Die Must-haves für erfolgreiches, digitales Vertragsmanagement 
Bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements stehen Unternehmen häufig vor der Aufgabe, den Überblick über unterschiedliche Anforderungen und eine Vielzahl von Anbietern zu behalten. Der folgende Artikel zeigt, welche Funktionen eine smarte Vertragsmanagement-Software zur erfolgreichen, medienbruchfreien Zusammenarbeit benötigt.
Von der abteilungsübergreifenden Vertragsgenerierung, der effizienten Abwicklung von Prüf- und Freigabeprozessen, über das Controlling, bis hin zur revisionssicheren Archivierung – eine intelligente Software wie Fabasoft Contracts unterstützt mit zahlreichen Features entlang des gesamten Vertragslebenszyklus.
Digitale Vertragserstellung
Zwei essenzielle Funktionen einer Vertragsmanagement-Software sind die Digitalisierung bestehender sowie die automatisierte Erstellung neuer Verträge. Nach dem einfachen Hochladen der Vereinbarungen per Drag-and-drop liest eine smarte Solution wie Fabasoft Contracts mithilfe der Künstlichen Intelligenz (KI) relevante Informationen wie Vertragsart, -partner oder -fristen automatisiert aus. Dies funktioniert selbst bei eingescannten Dokumenten mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition).
Die Vertragserzeugung gelingt durch die Verwendung von Vorlagen einfach und schnell. Die Verantwortlichen greifen dazu auf von der Rechtsabteilung freigegebene Templates zu und generieren damit selbstständig neue Vereinbarungen. Die Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klauselbibliotheken in die Dokumentenvorlagen.
Einfache Zusammenarbeit
Die nachfolgenden Prüf-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse erfolgen durch strukturierte Workflows. Die Zuständigen sehen ihre To-dos jederzeit im persönlichen Arbeitsvorrat und erhalten E-Mail-Erinnerungen sowie Push-Notifications auf das mobile Endgerät. Sowohl die interne Abstimmung als auch die Zusammenarbeit mit Externen laufen transparent und nachvollziehbar ab. Akteure mit entsprechender Berechtigung legen sämtliche Unterlagen in sicheren, passwortgeschützten Datenräumen in der Cloud ab und bearbeiten diese zeit- sowie ortsunabhängig. Zur Wahrung von IT-Security und Datensicherheit – gerade im sensiblen rechtlichen Umfeld – setzen Betriebe dabei zunehmend auf europäische Cloud-Provider, die durch eine Reihe von Testaten und Zertifikaten unabhängiger Prüfinstanzen ein Höchstmaß an Sicherheit nachweisen. Änderungen, Annotationen und Kommentare sind lückenlos nachvollziehbar und das aktuellste Dokument stets erkennbar – Stichwort „Single Source of Truth“. Über die „Zeitreise“ gelingt es, ältere Versionen sofort zu finden und bei Bedarf wiederherzustellen. Das gestaltet die Zusammenarbeit simpel und transparent.
Auch die digitale Signatur gehört mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements. Diese muss eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Fabasoft Contracts bietet sowohl eine systemeigene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung als auch eine vollwertige Integration für eine „qualifizierte elektronische Signatur“. Bereits die fortgeschrittene elektronische Signatur ist rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück. Der Zeichnungsprozess erfolgt zu jeder Zeit und von überall medienbruchfrei.
Smartes Vertragsmanagement
Beim schnellen Finden von Informationen unterstützt die semantische Volltextsuche. Mit einer Vielzahl von Sortier- und Filtermöglichkeiten liefert die Software bereits bei der Eingabe von Schlagwörtern Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. So lassen sich Fragen ad hoc beantworten und wertvolle Ressourcen sparen. Erfahrungsberichten zufolge führt dies zu einer wöchentlichen Zeitersparnis von fünf Stunden pro Mitarbeiter:in.
Eine weitere bedeutende Komponente stellt das intelligente Fristenmanagement dar. Der integrierte, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender verschafft einen Überblick über sämtliche anstehende Termine und erinnert rechtzeitig, wenn Handlungsbedarf besteht.
Beim regelmäßigen Reporting unterstützen übersichtliche, individualisierbare Listen. Umfangreiche Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen erlauben es zudem, dynamische Berichte schnell zu erstellen sowie zu teilen.
Integriertes Legal Matter Management
Um Rechtsangelegenheiten zu standardisieren und Medienbrüche zu vermeiden, setzen immer mehr Verantwortliche auf eine Software, die Vertrags- und Legal Matter Management kombiniert. Dies ermöglicht es, Informationen und Dokumente zu den jeweiligen Fällen mittels Anfragemanagement und Microsoft Outlook-Integration effizient zu sammeln, zu verwalten und revisionssicher abzulegen. Durch die Automatisierung von Rechtsanfragen gelangen diese bei Eingang direkt in die Solution, wo Workflows selbstständig starten und die organisierte Abarbeitung von Beginn an gut funktioniert. Die digitale Aktenführung geht mit einer übersichtlichen Aufbewahrung der zusammengehörenden Informationen an einem Ort einher. Das macht juristische Abläufe nachvollziehbar und vermeidet unterschiedliche Wissensstände sowie langwierige Such- und Recherchevorgänge.
Fazit
Die Implementierung einer smarten Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts hilft Rechtsabteilungen dabei, einen großen Schritt in Richtung Ende-zu-Ende-Digitalisierung zu machen. Durch die effiziente und sichere Generierung sowie Verwaltung von Vereinbarungen in der Cloud inklusive intelligentem Fristenmanagement sparen die Zuständigen Ressourcen und minimieren Risiken. Damit sind Sie in der Lage, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren – allem voran die inhaltliche Prüfung, Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen.
Bei der Wahl des geeigneten Produktes zur Verwaltung von Vereinbarungen empfiehlt es sich, den eigenen Bedarf im Unternehmen zu erheben und genauestens zu prüfen, welche Funktionen eine Software anbieten muss, um jene Ansprüche auch zu erfüllen. Eine cloudbasierte Standardanwendung wie Fabasoft Contracts punktet durch höchste Sicherheit, rasche Implementierung, modernste KI-Technologie und strukturierte Abläufe samt digitaler Signatur.
Die vollständige Auflistung aller relevanten Features finden Sie in der kostenlosen Guideline „Die Must-haves zur Digitalisierung Ihres Vertragsmanagements“ unter der URL https://www.fabasoft.com/de/checkliste-funktionen-vertragsmanagement oder dem QR Code rechts.
Autor: Robin Schmeisser beschäftigt sich seit 2004 intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Nach langjähriger Geschäftsführertätigkeit bei einem Softwarehersteller ist Robin Schmeisser ab Januar 2021 für Contracts on Fabasoft PROCECO verantwortlich und zudem seit September 2021 Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH.
→ Weitere Informationen zur Digitalisierung des Vertragsmanagements finden Sie hier.
