KI im Vertragsmanagement: Einsatzgebiete entlang des Contract Lifecycle

Künstliche Intelligenz (KI) vereinfacht bereits in vielen Bereichen Geschäftsprozesse der modernen Wirtschaft. Auch im Vertragsmanagement nimmt der Einsatz von KI-basierten Tools eine immer bedeutendere Rolle ein, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und neue Chancen für Rechtsabteilungen zu eröffnen.

Verträge bilden die Basis jeder geschäftlichen Beziehung. Ihre Erstellung, Verwaltung und Analyse gestaltet sich auf manueller Art jedoch oft zeitaufwendig und fehleranfällig, was Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. KI hat das Potenzial, jene Prozesse grundlegend zu verändern und zu optimieren. Von der automatisierten Vertragserstellung über die intelligente Analyse bis hin zur Risikobewertung und Einhaltung rechtlicher Bestimmungen – KI-basierte Software zeigt Betrieben neue Wege auf, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren. Welche Einsatzmöglichkeiten sich für das Vertragsmanagement ergeben und welche Vorteile Unternehmen daraus ziehen, verdeutlicht der folgende Beitrag.

Wichtige Informationen aus Verträgen extrahieren

Um bestehende Verträge aus dem Archiv einfach wiederzufinden, Bedingungen und Fristen verlässlich im Blick zu behalten sowie schnelle Auswertungen zu erstellen, müssen die in den Vereinbarungen enthaltenen Metadaten digital hinterlegt sein, z. B. Vertragsart, -partner, Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Vertragssummen. Die KI unterstützt dabei mithilfe einer automatisierten Metadatenextraktion. Durch den Einsatz von Algorithmen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) analysiert das System Vertragsdokumente und erkennt selbstständig relevante Informationen. Je nach Art der Vereinbarung unterscheiden sich die für den Use Case relevanten Metadaten. Beispielsweise identifiziert die KI bei einem Lieferantenvertrag automatisch Lieferfristen, Mengenrabatte und Zahlungsmodalitäten, während sie bei einem Dienstleistungsvertrag Details wie die Art der Dienstleistung oder den Leistungszeitraum extrahiert.

Für eingescannte Dokumente empfiehlt sich zusätzlich die Verwendung der OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Diese erkennt die im Bild enthaltenen Buchstaben und wandelt sie in maschinell lesbaren Text um, sodass die Inhalte mittels einer intelligenten semantischen Volltextsuche auffindbar sind.

Durch die Möglichkeit, viele Dokumente in kürzester Zeit hochzuladen, und durch die automatische Metadatenextraktion, gelingt die Migration von großen Vertragsbeständen schnell und unkompliziert. Insgesamt führt diese Vorgehensweise zu einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis und senkt das Fehlerrisiko.

Vereinbarungen automatisiert auf Compliance prüfen

Dank der Fähigkeit, große Textmengen auf Knopfdruck zu analysieren, spielt die KI auch in der Vertragsverhandlungsphase sowie bei laufenden Änderungen von Rechts- und Compliance-Vorgaben eine entscheidende Rolle. Möchte beispielsweise die Rechtsabteilung den gesamten Vertragsbestand hinsichtlich einer spezifischen Klausel kontrollieren, identifiziert die KI Abweichungen in der Formulierung und fehlende Inhalte automatisiert. Dies macht das manuelle Durchsuchen und Abgleichen von Dokumenten überflüssig und ermöglicht eine schnelle Überprüfung selbst umfangreicher Vertragswerke.

Nach Abschluss der Analyse bereitet das System die Ergebnisse je nach Vertragsakte übersichtlich auf und weist darauf hin, wo Handlungsbedarf besteht, etwa durch den Abschluss von Ergänzungsvereinbarungen. Mittels digitaler Workflows erstellt die Software an dieser Stelle automatisch die benötigten Verträge und startet die festgelegten Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse, inklusive direkter Einbindung der externen Partner. Speziell bei Gesetzesänderungen wie dem LkSG oder DORA, ist dieses Feature ein wertvolles Tool, um mit nur wenigen Mausklicks das gesamte Archiv auf Compliance zur Regulatorik zu überprüfen.

Zusammenfassungen erstellen lassen

Auch für Führungskräfte und Entscheider:innen hält die KI einige Vorteile bereit. Erhalten diese beispielsweise Verträge zur Genehmigung oder Unterzeichnung, fehlen ihnen im Arbeitsalltag oft die zeitlichen Kapazitäten, jene Unterlagen auf manuellem Weg sorgfältig zu prüfen. Um rasch eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu erhalten, kommt die künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die KI generiert automatisiert eine Zusammenfassung eines oder mehrerer Verträge und bereitet die Inhalte selbstständig und verständlich auf. Je nach Vertragsart, wie Miet-, Lieferanten- oder Wartungsvertrag, berücksichtigt die KI bei der Textanalyse die unterschiedliche Ausprägung der Dokumente. So gelingt der schnelle Überblick über die wichtigsten Informationen selbst bei umfangreichen und vielschichtigen Vertragswerken. Das Ergebnis sind kürzere Bearbeitungszeiten sowie raschere Entscheidungen und Vertragsabschlüsse.

Mit Verträgen „chatten“

Ergeben sich im Alltag spontane Fragen zu bestimmten Vereinbarungen, ermöglicht die KI mittels Chat-Funktion eine einfache und schnelle Beantwortung, selbst bei unübersichtlichen Thematiken. Die Verantwortlichen können sich dabei mit einem oder mehreren Verträgen gleichzeitig „unterhalten“ und die Dokumente auf semantischer Ebene durchsuchen. Die Formulierungen sind in natürlicher Sprache möglich, zum Beispiel: „Welche Daten werden vom Auftragnehmer verarbeitet?“ oder: „Was passiert bei nicht fristgerecht erfolgter Leistungserbringung?“ Die KI liefert in wenigen Sekunden die passende Antwort aus den Vertragsinhalten. Diese Funktion trägt zu wesentlichen Zeit- und Kosteneinsparungen bei, steigert die Produktivität und führt überdies zu einer höheren Zufriedenheit der Beschäftigten.

Fazit

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern. KI-Technologien ermöglichen es, die Erstellung, Analyse und Verwaltung von Verträgen effizienter, präziser und weniger fehleranfällig zu gestalten. Dies senkt nicht nur operative Kosten, sondern minimiert auch rechtliche Risiken. Im Hinblick auf die stetig wachsende Vielschichtigkeit und Anzahl von Verträgen ist der Einsatz von KI längst mehr als ein technologischer Trend – er entwickelt sich vielmehr zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.

Mehr Informationen zur smarten Vertragsverwaltung finden Sie unter www.fabasoft.com/contracts

Autor: Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, beschäftigt sich seit 2004 intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Nach langjähriger Geschäftsführertätigkeit bei einem Softwarehersteller ist er seit Januar 2021 für Fabasoft Contracts verantwortlich, einem der europaweit führenden Anbieter von Vertragsmanagement-Software.

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