Hohe Effizienzgewinne durch Digitalisierung
Die Rechtsabteilung der Leipziger Wasserwerke (LWW) setzt seit 2019 auf die Software winra von Wolters Kluwer. Daniel Steinhäuser und sein Team schätzen vor allem die intuitive Bedienbarkeit, die akkurate Fristenüberwachung und den engagierten Support.
Der Entschluss stand bereits fest, als Daniel Steinhäuser 2012 als Bereichsleiter zu den Leipziger Wasserwerken stieß. „Ich hatte die feste Absicht, die Rechtsabteilung zu digitalisieren“, berichtet der Jurist. Und bereits nach kurzer Zeit bei dem kommunalen Unternehmen, das die Menschen in der Region mit Trinkwasser versorgt, sah er sich bestärkt: Das selbstgebastelte System kostete die Mitarbeiter der Rechtsabteilung viel Zeit und Nerven.
Doch zwei Faktoren bremsten Steinhäusers Elan. „Die Migration der Daten in ein neues System hat uns allen Bauchschmerzen bereitet“, erinnert er sich. Vor allem aber sei es ihnen schwergefallen, eine Software zu identifizieren, die sämtliche Anforderungen erfüllt. Neben einer akkuraten Fristenüberwachung und einer Outlook-Verknüpfung legten Steinhäuser und sein Team besonderen Wert auf intuitive Bedienbarkeit und einen engagierten Kundensupport. „Ich habe mir damals im Internet verschiedene Anbieter angeschaut, aber nichts Passendes gefunden“, berichtet Steinhäuser.
Daraufhin beauftragte er zwei digitalaffine Kollegen, den Markt zu sondieren. Dabei gelangten vier Anbieter in die engere Auswahl, wobei sich schnell ein Favorit herauskristallisierte: Wolters Kluwer mit dem Produkt winra. Neben dem überzeugenden Online-Auftritt habe die Bereitschaft zum persönlichen Austausch eine zentrale Rolle gespielt, sagt Steinhäuser. „Von den Ansprechpartnern bei den vier Anbietern war nur einer spontan bereit, zu uns zu kommen und unsere Fragen zu beantworten.“
Auf Herz und Nieren getestet
Das Gespräch bestätigte dann das gute Gefühl. Der Berater habe glaubwürdig vermittelt, dass Wolters Kluwer großen Wert auf einen engagierten Kundensupport legt und die Software ständig weiterentwickelt, erinnern sich die Leipziger. Das nahm ihnen die Sorge, nach Vertragsabschluss plötzlich auf der Prioritätenliste weit nach unten zu rutschen.
„Wir waren nach dem Gespräch überzeugt, dass sich Wolters Kluwer nicht allein als Software-Verkäufer, sondern als langfristiger Partner bei der Digitalisierung versteht“, sagt Steinhäuser. Das sei ein entscheidender Faktor gewesen, weil die digitale Transformation einer Rechtsabteilung nicht mit dem Kauf einer Software abgeschlossen ist.
Ein weiterer Pluspunkt für winra war das Angebot, eine Test-Umgebung zu installieren. Das LWW-Team konnte die Software deshalb auf Herz und Nieren testen – im engen Austausch mit ihrem Berater. Zudem nahmen die Leipziger bereits in der Testphase individuelle Anpassungen des Setups vor und ersetzten zentrale Begriffe durch Termini, die bei den Leipziger Wasserwerken gebräuchlich sind. Damit kam ein zentraler Vorteil von winra zum Tragen: Interessenten haben in der Testphase Zugriff auf die Systemsteuerung.
Das System lief vom ersten Tag an
Die Anpassungen in der Testphase erleichterten den übrigen Kollegen den anschließenden Wechsel zu winra ungemein. „Es gab keine Version 1.0“, erzählt Steinhäuser. „Von kleineren Baustellen abgesehen, lief das System vom ersten Tag reibungslos. Meine Mitarbeiter und ich konnten sofort damit arbeiten.“
Zu den Vorteilen, die die Leipziger inzwischen besonders zu schätzen gelernt haben, gehört die intuitive Bedienbarkeit. Beispiel Aktenerstellung: „Ich werde Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, kann Fehler problemlos wieder korrigieren und bin nach wenigen Klick am Ziel“, lobt Steinhäuser. Im Prinzip sei es unmöglich, „eine Akte falsch anzulegen“.
Als er bei der LWW angefangen habe, sei das alles deutlich komplizierter gewesen, erinnert er sich. „Damals musste ich mir an der Rezeption den Schlüssel holen, in den Aktenraum gehen und dann erstmal nach der – hoffentlich richtig beschrifteten – Akte suchen.“ Das illustriere eindrucksvoll, so Steinhäuser, zu welchen Effizienzgewinnen die Digitalisierung einer Rechtsabteilung führe.
Ein weiteres Beispiel sei die ausgereifte Stichwortsuche. Dank der zentralen Speicherung sämtlicher Dokumente in einer elektronischen Akte und der winra-Suchfunktion dauert es meist nur Sekunden, um das Gewünschte zu finden. Gut ein Jahr nach der Implementierung ist Steinhäuser deshalb rundum zufrieden. „Die Software passt wie ein Maßanzug vom Schneider, wir brauchen nicht mehr und nicht weniger“, sagt er.
Termine und Fristen automatisch im Blick
Besonders erfreulich ist aus Sicht der Leipziger, dass neben dem Arbeitsaufwand auch die Risiken für das Unternehmen deutlich gesunken sind. Denn mit dem selbstgebastelten System bestand stets die Gefahr, dass Ansprüche verjähren. „In einer Rechtsabteilung wie unserer sind so viele Termine und Fristen zu beachten, dass es fast unmöglich ist, sie alle im Blick zu behalten“, sagt Steinhäuser.
Eine Software mit akkurater automatischer Termin- und Fristenüberwachung sei deshalb ein echtes Asset. „Wenn Ansprüche verfallen, kann das schon einmal sechsstellige Beträge kosten.“ Im Vergleich dazu fielen die Kosten nicht wesentlich ins Gewicht. „Software kostet Geld – keine Software kostet Effizienz “, bringt es Steinhäuser auf den Punkt.
Nach den positiven Erfahrungen will er die Digitalisierung nun weiter vorantreiben – und setzt auch dabei auf Wolters Kluwer und winra. „Ich habe das Gefühl, dass ich noch längst nicht alle Funktionen der Software nutze“, sagt Steinhäuser.
Zudem würden die regelmäßigen Updates die Potenziale stetig erweitern. Damit bleibt seine Rechtsabteilung automatisch auf dem neuesten technischen Stand. Und wenn er Handlungsbedarf über winra hinaus sieht, weiß er: Mit Wolters Kluwer hat er einen Full-Service-Anbieter als Partner, der alles aus einer Hand bieten kann.
