Intelligent. Transparent. Sicher: So trägt digitales Vertragsmanagement zum Unternehmenserfolg bei 
Eine moderne Vertragsmanagementsoftware sorgt nicht nur für mehr Effizienz in allen invol- vierten Unternehmensbereichen, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit interner und externer Akteure signifikant. Schlüsselfaktoren bei der Produktauswahl sind sichere Cloud-An- wendungen, künstliche Intelligenz und automatisierte Prozesse mit digitalen Signaturen.
Verträge und die daraus resultierenden Rechte und Pflichten haben einen unmittelbaren Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Entscheidend sind daher eine effiziente, nachvollziehbare Zusammenarbeit der involvierten internen wie externen Akteure und ein guter Überblick über sämtliche Vereinbarungen. Das macht klar definierte, automatisierte Workflows sowie übersichtliche Listen und Dashboards unverzichtbar. Herkömmliche analoge Methoden stoßen hierbei sehr schnell an ihre Grenzen, es braucht ein vollständig digitalisiertes Vertragsmanagement.
Bei der Wahl des geeigneten Produktes empfiehlt es sich, auf eine cloudbasierte Standardanwendung zu setzen. Zusätzlich zur raschen Implementierung punktet diese durch modernste KI-Technologie und weitestgehend automatisierte Abläufe samt digitaler Signatur. „Smartes Vertragsmanagement offeriert Betrieben viele Vorteile. Es erleichtert das Handling enorm, sorgt für mehr Transparenz, höhere Prozessgeschwindigkeit und eine strukturierte Kooperation aller Beteiligten“, bringt es Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH, auf den Punkt.
Die Cloud als „Single Source of Truth“
Die cloudbasierte Software Fabasoft Contracts unterstützt Firmen und deren Partner im gesamten Vertragslebenszyklus: Von der gemeinsamen, unternehmensübergreifenden Generierung und der effizienten Abwicklung von Prüf-, Genehmigungs- sowie Freigabeprozessen über die Erfüllung, das Controlling bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
Ein smartes Vertragsmanagement-Tool bietet dazu die Möglichkeit, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud einzurichten und dort sämtliche Unterlagen zentral abzulegen sowie zu bearbeiten – Stichwort „Single Source of Truth“.
Alle internen wie externen Verantwortlichen, darunter neue Teammitglieder, Rechtsvertretungen oder Behörden, lassen sich schnell einbeziehen. Ein ausgeklügeltes Rollen- und Berechtigungskonzept erlaubt nur dem festgelegten Personenkreis einen zeit- sowie ortsunabhängigen Zugriff, selbst von mobilen Endgeräten wie Laptop, Tablet, Smartphone oder -watch.
Durch die automatische Versionierung bleiben jedwede Änderungen, Annotationen und Kommentare lückenlos nachvollziehbar und das aktuellste Dokument stets erkennbar. Über die „Zeitreise“ gelingt es, ältere Versionen sofort zu finden und bei Bedarf wiederherzustellen. Besteht Handlungsbedarf, ist dieser einerseits im persönlichen Arbeitsvorrat ersichtlich, andererseits erhalten die Zuständigen eine E-Mail-Erinnerung zu jedem To-do. Das macht die Kooperation simpel und transparent.
KI-Unterstützung bei der Vertragsverwaltung
Nach dem einfachen Hochladen der eingescannten Vereinbarungen per Drag-and-drop übernimmt Fabasoft Contracts: Die Software liest dank KI-basierter Contract Analytics relevante Informationen wie Vertragsart, -partner oder -fristen automatisiert aus und bereitet diese strukturiert, gut auffindbar sowie übersichtlich in Listenform auf. Sowohl Daten als auch Dokumente stehen direkt in den digitalen Akten zur Verfügung.
Die intelligenten Dashboards liefern einen kompakten Überblick über alle benötigten Vertragsdetails. Individuelle Gestaltungsoptionen, kombiniert mit umfangreichen Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen erlauben eine rasche Erstellung dynamischer Berichte. So gelingt es, die erforderlichen Parameter wie Summen, Adressen oder wichtige Kennzahlen auf Knopfdruck in einer Vielzahl von unterschiedlichen Diagrammtypen und in Tabellen zu visualisieren sowie diese mit Vorgesetzten, Teammitgliedern und Geschäftspartnern zu teilen. „In der Zukunft des Vertragsmanagements stehen Datenanalyse und -qualität im Vordergrund“, betont Schmeisser. Das hilft dabei, Soll-Ist-Abweichungen zu erkennen, Risiken zu identifizieren und Workflows zuverlässig zu steuern.
Zudem unterstützen von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagensammlungen und Templates bei der Vertragsgenerierung und -änderung. Die zentral hinterlegten Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klauselbibliotheken in die Dokumentenvorlagen, auf welche die Zuständigen zugreifen.
Effizienz durch Prozessautomatisierung
Nach der Erstellung oder Adaptierung von Vereinbarungen, startet Fabasoft Contracts selbstständig die nötigen Prüf-, Genehmigungs- bzw. Freigabeprozesse und lenkt diese regelbasiert an die jeweiligen Entscheidungsträger. Das führt vom Anfang bis zum Ende des Vertragslebenszyklus einerseits zu effizienten, revisionssicheren Abläufen, andererseits zu maximaler Transparenz bezüglich Version und Status.
Eine moderne Vertragsmanagement-Software hält auch den Rechercheaufwand gering. Dafür sorgen neben den übersichtlichen Listen zum Filtern und Sortieren insbesondere Optical Character Recognition (OCR) und die intelligente semantische Volltextsuche: Schon bei der Eingabe von Schlagwörtern liefert das System Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. So lassen sich sämtliche Aufgaben prompt identifizieren, dringende Fragen ad hoc beantworten und somit wertvolle Ressourcen sparen.
Eine weitere bedeutende Komponente stellt der integrierte, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender samt E-Mail-Remindern und Push-Notifications dar. Das automatisierte Fristenmanagement verhindert das Übersehen von Terminen bzw. Verpflichtungen und folglich etwaige teure Konventionalstrafen.
Digitale Signaturen als Grundfunktion
Fabasoft Contracts ermöglicht es darüber hinaus, Vereinbarungen elektronisch zu unterschreiben – zu jeder Zeit und von überall. „Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements. Die Anforderungen sind hoch: Diese müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein“, so Robin Schmeisser. Die systemeigene digitale Unterschrift entspricht einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der Europäischen Union, ist rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück. Der automatisiert initiierte Zeichnungsprozess erfolgt medienbruchfrei, ohne Einbindung von Drittanbietern und beschleunigt durch die ebenso schnelle wie unkomplizierte Einbindung in Workflows interne Abläufe signifikant. Das reduziert nicht nur Fehlerpotenzial und Risiken, sondern bietet auch einen Komfort, der den Arbeitsalltag aller Beteiligten deutlich erleichtert und maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Autor: Robin Schmeisser beschäftigt sich seit 2004 intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Nach langjähriger Geschäftsführertätigkeit bei einem Softwarehersteller ist Robin Schmeisser ab Januar 2021 für Fabasoft Contracts verantwortlich und zudem seit September 2021 Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH.
