Kollaborationsplattformen im Rechtsmarkt auf dem Vormarsch
Von der Verbesserung der eigenen Rechtsabteilungsarbeit über die effizientere Gestaltung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern bis hin zu mehr Kostentransparenz – das sind in aller Regel die wesentlichen Ziele, die nach den Umfragen unter Unternehmensjuristen ganz weit oben auf der Agenda von Rechtsabteilungen stehen. Mit anderen Worten: die Optimierung der so genannten „Legal Operations“. Dabei spielt in vielen Fällen auch der Einsatz von „Kollaborationsplattformen“ zunehmend eine Rolle.
Die Digitale Transformation hat bereits die Erwartungshaltung der Unternehmensjuristen im Hinblick auf neue Wege der internen und externen Zusammenarbeit verändert. Der herkömmliche bilaterale Austausch von Daten, Informationen und Dokumenten via E-Mail im Projekt wird zunehmend als ineffizient, unstrukturiert und unproduktiv empfunden. Der technologische Fortschritt lässt plötzlich vieles möglich erscheinen: So wird beispielsweise verstärkt nach Lösungen gefragt, die eine gemeinschaftliche Leistungserbringung und die Erarbeitung integrierter Lösungen ermöglichen; nach Lösungen, die flexiblen, wechselseitigen Austausch und Abstimmung erlauben; nach Lösungen, die Multi-Sourcing unterstützen, dementsprechend möglichst kompatibel mit den Systemwelten verschiedenster Beteiligter sein müssen und eben auch bewusst den Zugang von Wettbewerbern und alternativen Anbietern zulassen; nach Lösungen schließlich, die es ermöglichen, den Koordinationsaufwand zu reduzieren, insgesamt der Beherrschung von Informationen und Workflow dienen und so den Rechtsabteilungen helfen, Nachfrage, Angebot und Kooperation besser zu steuern. Die Ansätze für solche Kollaborationsplattformen verschiedenster Anbieter im Rechtsmarkt bewegen sich derzeit zwischen sehr bodennahen Lösungen für die – weiterhin bilaterale – Zusammenarbeit auf Projektebene und eher zukunftsorientierten Marktplatz-Visionen.
Osborne Clarke Solutions (OC Services GmbH) bietet mit dem Osborne Clarke Solutions Hub (OCS Hub) eine Plattform an, die gemeinsam mit Mandanten entwickelt wurde, um deren Bedürfnissen bestmöglich Rechnung zu tragen. Der OCS Hub ist modular aufgebaut und beinhaltet Bereiche, die für die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Unternehmen genutzt werden und solche, die für den Mandanten zum Self-Service bei der Bewältigung von Herausforderungen über eine Art “App-Store” zur Verfügung stehen.
Herzstück der Plattform ist eine virtuelle Schaltzentrale (neudeutsch „Dashboard“), auf der die für den Mandanten wesentlichen Informationen aus den verschiedenen Anwendungsbereichen aggregiert und nutzerfreundlich dargestellt werden. Auf einen Blick sieht man zum Beispiel die Anzahl der laufenden Angelegenheiten. Je nach Belieben sind diese nach der Art der Angelegenheit, Rechtsbereich, Jurisdiktion und vielen weiteren verfügbaren Parametern aufbereitet. Nach dem Motto „ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“ werden die auf der Plattform dargestellten Informationen visuell aufbereitet, so dass der Nutzer das Wesentliche auf einen Blick erfassen kann. Osborne Clarke Solutions arbeitet dazu mit eigenen Spezialisten für Datenanalyse und Datenvisualisierung.
Den Wünschen sind bei der Gestaltung des Dashboards keine Grenzen gesetzt und so können den Bedürfnissen der Rechtsabteilung entsprechende Analysen und Reportings konfiguriert werden. Zu sämtlichen auf dem Dashboard dargestellten Informationen besteht für den Nutzer stets die Möglichkeit, „tiefer einzutauchen“ und sich die Details anzeigen zu lassen.
Von dem Dashboard gelangt man in die einzelnen Kernmodule (allgemeine Beratung „Advisory“, Streitigkeiten „Disputes“, Arbeitsrecht und Transaktionen „Projects“ sowie E-Billing). In diesen erhält der Nutzer dann detaillierte Informationen zu den Angelegenheiten bzw. Projekten in einer Art digitaler Akte. Die verfügbaren Informationen umfassen u.a. Ansprechpartner auf Mandanten- und Kanzleiseite, die Business Einheit und/oder Konzerngesellschaft, der die Angelegenheit zugeordnet ist, Fristen, den aktuellen Status mit einer aktuellen Zusammenfassung des Bearbeitungsstands und selbstverständlich auch die relevanten Memos, Dokumentenentwürfe und finale Fassungen. Die Darstellung lässt sich nach beliebigen Parametern filtern und es besteht die Möglichkeit einer Volltextsuche, sodass das Unternehmen auch später noch Zugriff auf erhaltenen Rechtsrat hat und auf diesen jederzeit bei ähnlich gelagerten Sachverhalten zurückgreifen kann. Zudem bietet der OCS Hub eine interaktive Risikomatrix mit Informationen zu allen laufenden Verfahren.
Das E-Billing Modul, über das sämtliche Rechnungen übermittelt und aufbereitet werden, ermöglicht auch umfassende Analysen der Beraterkosten. Auf Basis der verfügbaren Daten lassen sich Auswertungen nach verschiedensten Parametern erstellen, z.B. nach Konzerngesellschaft, Business Unit oder aber auch nach Art der Angelegenheit, Rechtsgebiet, etc.
Die gesamte Plattform verfügt über ein detailliert ausgearbeitetes Rollen- und Berechtigungskonzept. Die Zugriffsrechte und Beschränkungen werden mit den Mandanten individuell abgestimmt. Dies ermöglicht es der Rechtsabteilung auch den Business Einheiten im Unternehmen begrenzten Zugang einzuräumen, um eine reibungslose Kollaboration aller beteiligten Personen zu ermöglichen. Über die Plattform erhält der Nutzer auch Zugang zu durch Osborne Clarke aufbereitete Rechtsthemen.
Die Self-Service Apps des OCS Hub können Mandanten für die Bewältigung bestimmter Probleme nutzen, z.B. der OCS Data Transfer Manager, der Unternehmen bei der Erfassung, Bewertung und Anpassung von internationalen Datentransfers unterstützt, um die sich aus der Schrems-Entscheidung des EUGH und der Empfehlung des Europäischen Datenschutzausschusses ergebenden Vorgaben zu erfüllen. Auf Wunsch besteht auch die Möglichkeit, andere Kanzleien und Berater für die Plattform freizuschalten.
Es ist zu erwarten, dass in Zukunft die Zahl solcher Kollaborationsplattformen steigen wird. In der Folge entsteht die Herausforderung, dass unterschiedliche Systemlandschaften mit komplexen Anforderungen aufeinandertreffen, die jedenfalls auf Mandantenseite häufig von den Systementscheidungen der Business Units determiniert werden. Um nicht in eine Digitalisierungsfalle zu tappen und den Aufwand in der Zusammenarbeit am Ende noch zu erhöhen, ist es wichtig, Standards zu schaffen, wie die verschiedenen Lösungen zusammengeführt werden können. Es braucht ein gemeinsames Verständnis und eine Abstimmung, um kompatibel zu bleiben. Osborne Clarke und die Osborne Clarke Solutions arbeiten daher bereits mit Mandanten und Organisationen daran, diese Standards zu entwickeln.
Der Einsatz von Plattform-Technologien auf unterschiedlichen Komplexitäts- und Leistungsstufen jedenfalls leistet insgesamt einen wertvollen Beitrag, nicht nur zur Steigerung der Produktivität, sondern auch zur Förderung gegenseitigen Verständnisses von Anforderungen, Bedürfnissen und Herausforderungen sowie zur Evolution der Erbringung von Rechtsdienstleistungen an sich.
Autor: Gereon Abendroth ist Partner und Mitglied des Management Board von Osborne Clarke in Deutschland sowie Geschäftsführer der OC Services GmbH, in der Osborne Clarke Solutions Legal Tech Lösungen entwickelt und anbietet.
Autor: Tobias Heining ist Director Business, Clients & Strategy bei Osborne Clarke in Deutschland sowie Gründungs- und Vorstandsmitglied der European Legal Technology Association (ELTA).
