„Don’t let system configuration drive you nuts!“ – Konfiguration und IT-Integration eines globalen CLM-Systems
Über 90 Vertragsvorlagen mit knapp eintausend Klauseln, hunderte Automatisierungsregeln, Notifications und Stammdatenlisten – um das Erstellen, Verhandeln, Dokumentieren und „Leben“ von Verträgen zu erleichtern, führen wir bei Grünenthal ein globales Contract-Lifecycle-Management-System (CLM) ein. Nach Monaten intensiver Implementierungsarbeit ist das System nun live. Unsere Best Practices haben uns in den vergangenen Monaten geholfen, bei all den komplexen rechtlichen Inhalten nicht den Überblick zu verlieren. Und sie werden es auch in Zukunft tun!
Bei der Grünenthal-Gruppe bauen wir aktuell ein globales Contract-Lifecycle-Management-System (CLM) auf. Wir nennen es „eContract“. Ein klassisches internationales Legal Tech-Projekt. Bei der Aufnahme der diversen spezifischen Anforderungen an das System und bei der Übersetzung dieser für die Konfiguration durch den Software-Anbieter wird uns Tag für Tag von neuem klar: Wenn rechtliche Inhalte auf technische Umsetzung treffen, wird es bisweilen komplex.
Folgende Best Practices haben wir für uns selbst entwickelt:
Excel ist Macht!
In unserem sogenannten „Workbook“ halten wir sämtliche Konfigurationen, wie etwa Attribute, Stammdaten oder Systembenachrichtigungen, fest. Das Workbook ist eine simple, aber umfassende Excel-Tabelle. Mit dieser behalten wir auch den Überblick über den komplexen Aufbau, sowie geplante oder nachträgliche Anpassungen im System: Welche Vertragsklausel wird auf Basis welcher Variablen in welcher Vertragsart angezeigt? Welche Vertragsanhänge werden automatisiert an welche Vorlage angehängt? Ein Blick in unser Excel-Workbook genügt, um diese Fragen zu beantworten.
Datensilos abschaffen!
Wie eine Spinne im Daten-Netz soll sich unser CLM Informationen aus allen möglichen Systemen ziehen. Mit einer Schnittstelle haben wir eContract bereits an das ERP-System angebunden und können damit auf Kunden- und Lieferantenstammdaten zugreifen. Auch mit dem Einkauf konzipieren wir derzeit weitere Schnittstellen, wie z.B. zu einer Beschaffungssoftware. Auch pflegen wir pharmazeutische Produktdaten über eContract zentral, sodass unterschiedlichste Abteilungen darauf zugreifen: Von Business Development über das Manufacturing bis hin zu ganz speziellen Funktionen eines Pharmaunternehmens. So greifen die Systeme immer lückenloser ineinander – von der Ausschreibung bis zum tatsächlichen Vertragsabschluss und weit darüber hinaus!
Testen, Testen, Testen!
Wenn wir eines gelernt haben bei der Konfiguration von klauselspezifischen Regeln, automatisierten Vertragsanhängen und schlauen Platzhaltern: Wir können nicht genug Tests nach jeder neuen Konfiguration durchführen. Bei über neunzig Vertragsvorlagen in fünf Sprachen, tausenden einzelner Klauseln und Regeln sowie Migrationen aus und Schnittstellen zu anderen Systemen ist auch das Testen alles andere als trivial und bedarf akribischer Kleinstarbeit.
Nur intensives Training macht die KI auch schlau!
Auf lange Frist setzen wir auf KI. Diese soll unsere User z.B. dabei unterstützen, Vertragsmetadaten aus Verträgen der Gegenpartei zu extrahieren. Doch das Trainieren der „künstlichen Intelligenz“ ist leider zunächst harte manuelle Arbeit. Denn wer glaubt, das System füllt sich mit Hilfe der KI von selbst, liegt weit daneben. Um die KI gewinnbringend einsetzen zu können, müssen erst hunderte von Verträgen erstellt und deren Metadaten validiert werden.
Doppelt hält besser!
Beim Aufbau des CLM arbeiten wir nicht nur am grundlegenden System, sondern auch mit einer zusätzlichen sogenannten „Digital-Adoption-Plattform“. Diese nimmt die User regelrecht an die Hand und führt Klick für Klick durch das System. Dies erfolgt quasi in einer zweiten Schicht im Browser, die sich über die eigentliche Anwendung des CLMs legt. Für das CLM-Projektteam bedeutet dies aber die Notwendigkeit der Konfiguration und Aufrechterhaltung eines zweiten Systems, welches an jedes Upgrade des CLMs neu angepasst werden muss. Aus unserer Sicht trotzdem ein „Must-have“, das die Zeit für Trainings reduziert und die Akzeptanz des CLMs signifikant erhöht.
Im letzten Jahr haben wir bei Grünenthal also gelernt: Bei der Einführung eines CLMs in einem globalen Konzern wird es komplex und auch Gehirnakrobatik ist dabei definitiv gefragt. Unsere Best Practices helfen uns jeden Tag aufs Neue dabei.
Autorin: Bianca Neumair, MLB (Bucerius Law School) – Bianca Neumair leitet das CLM-Projekt bei Grünenthal als Business Project Lead. Als Head of Global Legal Operations treibt sie den Aufbau und die Optimierung der strategischen Technologien und operativen Prozesse in Grünenthals General Counsel Area voran.
Autorin: Pia Klara Weckendorf, Diplom-Betriebswirtin / B.A. European Business – Pia Weckendorf leitet das CLM-Projekt bei Grünenthal als IT Project Lead. Als Product Owner Procurement in Global IT ist sie erste Ansprechpartnerin für den Einkauf zu allen Themen rund um Systeme, Applikationen und Digitalisierung.
Autorin: Esther Kremer, LL.M. (VUW) – Esther Kremer ist Senior Legal Counsel und Head of General Counsel Area Excellence. Sie ist als Chief of Staff die strategische Beraterin des General Counsels und ebnet mit ihrem Team den Weg für Innovationen in der General Counsel Area.
