Vertragsmanagement neu gedacht: Nahtlose Zusammenarbeit mit externen Partnern

Die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Rechtsvertretungen ist über den Contract Lifecycle hinweg ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements. Digitalisieren Unternehmen ihre Geschäftsprozesse, gilt es daher, ihre externen Partner ebenso nahtlos in Workflows zu integrieren, wie interne Beteiligte. Wie dies gelingt, zeigt folgender Beitrag.

Zu einem Großteil schließen Unternehmen geschäftsrelevante Verträge mit externen Partnern ab. Dennoch beziehen Betriebe ihre Kunden, Lieferanten oder auch Rechtsvertretungen häufig nicht oder nicht vollständig in ihre digitalen Workflows mit ein. Dadurch laufen viele Tätigkeiten im Abstimmungs- und Zeichnungsprozess immer noch manuell ab: Beispielsweise der unsichere Datenaustausch via E-Mail, der mehrmalige Vergleich von Dokumentenversionen oder das händische Signieren.

Um jene Medienbrüche zu vermeiden, stellt sich daher nicht die Frage, ob externe Akteur:innen in die Workflows eingebunden sind, sondern wie. Für reibungslose und sichere Abläufe müssen Unternehmen ihr Vertragsmanagement inklusive der damit verbundenen Geschäftsprozesse durchdacht und durchgängig digitalisieren – und alle Beteiligten miteinbeziehen. Die Verwendung eines smarten Vertragsarchivs liefert dafür das Fundament.

Die Vorteile digitaler Prozesse

Eine smarte Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts unterstützt Unternehmen, die Geschäftsprozesse rund um ihre Verträge effizient und transparent zu gestalten und so ihren manuellen Aufwand zu reduzieren. Die direkte Einbindung der Partner führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern minimiert auch Risiken, die durch den unsicheren Austausch sensibler Daten via E-Mail oder durch das händische Eingeben von Text sowie beim Abgleich von Dokumentenversionen entstehen. Gleichzeitig nimmt auch die Nachvollziehbarkeit zu, indem automatisierte Prozesse sämtliche Tätigkeiten steuern und dokumentieren.

Unterschiedliche Informationsstände vermeiden

Der Grundgedanke der Digitalisierung ist es, einen „Single Point of Truth“ (SPOT) zu schaffen, um Redundanzen und damit unterschiedliche Informationsstände zu vermeiden. Im Vertragsmanagement bildet ein smartes Archiv jenen SPOT, auf den alle benötigten Workflows aufbauen. Sind vertragsrelevante Daten bereits digitalisiert, gilt es, die externen Personen in das bestehende System miteinzubeziehen. Hierfür bietet sich ein eigener Datenraum innerhalb der Solution an, der zum Austausch von Informationen mit externen Akteur:innen dient. Die Verantwortlichen verschieben dazu die zu teilenden Unterlagen in jenen Bereich. Das bedeutet, die Daten verlassen, anders als beim E-Mail-Versand, zu keinem Zeitpunkt die digitale Umgebung. Dabei bleibt eine Verknüpfung zum Dokument in der ursprünglichen Vertragsakte bestehen, um den Überblick über die Informationen und die gewohnte Ablagestruktur zu bewahren.

Smarte Berechtigungen vergeben

Damit nur befugte Personen auf den externen Bereich zugreifen, benötigt es ein Berechtigungskonzept mit sicheren Zugriffs-Mechanismen, darunter einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nach erfolgreicher Anmeldung greifen die Partner auf die ausgewählten Dokumente innerhalb des Datenraums zu. Je nach erteilter Berechtigung können die Personen unterschiedliche Aktionen durchführen. Angefangen beim Lesen und Kommentieren von Dokumenten, über das Bearbeiten von Texten, bis hin zum digitalen Signieren von Verträgen. Durch die Versionierung und die Historisierung lassen sich Änderungen selbst bei großen Vertragswerken rasch und lückenlos identifizieren.

Gleichzeitig haben Externe auch die Möglichkeit, selbst erforderliche Unterlagen wie Zertifikate sicher bereitzustellen.

Elektronische Workflow-Unterschriften verwenden

Ein weiterer Pluspunkt digitaler Prozesse ist die jederzeitige Überprüfbarkeit des aktuellen Status. Ein häufiger Use Case ist das Zurverfügungstellen von Informationen oder Unterlagen, die die Partner mittels elektronischer Workflow-Unterschriften zur Kenntnis nehmen. So können die Verantwortlichen belegen, dass alle Beteiligten das betroffene Dokument auch tatsächlich gesehen und freigegeben haben.

Digitale Signaturen integrierten

Die Integration einer fortgeschrittenen sowie qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung ermöglicht den sicheren und schnellen Vertragsabschluss auf Knopfdruck.

Mit individuell definierbaren Workflows (entweder vorgefertigt oder ad hoc) nimmt der Vertragspartner direkt am Zeichnungsprozess teil. Der Status quo ist dabei jederzeit nachvollziehbar. Persönliche Aufgabenlisten und Erinnerungen via E-Mail-Benachrichtigung und Push-Notification vereinfachen zusätzlich den Überblick über alle durchzuführenden Tätigkeiten.

Diese nahtlose Einbindung der Partner verschafft Unternehmen enorme Arbeitserleichterungen. Ist ein Betrieb beispielsweise vom Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) betroffen und muss mehrere Tausend Lieferanten auf einmal informieren oder um Zeichnung bitten, geschieht dies dank digitaler Prozesse automatisiert.

Fazit: Bestehende Abläufe digital weiterentwickeln

Für einen unkomplizierten, medienbruchfreien und sicheren Austausch mit Kunden, Lieferanten und Rechtsvertretungen müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse smart digitalisieren. Mit einem in das Vertragsmanagement eingebundenen Datenraum wie dem externen Bereich von Fabasoft Contracts sparen Unternehmen wertvolle Zeit, minimieren ihr Risiko und maximieren die Transparenz.

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Autor: Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, beschäftigt sich seit 2004 intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Nach langjähriger Geschäftsführertätigkeit bei einem Softwarehersteller ist er seit Januar 2021 für Fabasoft Contracts verantwortlich, einem der europaweit führenden Anbieter von Vertragsmanagement-Software.

Über Fabasoft Contracts:

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