Intelligenter arbeiten, nicht härter

Was denken Sie, wenn Sie die Stichwörter „Deutschland“ und „Innovation“ hören? Womöglich gehen Ihnen Bilder von präzise gefertigten Sportwagen durch den Kopf. Doch die Automobilindustrie ist nicht der einzige Sektor, in dem Deutschland als Accelorator im multinationalen Vergleich positiv abschneidet.

So zeigt der aktuelle ELR-Bericht (Enterprise Legal Reputation) für das Jahr 2022 auf, dass eine überwältigende Mehrheit (98 %) der in Deutschland befragten In-House Juristen glauben, dass Angestellte aus ihren Unternehmen die Dienstleistung der Rechtsabteilung als „effizient“ oder sogar als „sehr effizient“ bewerten würden.

Der Report zeigt eindringlich, dass In-House Legal Teams, wenn sie ihr Potenzial vollständig entfalten, als erstklassige Impulsgeber zur Umsetzung von Vision, Strategie und Kollaboration agieren können. Das mag wenig überraschend klingen, denn stattet man kluge Köpfe mit den richtigen Werkzeugen aus, so sind die Möglichkeiten schier grenzenlos. Das wohl kraftvollste Werkzeug, für effiziente Legal Operations, ist dabei seit einigen Jahren bereits fest am deutschen Rechtsmarkt etabliert: Legal Spend Management (kurz: LSM).

Ein Business Case für Legal eBilling?

 
Moderne LSM-Lösungen bieten unter anderem die Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung, inklusive der Erfassung, Erstellung und Übermittlung strukturierter Abrechnungsdaten. Das alles versteht man unter dem Begriff Legal eBilling. Es geht dabei nicht nur darum, eine Papierrechnung in eine PDF-Datei umzuwandeln oder die Details einer Rechnung automatisch zu erfassen; eBilling ermöglicht es Juristen in der Unternehmenspraxis vor allen Dingen, wertvolle Daten und praktikable Erkenntnisse aus ihren Rechtsausgaben zu gewinnen. Anders als beim Einsatz regulärer Kreditorenbuchhaltungssysteme gelingt es durch den Einsatz einer LSM-Software der Rechtsabteilung auch, eine konsistente, klare und compliance-konforme Abwicklung der Rechtsausgaben zu erzielen.
 
Da ein In-House Legal Team jährlich tausende Rechnungen erhält, ist die manuelle Überprüfung von Einzelrechnungen äußerst resourcenintensiv. Mit Legal eBilling-Systemen können Rechnungen hingegen digital überprüft, kommentiert, genehmigt oder abgelehnt werden. Dadurch gewinnen Unternehmensjuristen wertvolle Zeit, um sich vermehrt auf komplexe juristische Fragestellungen zu konzentrieren. Legal eBilling hat seinen Return-On-Invest in der Praxis schon wiederholt unter Beweis gestellt. Reale Ersparnisse lassen sich in der Regel bereits im ersten Einsatzjahr erreichen.
 
Kurz gesagt: Kosteneffizienz ist der Schlüssel zum Erfolg. Legal eBilling hält aber auch auf einer weiteren Ebene, was es verspricht – durch die gesteigerte Transparenz von Abrechnungsprozessen und die Einbindung relevanter Stakeholder in diese, kann die Beziehung der Rechtsabteilung zu ihren internen Kunden und externen Anbietern positiv gestärkt werden.

Gerade vor dem Hintergrund dieser zahlreichen Vorteile, ist folgendes Ergebnis des ELR-Reports besonders erstaunlich: Trotz der Verfügbarkeit moderner LSM-Lösungen nutzen weniger als die Hälfte (48 %) der ELR-Studienteilnehmer eBilling-Software oder ähnliche Programme zur Ausgabenoptimierung. Obwohl die deutschen Umfrage-Teilnehmer beim Einsatz entsprechender Lösungen im internationalen Vergleich leicht vorne lagen (51 %), zeigt der ELR-Report auf, dass beinahe die Hälfte der Befragten beim Einsatz von LSM-Technologien noch Aufholbedarf aufweisen. Für ein gesundes Unternehmenswachstum ist es jedoch unverzichtbar, über alle Unternehmensbereiche hinweg die richtigen technologischen Lösungen einzusetzen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen vier ungeahnte Möglichkeiten vor, wie Legal Spend Management die Effizienz Ihrer Rechstabteilung verbessern, Innovationen beschleunigen und Ihr Geschäft nachhaltig verbessern kann:

1. Verbesserte Kollaboration – auf allen Ebenen

Rechtliche Fragen beschäftigen nicht nur die Rechtsabteilung – sie berühren alle möglichen Unternehmensbereiche und Funktionen, von der Finanzabteilung und der Personalabteilung (HR) bis hin zum Marketing und Vertrieb. Die Einführung einer starken Legal Spend Management Plattform fördert die unternehmensweite Effizienz.

Gleichzeitig ist es dringend erforderlich, dass die Richtlinien zur Beauftragung externer rechtlicher Berater relevant und aktuell sind und als solche auch unternehmensweit gelebt werden. Das ist leichter gesagt als getan, da die Vergabe von Mandaten einem ständigen Wandel unterliegt, ebenso wie der Rechtsmarkt selbst und Ihr Unternehmen auch. 
 
Auch hier schaffen starke LSM-Lösungen Abhilfe. Sie bieten oftmals die Möglichkeit, mittels einer Request-for-Proposal (RFP) Funktionalität, Angebote von den Kanzleien zu Mandaten direkt über das Tool einzuholen. Dabei kann die Kommunikation mit der Kanzlei direkt über die Plattform erfolgen und Beauftragungen, Ausgaben uvm. können leichter nachvollzogen werden. Das nützt nicht nur der Schaffung transparenter Prozesse und dem Betreiben eines angemessenen Erwartungsmangements, es unterstützt auch Ihr Legal Team dabei, unternehmensspezifische Abrechnungsrichtlinien effizient durchzusetzen. Es empfiehlt sich dabei, regelmäßige Health-Checks für alle eingesetzten Systeme durchzuführen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Rest der Organisation kontinuierlich zu verbessern.

2. Von gesunden KPIs und dem Etablieren einer zukunftsorientierten Reportingstrategie

Man kann nur effektiv managen, was man auch misst – dennoch kann ein durchschnittliches Rechtsteam laut ELR-Report höchstens drei Fünftel (60 %) der externen Beratungsausgaben nachvollziehen. In Deutschland steigt diese Zahl auf zwei Drittel (66 %). Bleiben aber immer noch 34 %, und das, obwohl die Nachverfolgung externer Beratungsausgaben von wesentlicher Bedeutung ist: Rechtsabteilungen, die ihren Legal Spend nachverfolgen, treffen in der Regel auch die bestmöglichen Vereinbarungen mit externen Beratern und tragen somit am meisten zum Geschäft bei.

Auch wenn Rechtsabteilungen in der Vergangenheit häufig nicht so sehr wie andere Abteilungen hinsichtlich der Leistungskennzahlen (KPIs) zur Verantwortung gezogen wurden, müssen sie dennoch quantitative Metriken und eine ausgereifte Reportingstrategie entwickeln, um eine geschäftsführende Funktion einzunehmen. Mit eBilling können detaillierte Reports erstellt und gesammelt werden, anhand derer dokumentiert und aufgezeigt wird, welche zentrale Rolle die Rechtsabteilung im Unternehmen auf Managementebene einnimmt.

Einige KPIs, die für Rechtsabteilungen Anwendung finden können, umfassen Kosteneffizienz, Prozesseffizienz und Produktivität, rechtliche Ausgaben als Prozentsatz der Einnahmen, Termintreue und Grad der Kundenzufriedenheit. Das Festlegen von adäquaten KPIs ist jedoch nur ein erster Schritt in die richtige Richtung; wichtig ist, bei Verbesserungsbedarf der Ursache auf den Grund zu gehen.

Wissen ist Macht – und Wissen entsteht durch Informationen. Die Optimierung von KPIs durch eBilling wird nicht nur die Kosten Ihrer Rechtsabteilung senken, sondern Ihr Legal Team auch befähigen, operative Spitzenleistung zu erzielen.

3. „Der Preis ist heiß“

Da moderne Rechtsteams sich zunehmend auf die Kostenkontrolle konzentrieren, ist es nicht nur wichtig zu verstehen, „wie“ die Ausgaben entstehen, sondern auch „wo“ und „warum“. So kann eBilling, gepaart mit smarten Analysefunktionen, dazu beitragen, einen angemessenen Preis für die rechtliche Beratung zu bestimmen. Das ist besonders dann hilfreich, wenn es z.B. darum geht, fundierte Entscheidungen zu Stundensatzerhöhungen von Timekeepern zu treffen.

Ein gutes Verständnis über sonstige Honorarverinbarungen (Englisch: Alternative Fee Arrangements, kurz: AFAs) kann dabei ebenso erfolgstreibend sein wie die regelmäßige Analyse von Stundensätzen.  Zu den fünf häufigsten AFAs gehören Pauschalen, ein gemischter Gebührensatz, ein fester Gebührensatz pro Matter, ein fester Gebührensatz pro Phase und der Mengenrabatt. Solche alternativen Honorarverinbarungen können Genehmigungsprozesse vereinfachen und so zu einer schnelleren und zuverlässigeren Abrechnung führen und ermöglichen dem Kunden eine verbesserte Kostenkontrolle. Obwohl eine von Bloomberg durchgeführte Studie zu rechtlichen Abläufen ergeben hat, dass AFAs nur bei 25 % der aktuellen Rechtstätigkeiten Anwednung finden, wurde angedeutet, dass dies darauf zurückzuführen sein könnte, dass die Rechtsabteilungen nur widerwillig über eine angemessene Preisgestaltung entscheidet.

AFAs führen nicht zu niedrigeren Umsätzen – im Gegenteil, die durchschnittliche AFA-Umsatzrealisierung hat sich (laut Law.com) über die besten Unternehmen hinweg seit 2018 weiter erhöht.  Anhand der Einführung einer Legal eBilling Software, kann festgestellt werden, ob sich Stundensätze im Vergleich zur Einführung von AFAs für Ihre Abteilung, und somit für Ihr Unternehmen, rentieren.

4. The time is now: Bringen Sie heute Initiativen für Diversität und Inklusion in Gang – für die Rechtsabteilung von morgen

 
Die Dichterin Maya Angelou sagte einmal: „In der Vielfalt liegen Schönheit und Kraft.“ Jeder Mensch ist wertvoll, und es sind unsere einzigartigen Gedanken und Ideen, die, wenn sie gehört werden, echte Innovation ermöglichen.
 
Im Jahr 2019 unterzeichneten mehr als 60 Chefjustiziare aus der EU einen offenen Brief, in dem sie eine verbesserte Vielfalt der Anwaltskanzleien forderten. Eine offene Unternehmenskultur ist von grundlegender Bedeutung für die Unternehmenseffizienz, das bestätigen auch die Erkenntnisse aus dem aktuellen ELR-Report. Dabei gaben beinahe zwei Drittel (64 %) der Befragten aus Rechtsabteilungen in Deutschland an, dass sich ihre Unternehmen um die Diversifizierung von Anbietern bemühen. Weltweit gewinnt also D&I auch für rechtliche Abläufe an Bedeutung. Rechtsabteilungen sind somit integraler Bestandteil einer Kultur, in der sich alle sicher, respektiert und befähigt fühlen. So können z.B. mithilfe von Daten zur Mandatsbesetzungen, Diversitätsmetriken beobachtet werden. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Maßnahmen zur Förderung von Vielfalt, innerhalb und außerhalb Ihrer Rechtsabteilung, voranzutreiben.
 

Der „Zauber“ von Legal Spend Management

 
In einer Zeit, in der von den Rechtsabteilungen häufig erwartet wird, „mit weniger mehr zu erreichen“, bietet Ihnen eine starke Legal Spend Management die Möglichkeit, Zeit zu sparen, Prozesse zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und hohe Umsätze zu generieren sowie gleichzeitig grundlegende Kosten zu monitoren.
 
Anhand von smarten eBilling- und Matter-Management-Kapazitäten können juristische Fachkräfte datenbasierte Erkenntnisse und Strategien gewinnen und anwenden, und so zu Katalysatoren des Wandels werden. Legal Spend Management kann Ihnen den Anstoß geben, die Herausforderungen von heute mutig zu bewältigen und gleichzeitig eine noch bessere Zukunft für die juristische Welt von morgen einzuleiten.

Autor: BusyLamp, ein Onit Unternehmen, ist ein führender Anbieter für Legal Spend Management Lösungen. BusyLamp wurde von einem Team innovativer Rechtsanwälte gegründet und optimiert die bestehenden Legal Operations europäischer Konzerne. Dank einer modernen, intuitiven und effizienten eBilling-Lösung können Rechtsabteilungen ihre rechtlichen Ausgaben steuern und stärkere Beziehungen mit externen Beratern aufbauen. 2021 wurde BusyLamp von Onit übernommen. Für weitere Informationen besuchen Sie www.busylamp.com oder kontaktieren Sie uns unter info@busylamp.com