Anwaltssoftware aus der Cloud: Als digitale Kanzlei am Puls der Zeit

Wie können Anwälte auf eine konsequent digitale Arbeitsweise umstellen? Eine moderne Kanzleisoftware kann dazu einen entscheidenden Beitrag leisten. Branchenexpertise, Automatisierung und Cloud sind wichtige Schlüsselfaktoren bei der Softwareauswahl.

Der Arbeitsalltag in der Kanzlei ist auch heute noch häufig durch analoge Prozesse geprägt: Schriftsätze werden ausgedruckt, Verfügungen handschriftlich vermerkt, Papierdokumente in Handakten abgelegt. Diese manuellen Tätigkeiten kosten nicht nur viel Zeit. Sie können auch zu Missverständnissen und Fehlern führen, wenn der Informationsstand bei den beteiligten Mitarbeitenden nicht derselbe ist. Daraus resultierende lange Reaktionszeiten kommen auch bei den Mandanten nicht gut an. Legalvisio kann die Digitalisierung von Kanzleien erheblich vereinfachen und beschleunigen.

Branchenexpertise: Kanzleialltag

Anwaltssoftware – das schreiben sich viele Anbieter auf die Fahnen. Doch meist verbergen sich dahinter modifizierte Standardlösungen mit angepassten Einzelfunktionen. Wer Wert darauf legt, dass die Software den Anwalt „versteht“, sollte beim Anbieter nachfragen, inwiefern Anwälte in die Softwareentwicklung einbezogen sind. Nur wenige Programme können von sich behaupten, „von Anwälten für Anwälte“ entwickelt worden zu sein. Zwar ist das kein K.o.-Kriterium, doch sollte sich die Software auf jeden Fall an den Kanzleiprozessen orientieren. Denn wie erfolgreich die Software später in der Kanzlei eingesetzt wird, hängt entscheidend von der Akzeptanz der Anwenderinnen und Anwender ab.

Digitalisierung: Elektronische Akten

Legalvisio digitalisiert und automatisiert manuelle Abläufe und sorgt so für optimierte Prozesse und reibungslose Zusammenarbeit. Dreh- und Angelpunkt ist dabei die digitale Akte für die Mandatsverwaltung. Hier werden Informationen zu den Beteiligten sowie zugehörige Dokumente, E-Mails, Aufgaben und Termine an einem zentralen Ort gebündelt. Gleichzeitig kann der Bearbeitende aus der Akte heraus Workflows anstoßen, indem er zum Beispiel Verfügungen erstellt und den Kolleginnen oder Kollegen zuweist. Idealerweise werden in der Akte auch Zeiten erfasst.

Automatisierung: Kollege Computer übernimmt

Digitalisierung ist der erste Schritt, Automation der zweite, wenn es darum geht, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Legalvisio unterstützt dabei, repetitive Aufgaben zu automatisieren. Ein Beispiel dafür ist der automatisierte Versand von Dokumenten auf der Basis von Musterschriftsätzen, die vom System zusammen mit den passenden Textbausteinen verschickt werden, ohne dass der Anwender auch nur eine Zeile schreiben muss.

Kanzleimanagement: Fristen unter Kontrolle

Viele Aufgaben in der Kanzlei sind zeitkritisch. Legalvisio sorgt mit Termin- und Aufgabenmanagement dafür, dass der Überblick über alle Aufgaben gewahrt bleibt und Fristen eingehalten werden – sowohl auf Mandats- als auch auf Kanzleiebene. Dabei hilft zum Beispiel die persönliche Agenda, die der Anwender täglich vollautomatisch in sein Postfach geschickt bekommt. Aber auch farbliche Kennungen zu Aufgabenphasen oder Wiedervorlagefunktionen sorgen für ein effektives Zeitmanagement.

Wirtschaftlichkeit: Lukrative und unlukrative Akten

Ideal ist, dass Legalvisio nicht nur die administrativen Prozesse unterstützt, sondern auch Daten aus der Finanzbuchhaltung integriert. Dadurch wird zum Beispiel in der Akte transparent, ob Zahlungen des Mandanten ausstehen. Dank der Zeiterfassung über die Akte wird auch ersichtlich, wie viel Arbeitszeit in die Akte geflossen ist. Dadurch wird der durchschnittliche Umsatz pro Stunde ermittelt und somit die Wirtschaftlichkeit einzelner Mandate ganz einfach ermittelt.

Controlling: Finanzen im Blick

Doch nicht nur die einzelnen Mandate, auch die komplette Kanzlei kann in den Blick genommen werden. So können etwa betriebswirtschaftliche Auswertungen zu Einnahmen, Ausgaben, Gewinn, Entwicklung der Aktenlage und Beratungshilfe-Einnahmen per Klick abgerufen werden – und das in Echtzeit, wenn eine Cloud-Software genutzt wird. So behalten Anwälte jederzeit die wichtigen Kennzahlen Ihrer Kanzlei im Blick.

Ganzheitlichkeit: eine runde Sache

Einzellösungen erfordern Schnittstellen oder lästige Importe und Exporte von Daten von einem System ins andere. Mit einer durchgängigen Software werden hingegen Medienbrüche vermieden. Legalvisio deckt mit seiner Funktionsdichte alle wichtigen Abläufe in der Kanzlei ab und kann sowohl auf dem PC als auch auf dem MAC genutzt werden:

• Digitaler Posteingang (Scan-Workflow)
• Mandatsmanagement (Digitale Akte)
• Kontaktverwaltung
• Aufgabenverwaltung
• Kalender (persönlich / Kanzlei)
• Zeit- und Leistungserfassung (je Akte und Mandant)
• Dokumentenmanagement
• Digitaler Postausgang (Vorlagen, Textbausteine)
• (Akten-)buchhaltung
• Forderungsmanagement / Mahnwesen

In einer integrierten Lösung sind Daten (z.B. Akten und Kalender) verknüpft. Das macht Legalvisio zum Allrounder für alle wichtigen Aufgaben, angefangen bei der digitalen Aktenverwaltung über das Prozessmanagement bis hin zur Buchhaltung.

Cloud Computing: Arbeiten von überall

Cloudbasierte Tools lassen sich in jedem Browser und auf jedem Gerät aufrufen. Fachangestellte und Anwälte können somit von überall aus auf die Dokumente und Daten zugreifen – ein Vorteil, den viele Mitarbeitende während der Pandemie zu schätzen wussten und der längst Normalität geworden ist. Arbeitgeber geraten inzwischen in Erklärungsnot, wenn sie kein Homeoffice anbieten. Für die neue Anwaltsgeneration ist mobiles Arbeiten selbstverständlich. Kanzleien, die mit Cloud-Software arbeiten, erhöhen somit auch ihre Arbeitgeber-Attraktivität.

Effizienter mit Anwaltssoftware

Mit Legalvisio gestaltet sich der Arbeitsalltag leichter. Statt sich mit zeitaufwändigen administrativen Aufgaben abzumühen, geht es jetzt allenfalls noch um die Kontrolle der automatisierten Vorgänge. Langwieriges Suchen entfällt, weil alle Daten und Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Die Vernetzung der Daten ermöglicht umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten etwa im Hinblick auf unlukrative und lukrative Akten. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen außerdem flexiblere Arbeitszeiten und Arbeitsorte.

Doch nicht nur die Mitarbeitenden profitieren von cloudbasierter Kanzleisoftware. Auch die Mandanten haben heute andere Ansprüche an Schnelligkeit und Qualität, die sich mit Kanzleisoftware viel besser erfüllen lassen. So machen eine übersichtliche Ablagestruktur und effiziente Workflows die Betreuung noch hochwertiger. Dabei geht die persönliche Note durch die Digitalisierung keineswegs verloren. Ganz im Gegenteil: Wer das Potenzial der Digitalisierung nutzt, kann verstärkt auf die Bedürfnisse und Wünsche seiner Mandanten eingehen.

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Autor: Lucas Meier ist Rechtsanwalt und hat eine Ausbildung zum Fachinformatiker abgeschlossen. Die Kompetenzen aus beiden Welten bringt er als Product Owner seit 2016 in die Entwicklung der Software ein und hat damit das Ziel, die Digitalisierung der Rechtsbranche voranzutreiben. Ganz nach dem Motto: Entwickelt von Anwälten für Anwälte.

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