Der ROI von Legal Operations: Erfolgsmessung und Wertdarstellung mit Legal KPIs 

Im anspruchsvollen wirtschaftlichen Umfeld muss die Rechtsabteilung, wie alle anderen Abteilungen, erhöhten Druck und Aufmerksamkeit hinsichtlich ihrer operativen und kosteneffizienten Leistung standhalten. Um den Wert der Rechtsabteilung für die Organisation aufzuzeigen, sind Metriken von entscheidender Bedeutung – hierbei können Key Performance Indicators (KPIs) ein wirksames Instrument sein, um die Bedeutung der Abteilung messbar und veranschaulichend darzustellen.

Wie aus einer aktuellen Studie von PriceWaterhouseCoopers hervorgeht, stehen Organisationen weltweit vor einem zunehmend besorgniserregenden wirtschaftlichen Umfeld. Die Kombination aus globalen Konflikten, Auswirkungen der Pandemie, neuen Gesetzen und Regulierungen sowie eine anhaltende Skepsis gegenüber wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sorgt für eine von Unsicherheit geprägte Geschäftswelt.

Dadurch ergibt sich eine Neuausrichtung auf die Sicherung von operativen und kosteneffizienten Leistungen in jeder Abteilung eines Unternehmens. Auch die Rechtsabteilung bildet hierbei keine Ausnahme. Eine optimiert aufgestellte Rechtsabteilung kann das Wachstum in schwierigen Unternehmenszeiten vorantreiben. Tatsächlich bietet das aktuelle Umfeld der Rechtsabteilung eine einzigartige Chance. Laut dem Enterprise Legal Reputation (ELR) Report 2022 verfügen unternehmensinterne Rechtsteams über die Möglichkeit, zahlreiche Unternehmensbereiche positiv zu beeinflussen. Dies reicht von der Umsatzgenerierung über beschleunigte Verkaufsverhandlungen bis hin zu verbesserten betrieblichen Effizienzen. Dadurch sind sie in der Lage, ihre Rolle als Schutzinstanz des Unternehmens weiterzuentwickeln und ihren Wirkungskreis erheblich zu vergrößern.

Die Rechtsabteilung steht vor einer Herausforderung. Obwohl den meisten Unternehmen der Wert der Rechtsabteilung bekannt ist, gestaltet es sich bislang schwierig, die Auswirkungen ihrer Arbeit auf das Unternehmen vollständig zu erfassen und in Zahlen auszudrücken. In einer von Daten geprägten Welt hat die Rechtsabteilung somit einen Nachteil. Um als entscheidender und unmittelbarer Leistungsträger angesehen zu werden, bedarf es für die Rechtsabteilung konkreter Kennzahlen, welche ihre Leistung belegen. Dabei kommen sogenannte Key-Performance-Indicators (KPIs) zum Einsatz.

KPIs als Treiber für eine moderne Rechtsabteilung

Key-Performance-Indicators sind ein Werkzeug, um Prozesse zuverlässig zu messen, zu überwachen und letztlich zu optimieren. Beispiele hierfür sind:

• Gesamtausgaben für externe Anwälte
• Ausgaben pro Kanzlei
• Legal Spend als Prozentsatz am Gesamtumsatz
• Differenz von Budget und tatsächlichen Ausgaben (z.B. Prozentsatz, der innerhalb des Budgets lag)
• Externe Ausgaben im Vergleich zu internen
• Interne Anwälte im Verhältnis zum Umsatz
• Besetzung pro Akte (Matter)
• Kosten pro Matter
• Ausgaben mit Legal Management Software im Vergleich zu Ausgaben ohne

Bei effektiver Nutzung zeigen KPIs den Wert der Rechtsabteilung auf und ermöglichen es ihr, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und Effizienzen voll auszuschöpfen. Um KPIs effektiv zu nutzen, benötigt man eine zentrale Ressource zur Datensammlung und -messung. Hierbei kann eine Lösung für das Rechtsmanagement helfen.

Effektives Messen von Legal KPIs mit einer Enterprise Legal Management-Lösung (ELM)

Damit KPIs auch im Rahmen einer Rechtsabteilung effektiv eingesetzt werden können, kann eine ELM-Lösung dabei helfen, einen Echtzeit-Zugriff auf essenzielle Kennzahlen und Daten zu ermöglichen. Die folgenden Funktionen sind dabei unverzichtbar:

• Identifikation von Kosteneinsparungen: Die Funktion zur Verwaltung von Legal Spend erlaubt es, Einblicke darüber zu gewinnen, wie das Budget der Abteilung eingesetzt wird. Dadurch können Maßnahmen zur Kosteneinsparung ergriffen werden, wie beispielsweise die Verringerung der Ausgaben für externe Anwälte, die Optimierung von Legal Operations oder die Neuverhandlung von Honoraren.
• Effektives Matter Management: Eine ELM-Lösung ermöglicht es dem Rechtsteam, den Überblick über alle Matters zu behalten und die Analyse auf Matter-Ebene zu vereinfachen. Durch Kennzahlen wie Matter Volumen, Zeit- und Ergebnisdaten können detaillierte Einblicke gewonnen werden, die dem Rechtsteam helfen, Trends und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Auf diese Weise können Durchlaufzeiten reduziert, Vergleichsquoten verbessert und Gewinnquoten erhöht werden.
• Dienstleistermanagement: Das Management von juristischen Dienstleistern bietet eine effektive Möglichkeit, ihre Leistungen zu überwachen und Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit zu beurteilen. Auf dieser Grundlage können Unternehmen fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Dienstleister besonders effektiv arbeiten, und welche Verbesserungen benötigen. Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen es, bessere Preise auszuhandeln und Ressourcen effizienter zu nutzen.
• Teamproduktivität: Kennzahlen der Teamleistung wie Arbeitsbelastung, Aufwand für administrative Tätigkeiten und allgemeine Teamauslastung können genau untersucht werden, um die Produktivität des Teams zu bestimmen. Dabei können die Bereiche identifiziert werden, in denen Prozesse optimiert oder Teammitglieder effektiver eingesetzt werden können.

Weitere Vorteile einer ELM-Software? Im Laufe der Zeit entwickelt sich die Lösung zu einer Datenbank, die alle vergangenen Projekte und die damit verbundenen Ausgaben, aufgeschlüsselt nach standardisierten UTBMS (Uniform Task Based Management System) und LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) Codes beinhaltet. Durch Analysen können Einblicke in Rechtsausgaben gewonnen werden, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Eine Enterprise Legal Management-Software ermöglicht es der Rechtsabteilung, wertvolle Informationen zu nutzen, um ihre Legal Operations strategisch zu managen, aktiv zu den übergeordneten Geschäftszielen beizutragen sowie Jahr für Jahr erhebliche Verbesserungen zu erzielen. Dadurch wird die Position der Rechtsabteilung innerhalb des Unternehmens nachhaltig verändert – von einer Kostenstelle zu einem echten Werttreiber und Einsparungsfaktor.

Die sieben goldenen Regeln der KPI-Implementierung

Und jetzt sind Sie gefragt. Um Ihnen den Einstieg in die Welt der Legal KPIs zu vereinfachen, haben wir sieben goldene Regeln definiert, welche für eine erfolgreiche Formulierung von KPIs unbedingt beachtet werden sollten.

1. Beginnen Sie jetzt. Es ist besser, das Projekt „KPI“ schon jetzt schrittweise mit bestehenden Daten zu beginnen, statt die Einführung auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.
2. Strategie. Die KPIs sollten dazu dienen, übergeordnete Unternehmens- und Abteilungsziele zu verwirklichen.
3. Individualität. KPI-Listen können als Inspirationsquelle dienen, sollten aber an das eigene Unternehmen stets individuell angepasst werden.
4. Kommunikation. Die Geschäftsleitung und Mitarbeiter sind in den Einführungsprozess kontinuierlich mit einzubeziehen und von den Vorteilen der KPI-Erfassung zu überzeugen.
5. Aussagekraft. Vermeiden Sie die Entwicklung von zu vielen KPIs oder die Verwendung von komplexen Metriken, die schwer zu messen oder zu verstehen sind.
6. Realitätscheck. Setzen Sie realistische Ziele. Stellen Sie sicher, dass die KPIs herausfordernd sind, aber auf der Grundlage der historischen Leistung und der Branchenbenchmarks erreichbar sind.
7. Stetige Weiterentwicklung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre KPIs und aktualisieren Sie diese bei Bedarf, um sicherzustellen, dass sie relevant und effektiv sind und zur Förderung Ihrer Geschäftsergebnisse beitragen.

Wenn Sie bei der Entwicklung Ihrer KPIs diese sieben goldenen Regeln befolgen, kann Ihre Rechtsabteilung solide Kennzahlen erhalten, um ihren Wert für das Unternehmen zu quantifizieren. Dadurch kann sie zu einer treibenden Kraft bei der Schaffung einer produktiven und wirksamen Unternehmenskultur werden und gleichzeitig die Geschäftsergebnisse vorantreiben.

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Autor: Onit ist einer der führenden Anbieter von Prozess-basierten Lösungen für den Rechtsmarkt. Das umfassende Produktportfolio von Onit, bestehend aus Enterprise Legal Management (ELM) und Contract Lifecycle Management (CLM), umfasst Lösungen für das Legal Matter und Spend Management, die Beschaffung von juristischen Dienstleistungen sowie das Vertragsmanagement. In Europa bedient die Onit | BusyLamp Gruppe die Bedürfnisse von Rechtsabteilungen mit einer auf den europäischen Markt zugeschnittenen Legal Operations Plattform, die für mehr Transparenz, Kollaboration und Effizienz sorgt. Erfahren Sie mehr unter www.onit.com.

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