Daten, Daten, Daten: Wie Kanzleien ihren Datenaustausch automatisieren

Wachsende Datenmengen und ineffiziente Abläufe binden in vielen Anwaltskanzleien wertvolle Ressourcen. Zeit, die in allen Bereichen besser investiert wäre: in der Recherche, der Mandantenbetreuung, in die Freizeit. Anhand konkreter alltäglicher Beispiele beleuchtet dieser Beitrag, wie der Einsatz intelligenter Workflow-Automatisierung mithilfe von Actaport Kanzleien dabei unterstützen kann, diese Effizienzpotenziale zu heben und Zeit für das Kerngeschäft zu gewinnen.

Das Problem: exponentiell wachsende Datenmengen

Für Kanzleien ist der ständige Datenzuwachs aus unterschiedlichen Quellen tägliche Realität. Sei es bei der Mandantenakquise, Aktenanlage oder der kontinuierlichen Kommunikation mit Mandanten und Dritten – permanent strömen Informationen aus E-Mails, Formularen, Anrufen, beA, ja selbst analog und anderer Korrespondenz herein. Alle diese Daten müssen erfasst, verarbeitet, dedupliziert und schließlich den richtigen Akten im passenden Kontext zugeordnet werden.

Wenn diese Prozesse manuell ablaufen, binden sie erhebliche personelle Kapazitäten von Kolleginnen und Kollegen. Stunden werden dafür investiert, relevante Informationen zusammenzutragen, Mehrfacheingaben in verschiedenen Systemen vorzunehmen und Daten Akten manuell zuzuordnen. Dieser administrative Overhead kostet nicht nur wertvolle Zeit, er erhöht auch das Fehlerrisiko und führt zu Inkonsistenzen in den Datenbeständen, was sich negativ auf die Effizienz und Produktivität auswirkt – gerade bei der anschließenden Dokumentengenerierung.

Die Lösung: automatische Datenverarbeitung

Das Paradoxe: Ausgerechnet das wachsende Angebot leistungsfähiger Legal Tech Tools birgt ein enormes Potenzial. Doch gerade hier entstehen häufig neue Daten oder gar innerhalb der Technologielandschaft abweichende Datenbestände. Das führt zu Verwaltungsaufwand und beeinträchtigt den gewünschten Effekt.

Natürlich gibt es hierfür eine Lösung, ohne auf das gewünschte Legal Tech Tool zu verzichten: ein Fundament, das automatischen Datenaustausch auch zwischen Anwendungen ermöglicht. Eine Kanzleisoftware wie Actaport übernimmt den gesamten Zyklus der Datenintegration und -verteilung und fungiert als intelligente Datendrehscheibe – von den ersten Mandantenkontakten über die Aktenanlage, bis zur finalen Dokumentengenerierung und Abrechnung.

Actaport erfasst eingehende Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, beA, Online-Formularen, Anrufen, CRM-Systemen und anderen Anwendungen und bereitet diese für die Verwendungen auf und stellt dabei sicher, dass Daten nicht manuell übertragen werden oder im Bearbeitungsprozess variierende Datenbestände entstehen. Der laufende Kommunikationsfluss wird ebenfalls nahtlos erfasst und automatisch mit den korrekten Akten abgeglichen.

Anwendungsfall 1: Effiziente Mandantenaufnahme

Nehmen wir den Prozess der Neuaufnahme eines Mandanten: Bisher mussten die Interessentendaten aus unterschiedlichen Quellen wie Online-Formularen, E-Mail-Korrespondenzen oder Telefongesprächen mühsam zusammengetragen und mehrfach manuell in separate Systeme wie die Kanzleisoftware und CRM-Lösung eingegeben werden. Mit Actaport lässt sich dieser ressourcenintensive Aufwand weitgehend automatisieren. Sie wählen einfach die für sie passende Anwendung, wie Justin Legal, Flexilead, Jupus oder anderen für den Annahmeprozess. Sobald eine Akte angelegt werden soll, können sämtliche Daten automatisch übertragen werden. Mitunter spart dies mehrere Stunden pro Mandat.

Anwendungsfall 2: Die alltägliche Kommunikation

Neben der effizienten Neuaufnahme profitieren Kanzleien auch im laufenden Tagesgeschäft vom automatischen Datenaustausch. Egal ob E-Mail-Anhänge aus bekannten Systemen wie Microsoft Outlook oder beA, Telefonnotizen aus dem Business-Telefonsystem oder anderen Kommunikationskanälen – Actaport ermöglicht es, eingehende Informationen der zugehörigen Akte zuzuweisen. So haben Beteiligte jederzeit einen vollständigen, aktuellen Überblick über sämtliche Vorgänge und Interaktionen zu einem Mandat. Ein Produktivitätsgewinn, der sich direkt auf die Qualität der inhaltlichen Arbeit der Erstellung eines Schriftsatzes auswirkt.

Anwendungsfall 3: Zufriedene Mandanten

Mandanten wollen stets auf dem Laufenden sein. Doch werden Informationen per E-Mail übersendet, ist das weder sicher noch praktikabel. Im Verlauf entstehen lokale Versionen zum selben Dokument. Häufig geht dem Mandanten die Übersicht verloren, was sich auf die Zufriedenheit auswirkt.

Das Mandantenportal von Actaport löst beide Probleme: Kanzleien können ihre Mandanten kontinuierlich über den aktuellen Stand der Vorgänge auf Basis geschützter, stets aktueller Daten informieren – ein Gewinn an Transparenz, Vertrauen und letztlich Kundenzufriedenheit und Bindung.

Automatischer Datenaustausch im gesamten Kanzlei-Alltag

Die Datenmengen werden nicht nur weiterhin ansteigen, sondern durch die Integration neuer Legal Tech Tools wird auch die Vielfalt der Datenquellen zunehmen. Es ist entscheidend, dass unsere Prozesse flexibel gestaltet sind, um sich nahtlos an neue Anwendungen anzupassen oder bestehende zu ersetzen, ohne dass eine Neugestaltung des Systems erforderlich ist. Technologie dient dabei als kraftvolle Unterstützung, die es uns ermöglicht, effizienter und effektiver zu arbeiten.

Sind Sie bereit, die Chancen intelligenter Datenautomatisierung für Ihre Kanzlei zu nutzen und Routineaufgaben zu rationalisieren? Informieren Sie sich jetzt über die umfassenden Automatisierungsfunktionen von Actaport und fordern Sie eine persönliche Demo an.

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