Legal Tech bei Gleiss Lutz – Mehr als nur der Technologieeinsatz in der Mandatsarbeit
In den vergangenen Jahren stand auch der Rechtsmarkt im Zeichen der Digitalisierung. Massenverfahren, Investigation- und Compliance-Mandate haben den Einsatz von Legal Tech-Anwendungen in der Mandatsarbeit begünstigt, wodurch Legal Tech mittlerweile fest in der Mandatsarbeit etabliert ist. Auch die Nachfrage nach dem Einsatz von Legal Tech-Tools und kleinen Legal Apps – die teils in wenigen Stunden erstellt werden können – wird von vielen Mandanten gefordert. Und das nicht nur, weil die Kosten durch die Reduzierung der manuellen Arbeit sinken, sondern weil die juristische Beratung dadurch (noch) besser wird.
Die Chancen eines zielgerichteten Einsatzes bestimmter Software hat Gleiss Lutz früh für sich erkannt und beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren intensiv mit dem Thema Legal Tech. Im Laufe der Jahre haben Anwendungen und Software für die Erleichterung juristischer Arbeitsprozesse einen hohen Stellenwert eingenommen. Heute ist der Bereich Legal Tech mit dem Bereich Legal Operations & Business Technologies verbunden und bietet dadurch eine optimale und interdisziplinär ausgerichtete Unterstützung in der Mandatsarbeit. Hierbei steht unter anderem im Vordergrund, repetitive Aufgaben zu ersetzen, um den Mandanten eine kostenoptimale Beratung anbieten zu können und den Juristinnen und Juristen ein Arbeitsumfeld für individuelle und persönliche Beratung zu schaffen. Mit einer konsequenten Digitalisierungsstrategie und der Entwicklung von innovativen und maßgeschneiderten Legal Tech-Tools bietet Gleiss Lutz seinen Mandanten zudem bereits heute ein Höchstmaß an Effizienz.
Legal Tech@Gleiss Lutz
Legal Tech ist heutzutage fester Teil der Gleiss Lutz-DNA und bereits seit vielen Jahren wesentlicher Bestandteil des Onboarding-Prozesses und der Trainings-Akademie. Bereits bei Eintritt wird das Thema Legal Tech bei Gleiss Lutz geschult, um frühestmöglich den Grundstein dafür zu legen, dass Juristinnen und Juristen in ihrer täglichen Arbeit Digitalisierungspotentiale erkennen. Ebenso ist es wichtig, junge Mitarbeiter schon sehr früh an das Thema heranzuführen und mit den sich bietenden Möglichkeiten in der Mandatsarbeit vertraut zu machen. Hierbei werden beispielsweise in „Legal Design Thinking“-Workshops die notwendigen Soft-Skills vermittelt, was zum einen die Innovationskraft fördert und zum anderen den potentiellen Einsatz von Legal Tech-Tools erhöht.
Für Entwicklungen neuer Tools, bei Fragen, Anregungen und Unterstützung steht bei Gleiss Lutz das Legal Tech-Team zur Verfügung. Das interdisziplinäre Team besteht unter anderem aus erfahrenen Juristinnen und Juristen, die den Kolleginnen und Kollegen auf Augenhöhe begegnen können. Das Legal Tech-Team ist eng verzahnt mit anderen Bereichen, wodurch zusätzlich Spezialisten aus den Bereichen Legal Operations, Business Technologies und Legal Project Management zur Verfügung stehen. Durch diesen strategischen Ansatz gelingt es Gleiss Lutz, innovative Konzepte frühzeitig zu erkennen, zu entwickeln und erfolgreich umzusetzen. Hierbei wird mit der Entwicklung eigener Tools besonders dort angesetzt, wo das Angebot auf dem Markt endet. Durch das Einbinden von Stakeholdern aus verschiedenen juristischen Fachgebieten werden die relevanten Business-Anforderungen eingebracht, die das Legal Tech-Team in das Konzept aufnimmt, um ein ganzheitliches und praxisnahes Tool zu entwickeln. Für Juristinnen und Juristen ist es von großem Vorteil ein Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten von Legal Tech-Tools zu entwickeln, damit die gewünschten Anforderungen durch die Unterstützung des Legal Tech-Teams umgesetzt werden können. Weiterhin wird dadurch eine realistische Erwartungshaltung gestärkt und das Onboarding sowie der Umgang mit den Tools in der Mandatsarbeit wird deutlich vereinfacht.
Legal Tech am Beispiel der Eigenentwicklung „FactTracker“
Insbesondere in Massenverfahren ist die juristische Beratung ohne den Einsatz von Legal Tech-Anwendungen kaum noch zu bewältigen. Um die Masse an Informationen beherrschbar zu machen, wurde das Projekt „FactTracker“ mit dem Ziel angegangen ein Tool zu entwickeln, mit dem Sachverhaltsinformationen erfasst, strukturiert und mit Dokumenten verknüpft werden können. Deshalb hat sich eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe aus den Bereichen Legal Operations & Legal Tech sowie Business Technologies zusammengetan und ein praxisorientiertes Gesamtkonzept erstellt. Aufbauend darauf wurden bestimmte Maßnahmen(-pakete) priorisiert und Lösungskonzepte entwickelt. Für eine bestmögliche Umsetzung hat sich die Kanzlei bei der Programmierung von einem erfahrenen Dienstleister unterstützen lassen. Das intuitive Tool erlaubt es den Anwendern, Mandate in Sachverhaltskomplexe zu unterteilen, denen wiederum Sachverhaltsinformationen zugeordnet werden können. Um den Überblick zu behalten, wurden etablierte Bearbeitungs- und Suchfunktionen eingebunden. Ein Berechtigungsmanagement ermöglicht darüber hinaus die Zugriffs- und Bearbeitungssteuerung der hinterlegten Informationen. Letztlich rundet die Ausstattung mit bewährten Legal Project Management-Werkzeugen den FactTracker ab und macht ihn zu einem ganzheitlichen Tool, das sich intern durchgesetzt hat und inzwischen nicht nur in Großmandaten, sondern auch in kleineren Mandaten sehr erfolgreich eingesetzt wird.
Wie werde ich zum erfolgreichen Legal Tech-Experten?
In den letzten Jahren hat sich die juristische Arbeitsweise in vielen Bereichen verändert und der Einsatz von Legal Tech-Tools in der Mandatsarbeit hat stark zugenommen. Das ist einerseits auf die steigenden Anforderungen der Mandanten aber auch auf den wachsenden Markt zurückzuführen. Auch sind neue Berufsbilder, wie „Legal Engineers“ oder „Legal Tech-Experts“ entstanden. Mittlerweile bieten auch viele Universitäten und Hochschulen Legal Tech als Vorlesungen an oder es werden Kurse durch Studentenvereinigungen angeboten. Um noch konkretere Beispiele zu nennen: An der Universität Passau wird beispielsweise der Bachelor of Laws-Studiengang „Legal Tech“ angeboten, an der Universität Regensburg gibt es den „LL.M. Legal Tech“ und an der Universität des Saarlandes den „LL.M. Informationstechnologie und Recht“. Das Angebot wird vermutlich weiter wachsen.
Die Zukunft von Legal Tech… Wie geht es weiter?
Legal Tech ist bereits seit geraumer Zeit in Deutschland angekommen und es ist bereits abzusehen, dass sich Software zur Unterstützung der juristischen Arbeit in naher Zukunft immer weiter durchsetzen wird. Gesamte Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse in Kanzleien, Rechtsabteilungen und die Justiz werden sich demnach immer weiter digitalisieren, weshalb eine gezielte strategische Ausrichtung unabdingbar ist.
Diesen Weg hat Gleiss Lutz bereits vor einigen Jahren konsequent eingeschlagen. Bei der Digitalisierung sollten bestehende Abläufe nicht nur übertragen werden, sondern auch stets hinterfragt werden – ohne jedoch den ganzheitlichen Prozess aus den Augen zu verlieren. Hierbei werden alle erfolgreich eingesetzten Anwendungen integriert, bestehende Abläufe optimiert und so viel wie möglich automatisiert. Somit liegt der Fokus nicht nur auf den einzelnen Tools, sondern vielmehr auf der Betrachtung des gesamten Prozesses und der „Verschmelzung“ der Prozessthemen – von der Datenbereitstellung, über die Datenverarbeitung und dem Einsatz von digitalen Workflows bis hin zum perfekten Endprodukt für unsere Mandanten.
Autor: Marc Geiger leitet bei Gleiss Lutz den Bereich Legal Operations & Business Technologies. Dieser umfasst vor allem das operative Kanzleimanagement, Business Projects, Legal Tech/Innovation, Digitalisierung, Prozessstrategien und -optimierungen, Business Intelligence, Governance & Risk Management, Relocations sowie die Entwicklung und Begleitung der IT insbesondere in strategischer Sicht. In dieser Funktion hat er zahlreiche Kernsysteme, Projekte und Prozesse etabliert, wie etwa Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Business Intelligence, Forderungsmanagement, Business Intake und Compliance-Strukturen, Business Continuity, Disaster Recovery, Innovationsmanagement nebst innovativen Technologien, Legal Tech-Projekte sowie zahlreiche Verbesserungen im Practice Management.
Co-Autor:innen: Catrin Weckesser, Legal Operations Specialist, Philipp Heck, Legal Tech Coordinator und Jörg Benz, Legal Tech Coordinator bei Gleiss Lutz.
