Hohe Eigenverantwortung, Transparenz und Zeitersparnis im Vertragsmanagement
Seit 2020 setzt FARO, einer der weltweiten Marktführer der 3D-Mess-, Bildgebungs- und Realisierungstechnologien, auf die Cloud-Software Legisway Essentials. Für Roland Kemper, Assistant General Counsel und Global Head of Privacy, liegen die Vorteile klar auf der Hand: hohe Eigenverantwortung, Transparenz und Zeitersparnis beim Vertragsmanagement.
Als Roland Kemper im September 2019 seine Position bei FARO antrat, war die Rechtsabteilung auch die Stelle für Aktensuchaufträge. „Benötigte ein Sales-Mitarbeiter einen Vertrag, dann rief er in der Rechtsabteilung an und ein Mitarbeiter der Rechtsabteilung durchforstete das gesamte Vertragsarchiv des Unternehmens.“ Für ihn war schnell klar: So kann es nicht bleiben.
„Die Software, die FARO damals für das Vertragsmanagement einsetzte, hatte nicht dazu geführt, dass aktiv mit den Verträgen gearbeitet werden konnte“, blickt Roland Kemper zurück. Verträge wurden zwar zentral abgelegt, doch die Abteilungen – vom Marketing über den Vertrieb bis hin zur Produktentwicklung – hatten selbst keinen Zugriff. In der Rechtsabteilung zog sich hingegen der klassische Flaschenhals zu. „Da wurde unabsichtlich ein Wissensmonopol aufgebaut, das es aufzubrechen galt.“ In einer früheren Tätigkeit hatte Herr Kemper positive Erfahrungen mit Software-Lösungen von Wolters Kluwer gesammelt – und entschied sich rasch für Legisway Essentials. Sein CEO zog mit und nur wenige Wochen später war die Cloud-Software bereits im Einsatz.
Schnelle Implementierung
„Für mich war wichtig, dass wir die PS schnell auf die Straße bekamen und keine lange Implementierungsphase hatten“, erinnert sich der Jurist. Darüber hinaus stand für ihn fest, dass es eine Cloud-Lösung sein sollte, auf die die Mitarbeiter von überall per Single-Sign-on zugreifen können. Dass Legisway Essentials einerseits individuelle Anpassungen zulässt, andererseits dank voreingestellter Module nicht völlig neu konfiguriert werden muss, erwies sich bei der Implementierung als ein wesentlicher Pluspunkt. Die Benutzeroberfläche hat eine gewisse Rigidität. Aber genau das wollte ich auch, damit wir uns nicht in kleinteiligen Diskussionen verzetteln“, so Kemper. Für die Mitarbeiter gab es konzentrierte Schulungen, eine halbstündige Musterschulung wanderte ins Intranet – und man war startklar.
Von Stuttgart in die Welt
Die Vorteile für Roland Kemper und sein Team in Stuttgart stellten sich schnell ein: Entlastung vom Tagesgeschäft und mehr Zeit für die Beratung bei strategischen Projekten. Am deutlichsten entfaltete die Software ihre Stärken allerdings zunächst im Sales-Bereich. Priorität hatte in der Startphase der Einsatz von Legisway Essentials als Vertragsmanagement-Tool zur Unterstützung der Sales-Kollegen. Die dortigen Mitarbeiter:innen bekamen Leserechte, einige zusätzlich Editorenrechte, um selbst Verträge anzulegen. „Die Cloud-Software ist hier sehr gut angenommen worden“, zeigt sich Herr Kemper zufrieden. „Gerade die Kollegen in Sales haben verstanden, dass sie jetzt ihre Verträge viel besser im Blick haben.“
Heute arbeitet FARO weltweit mit Legisway Essentials, in Pennsylvania und Orlando ebenso wie in Stuttgart. Die Abteilungen agieren deutlich autonomer, weil sie alle ihre Verträge jederzeit einsehen können. Unterstützung bekommen sie durch Vertragsmanager, die den kompletten Lebenszyklus vor allem der Vertriebsvereinbarungen im Blick haben. Es gibt eine Unterschriftenrichtlinie und fest definierte Kriterien, nach denen Vertragsrisiken gemanagt werden und Eskalationsprozesse ablaufen. Gleichzeitig bleibt sichergestellt, dass die Rechtsabteilung jederzeit ein Auge auf jeden Vertrag werfen kann, wenn es nötig ist. Die behutsame Kontrolle verhindert Wildwuchs.
Individuelle Anpassungen
Mittlerweile hat FARO die Software mittels unterschiedlicher Module auf das Unternehmen zugeschnitten. Es gibt ein R&D-, ein Real Estate-, ein Insurance-, ein HR- und ein Finance-Modul. „Die Abteilungen sind viel mehr Willens, mit dem System zu arbeiten, wenn sie ein eigenes Modul haben. Auch unter Vertraulichkeitsgesichtspunkten macht es natürlich absolut Sinn, das System auszudifferenzieren“, erläutert Roland Kemper.
Zukunftssichere Software
Die digitale Transformation ist bei FARO allerdings noch nicht abgeschlossen: „Was automatisiert und digitalisiert werden kann, wird automatisiert und digitalisiert. Da versuche ich dann doch lieber ahead of the curve zu sein“, lautet das Credo des Juristen. Beim Workflowmanagement sieht er noch Potential und stärkere Analysefunktionen sollen perspektivisch zum Einsatz kommen. „Wir können bereits viel selbst machen. Wenn wir allerdings etwas zusätzlich brauchen, hilft uns Wolters Kluwer schnell und zuverlässig.“, sagt Roland Kemper. Und er schiebt gleich noch ein dickes Lob hinterher: „Derjenige, der Legisway Essentials entwickelt hat, hatte wirklich Ahnung von der Arbeit der Unternehmensjuristen.”