Renaissance von „Knowledge Management“ und „Information Governance“ im Kontext Generativer KI
1. Generative KI stellt Legal Operations Verantwortliche vor neue Herausforderungen
Seit über einem Jahr hat die digitale Transformation der Rechtsabteilung eine neue Technologie im Schaufenster stehen: Generative Künstliche Intelligenz (KI). Technische Lösungen, die auf Generative KI setzen, werden bei der Erstellung von Texten, der Suche von wichtigen Informationen, der Zusammenfassung von Datensätzen und Informationen sowie der Prüfung von bestimmten Sachverhalten unterstützen. Diese Lösungen werden die Effizienz steigern, die Präzision erhöhen und wertvolle Zeitressourcen freisetzen, die Rechtsfachkräften die Konzentration auf komplexere und strategischere Aufgaben ermöglichen. Während wir alle wissen, dass diese neuen Möglichkeiten die zukünftige Arbeit für die Mitarbeiter in der Rechtsabteilung oder Kanzlei verändern werden, bleibt die Grundsatzfrage für viele noch unbeantwortet: „Was können wir heute tun, um uns vorzubereiten?“
Aufbau einer qualitativ hochwertigen Knowledge Base
Je mehr man sich mit dem zukünftigen, erfolgreichen Einsatz Generativer KI-Systeme insbesondere in Rechtsabteilungen beschäftigt, tritt ein Erfolgsfaktor immer deutlicher hervor: eine qualitativ hochwertige Knowledge Base. Eine Knowledge Base im Kontext Generativer KI ist eine umfangreiche Datenbank, die strukturierte und unstrukturierte Daten für das Training von KI-Modellen sammelt, um relevante und präzise Antworten zu generieren. Dabei ist zu beachten, dass es im Vergleich zu vorherigen KI-Lösungen, die vor allem im Bereich der Datenextraktion ein breites Anwendungsfeld in der Praxis haben, ein Paradigmen-Wechsel stattfindet im Kontext der Generativen KI Lösungen – Qualität vor Quantität ist das neue Motto. Die Bedeutung des Knowledge Managements – insbesondere des Aufbaus und der Pflege dieser Knowledge Base – kann in diesem Kontext nicht hoch genug eingeschätzt werden. Eine effektiv verwaltete Knowledge Base dient als Grundvoraussetzung für Generative KI-Systeme, indem sie ihnen den notwendigen Kontext und die Datenqualität bietet, um relevante, präzise und nützliche Ergebnisse zu liefern.
Gewährleistung einer effektiven Information Governance
Darüber hinaus gewinnt die Disziplin der Information Governance zunehmend an Bedeutung. Der Zugriff auf Informationen und Daten in der Knowledge Base muss sorgfältig verwaltet werden. Dies beinhaltet nicht nur die Festlegung von Zugriffsberechtigungen, um die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Daten zu gewährleisten, sondern auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen rechtlichen Anforderungen. Eine effektive Information Governance gewährleistet, dass Generative KI-Systeme auf die benötigten Daten zugreifen können, ohne rechtliche Risiken zu erhöhen oder die Sicherheit zu kompromittieren.
Priorisierung innerhalb von Legal Operations
Sowohl Knowledge Management als auch Information Governance sind in einigen Modellen zentrale Kompetenzbereiche von Legal Operations Verantwortlichkeiten. In der Realität stellt man jedoch fest, dass ein vollständiges Modell für ein gezieltes Knowledge Management eher stiefmütterlich behandelt wird. Auch der Bereich Information Governance ist entweder ausgelagert oder wird auf die Pflege von Zugriffsrechten reduziert. Im Hinblick auf Lösungen basierend auf Generativer KI stehen wir aber vor einer Renaissance der beiden Disziplinen im Bereich Legal Operations.
Hier liegt somit eine Antwort auf die Frage „Was können wir heute tun, um uns darauf vorzubereiten?“: Der Aufbau und die Etablierung von Knowledge Management und Information Governance Konzepten in der Rechtsabteilung, um die aktuellen, relevanten, qualitativ hochwertigen Daten und Informationen für die Nutzer der Generativen KI-Lösungen in Zukunft nutzbar machen.
2. Aktualität und Relevanz sichern: Kontinuierliche Pflege der Knowledge Base
Der Aufbau einer qualitativ hochwertigen Knowledge Base ist eine fundamentale Voraussetzung für die effiziente Nutzung Generativer Künstlicher Intelligenz (KI) in Rechtsabteilungen. Doch was ist eine qualitativ hochwertige Knowledge Base und welche Aspekte müssen in einem Aufbau der relevanten Operations beachtet werden?
Eine qualitativ hochwertige Knowledge Base zeichnet sich durch mehrere Schlüsselaspekte aus: Aktualität, Relevanz, Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten. Um dies zu gewährleisten, müssen Prozesse zur Identifizierung und Speicherung, der kontinuierlichen Pflege sowie regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Daten und Informationsgrundlagen etabliert werden.
Der Aufbau einer solchen Knowledge Base erfordert ein durchdachtes Konzept und eine klare Struktur. Legal Operations Verantwortliche müssen herausarbeiten, welche Daten aufgenommen werden sollen und wie sichergestellt wird, dass nur valide Informationen in die Knowledge Base mit einfließen.
Um eine kontinuierliche Qualität und Aktualität der Knowledge Base zu gewährleisten, müssen klare Verantwortlichkeiten und eine Struktur innerhalb der Rechtsabteilung definiert werden. Diese Struktur legt die Richtlinien, Verantwortlichkeiten und Verfahren fest, die sicherstellen, dass alle Inhalte der Knowledge Base regelmäßig überprüft, aktualisiert und validiert werden. Zusätzlich müssen klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Rechtsabteilung definiert werden, um eine effiziente und effektive Datenpflege zu gewährleisten. Auch neue Formen der Incentivierung können hierbei entwickelt werden, um die Beteiligung der Personen im Rechtsbereich sicherzustellen.
Des Weiteren gilt es Prozesse für die kontinuierliche Evaluation und Anpassung der Knowledge Base zu etablieren. Dies beinhaltet die regelmäßige Überprüfung der Datenqualität, die Analyse der Nutzungsstatistiken und die Bewertung der Zufriedenheit der Nutzer. Auf Basis dieser Erkenntnisse können Anpassungen vorgenommen werden, um die Relevanz, Vollständigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Knowledge Base kontinuierlich zu verbessern.
3. Fazit: Der Weg nach vorn
Die dynamische Entwicklung der Generativen KI und die Bedeutung für die zukünftige Arbeit von Rechtsabteilungen, erfordert unweigerlich die Renaissance des Knowledge Managements und der Information Governance für Rechtsabteilungen. Legal Operations Verantwortliche spielen eine Schlüsselrolle: sie schaffen die notwendigen Strukturen und stellen die zukünftige Pflege sicher, welche den Anforderungen der Generativen KI gerecht werden müssen.
Autor: Marius Eßer ist Mitgründer von This is Legal Design. Er war zuvor als Senior Manager bei PwC im Bereich Legal Business Solutions tätig und hat als Mitgründer der digitalen Arbeitnehmerkanzlei Chevalier sowie als Head of Corporate Development bei Flightright erfolgreich diverse strategische und operative sowie Digitalisierungsprojekte geleitet. In der Beratungspraxis legt er einen besonderen Fokus auf die strategische und operative Transformation der Rechtsabteilung, Legal Operations Beratung sowie die Auswahl und Implementierung von Legal Technologie Lösungen.
