlegen Sie sich, für welche Herausforderungen Sie noch keine ausreichende Unterstützung haben. Hinterfragen Sie immer, ob diese Anwendungen mit anderen flexibel verbunden werden können.

Schritt 7: Ein Blick in die Zukunft

Der Kanzleialltag unterliegt einem ständigen Wandel. Bedenken Sie dabei, dass ihr anskizziertes Bild auch in der Zukunft flexibel erweiterbar und bei Bedarf auch veränderbar bleibt. Gerade Themen wie die Mandantenkommunikation oder überhaupt die Akquise wird für Anwaltskanzleien immer relevanter. Nehmen Sie sich daher auch künftig Zeit, das bestehende Set-up zu hinterfragen und Optimierungsfaktoren zu identifizieren. Vielleicht hilft es Ihnen, diese sieben Schritte in einem regelmäßigen Intervall zu absolvieren.

Fazit

Der Aufbau einer effektiven Infrastruktur ist entscheidend, um den Bedürfnissen der Mandanten gerecht zu werden und erstklassigen Service zu bieten. Die technologische Komponente Ihrer Anwaltskanzlei ist ein fortlaufender, iterativer Prozess, der sorgfältige Planung und Methodik erfordert, um erfolgreich zu sein. Es kann überwältigend sein, also gehen Sie es Schritt für Schritt an, um sicherzustellen, dass Sie eine solide Grundlage schaffen, die die Bedürfnisse und Ziele Ihrer Kanzlei unterstützt. Sind Sie bereit, Ihre Anwaltskanzlei auf das nächste Level zu bringen?

Die Umsetzung: Wie Ihnen Actaport helfen kann

Anwaltskanzleien, die einen hohen Workload haben, überdenken, wie sie die Arbeit effizienter erledigen können. Doch häufig führt eben diese Arbeitsmenge dazu, dass oft Zeit für die Umsetzung fehlt. Das Konzept von Actaport vereint cloudbasiertes Kanzleimanagement und Change-Management. Mit Actaport erhalten Sie nicht lediglich ein solides Herzstück für Ihr Legal-Ecosystem, sondern Sie begleitet das Team auch bei der Umsetzung dieser sieben Schritte, um schneller und nachhaltig mehr Zeit für das Wesentliche zu haben: Ihre Mandanten.