Was bringt Workflow Automatisierung?

Was bringt Workflow Automatisierung?

08.10.21 – Legal Tech umfasst per Definition eine Vielzahl an technischen Lösungsbereichen, um die Arbeit und Zusammenarbeit digital zu unterstützen. Selbst in den einzelnen Teilbereichen sind die Anwendungen und Lösungen immer noch vielfältig. Wir als Anbieter von Legal Tech Software befassen uns mit unserer ShakeSpeare Software mit einem Teilbereich, dem der Workflow Automatisierung. Auch dieser Bereich an sich ist wieder vielfältig. Anwendungsbereiche der Workflow Automatisierung sind meistens Rechtsgebiete, in denen es eine Vielzahl ähnlich gelagerter Fälle gibt, deren Bearbeitung automatisiert werden kann.

Beim Einsatz der Software kommen wir täglich in den Kontakt mit innovativen Kanzleien, die eine technische Lösung für eine Herausforderung suchen. Die Herausforderungen ähneln sich und lassen sich in drei Gruppen aufteilen:

  • Es gibt zusätzliche Mandatsanfragen, deren Bearbeitung ohne Softwareunterstützung nicht denkbar/ wirtschaftlich ist (Mitarbeiter sind überlastet, Fachkräftemangel am Arbeitsmarkt)
  • Es handelt sich um eine Ausgründung oder Neugründung eines Legal Tech Unternehmens (meistens zur Bearbeitung von Massenverfahren)
  • Es handelt sich um eine Neugründung einer Kanzlei, die von Beginn an ausschließlich digital arbeiten
    möchte.

Als uns die LTV Redaktion fragte, ob wir die Erfahrungen aus unseren Projekten mit der Leserschaft des Legal Tech Magazin teilen könnten, hielt ich es für das Spannendste unsere Kunden direkt zu Wort kommen zu lassen und Ihre in Legal Tech Projekten gemachte Erfahrungen weiterzugeben. Hierfür haben wir exemplarisch drei unserer Kunden interviewt.

Anne Lachmund, Gründerin der Kanzlei „Lachmund Law“ aus Berlin mit dem Schwerpunkt im Arbeitsrecht (Kanzleineugründung, eine Rechtsanwältin)

Warum wollten Sie Legal Tech einsetzen?
Ich hatte schon länger die Idee einer digitalen Kanzlei für Arbeitsrecht im Kopf, in der alle Standardabläufe weitestgehend automatisiert sind. Dass dies unter den Begriff „Legal Tech“ fällt, war mir dabei noch gar nicht klar. Mit meiner digitalen Kanzlei für Arbeitsrecht „Lachmund Law“ berate ich hauptsächlich Arbeitnehmer. Viele davon sind in irgendeiner Weise von einer Kündigung betroffen. Insbesondere das Vorgehen bei einer Kündigungsschutzklage birgt ein enormes Automatisierungspotential. Beginnend mit der Aktenanlage, über die Deckungsanfrage bei der Rechtsschutzversicherung, bis zur Erstellung der eigentlichen Kündigungsschutzklage.

Was versprechen Sie sich von der Workflowautomatisierung?
In erster Linie möchte ich meinen Mandanten natürlich ein gutes Dienstleistungserlebnis bieten. Dafür ist meiner Meinung nach kein physischer Kontakt oder Papier notwendig. Vertrauen lässt sich auch über einen Video Call oder am Telefon aufbauen. Meine Mandanten wissen es vielmehr zu schätzen, dass die Rechtsberatung bei mir angefangen von der Beauftragung rein digital abläuft und ich jederzeit über moderne Kommunikationswege zu erreichen bin. Zum anderen sind mir effiziente Abläufe im Rahmen meiner eigenen Kanzleiorganisation sehr wichtig. Ich möchte keine unnötige Zeit für Abläufe auf-wenden, die sich automatisieren lassen. Lieber stecke ich die Zeit in die Betreuung meiner Mandanten und die Auseinandersetzung mit der Gegenseite. Gute Ergebnisse brauchen Zeit und mir ist es wichtig, dass sich meine Mandanten gut aufgehoben fühlen.

Was haben Sie während des Projekts gelernt?
Mein größtes Learning war wohl, dass nicht immer alles von Anfang an perfekt sein muss, sondern eher „work in progress“ ist. In dieser Hinsicht können Juristen sicherlich noch einiges von Softwareentwicklern lernen.

Anja Koch Mitglied des Vorstands der DIRO AG – das Kanzleinetzwerk für Europa

Warum wollten Sie Legal Tech einsetzen?
Als Kanzleinetzwerk verstehen wir uns selbst als Innovator und Multiplikator für die Erarbeitung und Implementierung von Ideen und Projekten – immer in enger Zusammenarbeit mit unseren Netzwerk-Kanzleien, die ein breites Leistungsspektrum auszeichnet. So stellte sich eigentlich nicht die Frage, ob wir Legal Tech einsetzen wollen, sondern nur, in welchen Bereichen wir Legal Tech als erstes einsetzen können. Gemeinsam mit der 42DBS entwicklen wir mit der ShakeSpeare Technologie ein netzwerkfähiges Tool für die mandantenorientierte und rechtssichere Prozessautomatisierung, dass unsere Mitglieder nutzen können.

Was versprechen Sie sich von der Workflowautomatisierung?
In standardisierbaren Rechtsgebieten („Commodities“) sehen wir umfassende Potentiale für die Automatisierung und haben als erstes Rechtsgebiet das Ordnungswidrigkeitenrecht gewählt. Zielsetzung ist es, Prozesse durch einen einfachen und intuitiven Workflow zu vereinfachen, zu beschleunigen und qualitativ zu verbessern. In der Zusammenarbeit mit einer Expertengruppe innerhalb des Netzwerkes und einem Sachverständigenbüro sind wir in der Lage, stets die aktuelle Rechtsprechung und die neueste technische Entwicklung im Shakespeare-Workflow und in den resultierenden Dokumenten abzubilden. So sparen unsere Mitglieder nicht nur Zeit bei der Mandatsbearbeitung sondern haben durch die Software automatisch Zugriff auf die aktuellste Rechtsprechung und das Wissen und den Erfahrungsschatz der Sachverständigen.

Was haben Sie während des Projektes gelernt?
Eine der größten Herausforderungen war es, den vielfältigen Bearbeitungsprozess einer Ordnungswidrigkeit in strukturierte Einzelschritte zu zerlegen, um ihn dann wieder zu einem schlüssigen und digitalisierbaren Workflow zusammenzusetzen. Das bedeutete für uns auch: Die Übersetzung von anwaltlicher Erfahrung und Bauchgefühl in einen strukturierten Ablauf ist eine Herausforderung, die es lohnt, anzugehen und die letztlich zusammen am besten funktionieren. Im gesamten Prozess stellen wir den Mandanten in den Mittelpunkt: Was sind wesentliche Informationen, die für die schnelle Fallbearbeitung notwendig sind? Wie informiere ich während und zum Abschluss der Fallbearbeitung bestmöglich? Mit der ShakeSpeare Workflow Automatisierung können wir nun in Kürze ein Tool anbieten, das von Mandatsannahme bis zur individuellen Fallprüfung alle wesentlichen Prozessschritte einfach und übersichtlich abbildet.

Miklas Kosminski Rechtsanwalt & Partner bei der Johannsen Rechtsanwälte PartG mbB und Thomas Dietsch Geschäftsführender Gesellschafter Johannsen Service GmbH (Schwerpunkt Versicherungsrecht und Verkehrsrecht aus Hamburg)

Warum möchten Sie Legal Tech einsetzen?
Johannsen Rechtsanwälte und Johannsen Service GmbH investieren mit dem Aufbau einer eigenständigen geschäftsspezifischen IT-Plattform in die Zukunftsfähigkeit unserer Geschäftsmodelle und in eine bestmögliche Schadenregulierung für unsere Mandanten: Schnell, effizient und skalierbar. Johannsen Rechtsanwälte übernimmt sowohl die rechtliche Prüfung als auch die sich anschließende Regulierung jeglicher Verkehrsunfälle (Kasko- und KH-Schaden) für Autovermietungen, Leasinggesellschaften und Versicherungen. In der Ermittlung und Abrechnung der Schadenkosten mit den jeweiligen Kasko-Versicherungen setzen wir das mit der ShakeSpeare Software erstellte neue Bearbeitungssystem ein. Wir schaffen damit die Möglichkeit einer integrierten digitalen Bearbeitung, beginnend bei unseren Mandanten, bei uns in der Kanzlei in der nächsten Ausbaustufe inklusive einer Anbindung an die regulierenden Kaskoversicherer.

Was versprechen Sie sich von der Workflowautomatisierung?
Drei Ziele stehen für uns im Vordergrund:
1. Die effiziente und qualitätsgesicherte Verarbeitung aller Schadenfälle
2. Die Automatisierung aller nicht wertschöpfenden Arbeitsschritte, z.B. in der Schadenanlage, der Dokumentenerstellung und des Dokumentenroutings, Terminmanagement und Generierung von Reportings.
3. Absolute Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand aller Schadenfälle

Was haben Sie während des Projektes gelernt?
In der Projektarbeit wurde unser Fokus auf die nötigen Arbeitsschritte und Arbeitsabläufe inklusive aller Schnittstellen geschärft. Mit Hilfe der Workflowexperten von 42dbs ist es uns sehr gut gelungen, die bestehenden Arbeitsabläufe zu optimieren und für alle Mitarbeiter klarer und nachvollziehbarer zu strukturieren.

Autor: Anselm Appel, Head of Business Develop- ment & Sales bei 42DBS, Entwickler der Shakespeare Software für Workflow Au- tomatisierung und Massenverfahren im Legal Tech Bereich.

Foto: © Wrightstudio / Bigstockphoto

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