Weshalb Wissensmanagement ein Must-have für Anwaltskanzleien ist

Im 21. Jahrhundert avancieren Daten zum wertvollsten und zugleich komplexesten Gut, welches durch die fortschreitende Digitalisierung eine bislang unerreichte Zugänglichkeit erfährt. Die Menschheitsgeschichte und ihr gesammeltes Wissen sind allgegenwärtig abrufbar. Suchmaschinen bieten eine effiziente Navigation durch das umfangreiche Informationsnetz des Internets. Künftig wird es aber vor allem künstliche Intelligenz sein, die die Fähigkeit hat, binnen Sekunden auf enorme Datenmengen zuzugreifen und diese zu analysieren, um komplexe Anfragen umgehend zu beantworten.

Während also früher ein Blick ins Buch oder sogar der Gang in die Bibliothek notwendig war, lässt sich heute alles in wenigen Sekunden online abrufen. Ein immenser Umfang an Wissen, der weit über das Fassungsvermögen eines individuellen Menschen hinausgeht, und der ohne Suchmaschinen oder KI-Modelle nicht annähernd so effektiv genutzt werden könnte. Was aber unterscheidet diese Technologien vom Menschen? Im Kern ist es ein ausgeklügeltes Wissensmanagement, das speziell darauf abzielt, präzise und schnell auf die relevanten Informationen zuzugreifen. Dabei stehen Qualität und Geschwindigkeit der Informationsbeschaffung im Fokus.

Erfolgreiches Wissensmanagement steigert Effizienz & Übersicht

Auch Anwaltskanzleien sind von fortschreitender Digitalisierung und dem zunehmenden Trend zur Datenintensität nicht ausgenommen. Große Datensätze mit digitalen Informationen füllen die Akten von Mandantinnen und Mandanten. Die Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten sowie die interne Organisation und Administration beanspruchen zusätzliche Ressourcen. Hinzu kommt die Kommunikation mit Behörden und Justiz sowie mit Mandantinnen und Mandanten selbst. Die effiziente Bewältigung dieser vielfältigen Aufgaben setzt die Bündelung, Sammlung und gezielte Weitergabe von Informationen und Wissen voraus – eine Herausforderung, bei der das Prinzip des Wissensmanagements auch in Kanzleien eingesetzt werden kann.

Werden Prozesse und Informationen geschickt miteinander verknüpft, dann ermöglicht ein solches System eine effizientere Arbeitskultur, die sich unmittelbar in gesteigerter Profitabilität widerspiegelt. Ein erfolgreicher Wissenstransfer innerhalb der Kanzlei, der allen Mitarbeitenden die Partizipation und die aktive Mitgestaltung an bestehenden Abläufen ermöglicht, generiert nicht nur ein erhöhtes Maß an Engagement, sondern steigert auch die Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft.

Die Implementierung eines digitalen Wissensmanagements dient darüber hinaus der Minimierung von Risiken, da die Einhaltung von Compliance-Vorschriften unabdingbar ist. Anwältinnen und Anwälte sind zur Rechtstreue verpflichtet und vom Geldwäschegesetz, über die Verschwiegenheitspflicht bis hin zur Datenschutz-Grundverordnung gilt es alle Regularien einzuhalten. In einem Arbeitsumfeld, in dem menschliche Fehler unvermeidbar sind, können diese durch die Schaffung klar definierter organisatorischer Strukturen auf ein Minimum reduziert werden. Gleichzeitig fördert ein effizienter Wissenstransfer die Teamarbeit, indem es den Austausch und die kollaborative Bearbeitung von Informationen in Echtzeit ermöglicht.

Herausforderungen bremsen die Digitalisierung

Viele Kanzleien haben das erkannt und bemühen sich bereits, ein Wissensmanagement in Form verschiedenster Tools zu etablieren, stoßen dabei jedoch auf Herausforderungen und Hürden, die den Fortschritt immer wieder bremsen. Schließlich umfasst die Kanzleiarbeit vor allem den Umgang mit sensiblen Daten und Austausch mit diversen Parteien. Datenschutz und einhergehende Sicherheitsbedenken stellen daher meist die größte Hürde dar. Vor diesem Hintergrund sind Tools wie ChatGPT bereits vom Tisch.

Parallel bedarf es einem System, das benutzerfreundlich ist und den Zugriff auf Inhalte sowie Dokumente einfach und jederzeit ermöglicht. Viele Systeme erfordern aber nach wie vor VPN-Verbindungen sowie komplizierte Authentifizierungsverfahren. Ein unmittelbarer und uneingeschränkter Zugriff ist damit größtenteils jedoch nicht möglich, sondern immer an Bedingungen geknüpft. Darüber hinaus bedarf es einer differenzierten Betrachtung und sinnvollen Organisation der Daten, denn nicht alle Informationen besitzen die gleiche Relevanz. Schließlich geht es einerseits um einen schnellen, effizienten Zugriff, aber auch darum, die richtigen Informationen zu erreichen. Es bedarf also einem intuitiven, logischen System, damit gesuchte Inhalte schnell gefunden werden.

Komponenten und Akteure müssen berücksichtigt werden

Damit ein System zum Wissensmanagement erfolgreich in Kanzleien etabliert werden kann, müssen wesentliche Komponenten und Akteure, die langfristig daran beteiligt sind, in das Vorhaben eingebunden und berücksichtigt werden. Nur dann lässt sich ein System schaffen, das den Austausch, die Speicherung und Nutzung von Wissen langfristig sowie optimal gewährleistet.

Im Mittelpunkt dieses Vorhabens steht zweifellos die Belegschaft. Von den Partnern über die juristischen Mitarbeiter bis hin zum Verwaltungspersonal, alle Teammitglieder müssen das Wissensmanagementsystem effizient und zielgerichtet nutzen können. Zudem gilt es, alle Beteiligten hinsichtlich der Zusammenarbeit zu sensibilisieren. Ziel ist, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der das gemeinsame Wissen zu besseren Ergebnissen für alle führt und das Teilen von Informationen und Erfahrungen ein fundamentaler Wert ist.

Darüber hinaus ist die sorgfältige Gestaltung der Arbeitsabläufe von großer Bedeutung. Effektive und aufeinander abgestimmte Prozesse stellen sicher, dass das Wissen effizient verwaltet und genutzt wird, wodurch Zeit gespart und Fehler vermieden werden. Auch der Datentransfer spielt eine entscheidende Rolle. Wie werden Daten effizient und vor allem sicher entsprechend aller Regularien transferiert?

Schlussendlich geht es darum, die Ansprüche aller Beteiligten sowie Prozesse und Arbeitsabläufe auch bei der technischen Komponente zu berücksichtigen und eine Plattform bereitzustellen, die alle notwendigen Werkzeuge bietet. Es gilt dabei, die verschiedenen Programme, Kommunikationswege und administrativen Tools zu verknüpfen. Dieser Prozess umfasst Dokumentenmanagementsysteme, Wissensdatenbanken, Kollaborationstools und andere Technologien, die den Wissensaustausch unterstützen. Eine Wissensmanagement-Plattform sammelt so alle Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort und ermöglicht einen einheitlichen Zugriff.

Wissensmanagement als Gehirn der Kanzlei

Das Wissensmanagement stellt in Kanzleien also einen zentralen Hub dar, mit dem alle Akteure kollaborativ arbeiten. Genau an dieser Stelle knüpft Actaport als erstes cloudbasiertes Kanzleimanagement an, denn hier versteht man sich nicht nur als reiner Softwareanbieter, sondern vielmehr als universell einsetzbare Plattform. Etablierte Kanzleitools, wie zum Beispiel JUPUS, Silberfluss und auch Kommunikationstools sowie Office-Anwendungen, werden damit als gesamtes Kanzleiwissen zentralisiert nutzbar. Der Abruf von Daten zu Mandantinnen und Mandanten, die Kommunikation mit Behörden oder administrative Aufgaben und Terminkoordination sind möglich. Actaport agiert so als Gehirn der Kanzlei und wird zur zentralen Wissensmanagement-Plattform.

Die Vorteile dahinter liegen auf der Hand: Mandantinnen und Mandanten können dann zum Beispiel über ein entsprechendes Portal direkt auf ihre individuellen Daten zugreifen und erhalten schnell und einfach alle Informationen. Das steigert die Zufriedenheit der Mandantinnen sowie Mandanten. Zusätzliche Anrufe und E-Mails können so auf ein Minimum reduziert werden.

Die Nutzung einer Wissensmanagement-Plattform macht sich aber auch in der internen Kanzleiarbeit bemerkbar. Einmal vorhandenes Wissen wird zum Beispiel in Form von Dokumenten oder (E-Mail-)Konversationen zentral hinterlegt, geht so nicht mehr verloren, kann von allen Mitarbeitenden abgerufen und weiter- bzw. wiederverwendet werden. Davon profitiert wiederum die interne Zusammenarbeit. Durch die zentrale Ablage können von allen Akteuren jederzeit in Echtzeit die Informationen eingesehen werden. So wird eine kollaborative Zusammenarbeit mit ortsunabhängiger Qualitätssicherung ermöglicht. Darauf aufbauende Arbeit ist so nicht nur effizienter, sondern minimiert auch das Risiko für Fehler und stellt Kanzleien professioneller sowie zuverlässiger auf.

Durch den zentralisierten Zugriff auf Unternehmens-Dokumente und Inhalte eröffnet Actaport aber auch völlig neue Möglichkeiten hinsichtlich datengetriebener Entscheidungen. Schließlich geht es nicht nur um den Zugriff auf Fachwissen, sondern auch um Einsicht in Abläufe und Ressourcen zu erhalten. Details über Akquisekosten, erfasste Zeit und Erträge lassen sich so bewerten und damit auch Aussagen zum Beispiel hinsichtlich der Rentabilität einzelner Rechtsgebiete treffen. Teure, unrentable Bereiche können so identifiziert und anschließend optimiert werden.

Grundlegende Anforderungen an ein Wissensmanagement

Damit ein Wissensmanagement-System in Kanzleien eingesetzt werden kann, muss dessen Funktionsumfang logischerweise auch auf die Aufgaben der Rechtsbranche ausgerichtet sein. Actaport ist speziell auf Rechtsanwaltskanzleien ausgelegt und optimiert. Dabei agiert es nicht als herkömmliche Software, sondern integriert als Plattform alle bestehenden Daten sowie Tools und macht das Kanzleiwissen so effizient nutzbar.

Dokumenten- & Wissensablage

Dokumente und (Fach-)Wissen gehören zu den Hauptbestandteilen der Rechtsarbeit. Aus diesem Grund ist eine intuitive und strukturierte Ablage von Dokumenten und Wissen die Basis für ein effizientes Arbeiten. Actaport archiviert Dokumente aus beliebigen Quellen und Formaten sowie ermöglicht eine direkte Bearbeitung.

Standardisierte Vorlagen für Akten und Dokumente ermöglichen, alle relevanten Informationen richtig zu verorten. Mit intelligenten Vorlagen sind so in sekundenschnelle vorausgefüllte Dokumente samt individualisierbarer Textbausteine erstellt. Dokumentationen, Notizen und Organisation werden damit um ein Vielfaches vereinfacht und der Aufwand auf ein Minimum reduziert. Dokumente, Rechnungen und Nachrichten können außerdem automatisch mit den hinterlegten Akteninformationen befüllt und Wissen so effektiv genutzt werden. Mit ausreichend Platz für Zusatzinformationen geht dabei kein Detail verloren.

Nutzerfreundliche und zuverlässige Technologie

Die beste und effizienteste Technologie bringt nur wenig Vorteile, wenn diese nicht nutzerfreundlich und damit gewöhnungsbedürftig sowie kompliziert in der Verwendung ist. Deswegen ist Actaport so gestaltet, dass es als universelle Plattform systemunabhängig und ohne umfangreiche Einarbeitungsphase genutzt werden kann. Dieser Faktor ist wichtig, um die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu fördern.

Als zentraler Ort ist die Plattform auf jedem System, egal ob stationär oder mobil, über den Browser abrufbar und bietet so einen einfachen Zugang zum Kanzleiwissen. Möglich ist das dank der Cloud-Lösung, die einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff schafft. Integrationen und Schnittstellen ermöglichen zudem die Anbindung an viele branchenübliche Programme, auch E-Mail- sowie beA-Kommunikation werden zentralisiert. Das ermöglicht einen automatisierten Datentransfer ohne manuelle Prozesse zwischen dem vorhandenen Wissen.

Datensicherheit und Compliance spielen eine große Rolle, weshalb Actaport großen Wert auf Sicherheit und regelmäßige Verbesserungen legt. Bestehende Mechanismen werden laufend geprüft und verbessert. Hinzu kommen automatisierte Updates, Verschlüsselungen und mehrfache Authentifizierungen.

Incentivierung von Wissensaustausch

Damit das Wissensmanagement auch wirklich effektiv funktioniert, müssen die vorhandenen Informationen sinnvoll verknüpft und nutzbar sein. Schließlich bringt eine große Datenbank mit vielen Informationen wenig, wenn diese nicht genutzt werden (können). Actaport macht Wissen nicht nur verfügbar, sondern Informationen vor allem auch nutzbar. Dank Volltextsuche werden zum Beispiel auch Inhalte gefunden, ohne deren Namen zu kennen. Hier knüpft auch die Tatsache an, dass Ergebnisse aktenübergreifend nutzbar sein müssen. Dafür muss das Wissen auffindbar sein. So wird das Kanzleiwissen nicht nur zugänglich, sondern in einen strategischen Vorteil transformiert.

Wie wird Wissensmanagement in Kanzleien etabliert?

Wichtig zu wissen ist, dass die Implementierung eines effektiven und langfristig erfolgreichen Wissensmanagements in Kanzleien nicht nur die Auswahl des richtigen Tools erfordert. Wissensmanagement ist eine grundlegende Arbeitsweise, die fest im Unternehmen und dessen Kultur verankert sein muss. Dafür bedarf es einen Transformationsprozess und der Klärung, wo überhaupt der eigene Bedarf liegt. Woher kommen Daten? Wie verwende ich diese Informationen und mache sie nutzbar? Actaport unterstützt Ihre Kanzlei in diesem Prozess und identifiziert in einem kostenfreien Potenzialgespräch gemeinsam mit Ihnen Ihre individuellen Verbesserungs- und Optimierungsmöglichkeiten durch ein erfolgreiches Wissensmanagement.

Wissensmanagement wird zum Branchenstandard

Noch ist Wissensmanagement für Anwaltskanzleien nur eine Option, doch langfristig wird es zur Notwendigkeit. Die Fähigkeit, Informationen schnell und sicher zu sammeln, organisieren und zugänglich zu machen, stellt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Damit die Implementierung einer Plattform für Wissensmanagement erfolgreich ist, müssen Kanzleien bei der Umsetzung ihre individuellen Bedürfnisse, die beteiligten Akteure und Komponenten sowie Arbeitsweisen berücksichtigen. Gleichzeitig ist es essenziell, dass eine entsprechende Dokumenten- sowie Wissensablage in einer nutzerfreundlichen Anwendung vereint sind, mit der die vorhandenen Daten nicht nur eingesehen, sondern vor allem kanzleiweit genutzt werden können.

Werden alle Anforderungen berücksichtigt, bedeutet das in der Summe auf der einen Seite ein durchdachtes Wissensmanagement, welches nicht nur interne Prozesse optimiert, Effizienz, Profitabilität und Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft steigert. Sondern auf der anderen Seite auch die Zufriedenheit der Mandantinnen und Mandanten signifikant erhöht und somit zum unverzichtbaren Bestandteil der modernen Rechtspraxis avanciert. Actaport wird so zur individuellen Plattform für das Wachstum von Rechtsanwaltskanzleien.