Die volle Superpower – so holen Sie das Maximum aus Ihrem Mandatsmanagement heraus

In Anwaltskanzleien ist die digitale Aktenverwaltung Teil des Alltags. Dennoch schöpfen viele Kanzleien nicht das volle Potenzial ihrer Software aus. Dabei ist es gar nicht so schwierig, Ihre Kanzleisoftware und andere Anwendungen zu optimieren und sie zum strategischen Werkzeug Ihres Unternehmens zu machen. Mithilfe von Automatisierung, einer zentralen Datenverwaltung und der Integration mit anderen Anwendungen und Software-Lösungen können Sie Ihren Kanzlei-Alltag um ein Vielfaches einfacher gestalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Datenverarbeitung effizienter gestalten können.

Daten – das Herzstück Ihres Mandatsmanagements

Mit einer Kanzleisoftware erfassen und verwalten Sie unter anderem alle relevanten Informationen zu Ihren Mandaten und Mandanten. Doch oft werden die Daten zwar abgelegt, aber nicht aktiv genutzt. Eine zentrale und interaktive Ansicht zu allen Daten ist noch häufig eher eine Seltenheit. Das Potenzial bleibt ungenutzt: Selbst in längst abgeschlossenen Akten liegt oft wertvolles Wissen, das für die tägliche Arbeit und die strategische Ausrichtung der Kanzlei genutzt werden kann. 

Das reicht von bereits erstellten Texten bis hin zu unternehmenskritischen Faktoren, wie Overhead und der Rentabilität von Rechtsgebieten oder Mandaten. Die Ursache darin liegt häufig in ineffizienten und zu generisch umgesetzten Prozessen. Die Suche von Inhalten beschränkt sich häufig auf einen manuellen und isoliert betrachteten Arbeitsschritt. Dabei gehört die systematische Suche bereits zum Alltag. Beispielsweise in der Verwendung bei Wissensdatenbanken. Doch meist werden Aktenstrukturen nicht als solche verstanden. Doch gerade hier liegt viel Potenzial in der Prozessoptimierung.



Gamechanger automatische Datenverarbeitung

Lassen Sie Ihre Daten für sich arbeiten! Warum sollten Mitarbeitende mühsam Informationen recherchieren und aufbereiten? Schließlich kostet die wertvolle Zeit und birgt Fehlerpotenzial. Die Zauberwörter heißen hier Struktur und Automatisierung. Automatisierung wünscht sich fast jede Anwaltskanzlei. Doch was muss ein digitales Mandatsmanagement leisten, damit Sie von Automatisierungen profitieren können?

Ein gutes Beispiel ist das Zusammenspiel aus einer facettenreichen Volltextsuche und einer individualisierbaren Ablage von Akteninformationen. Mandate werden komplexer und unterscheiden sich häufig darin, welche Informationen im Verlauf relevant werden und welche nicht. Daher bietet es sich an, jede relevante Information so abzulegen, dass jederzeit auf sie zurückgegriffen werden kann. Beispielsweise in der Texterstellung, in der Kommunikation oder einfach als Parameter, um zwischen Millionen von Dokumenten das passende zu finden – selbst wenn es sich um eine ganz andere Akte handelt. Das Ergebnis: Ihr Team und Sie können Informationen schneller finden und verwenden. Dem ganzen Unternehmen stehen dieselben Daten zur Verfügung, um so auch im Team die notwendige Qualität sicherzustellen.

Integration ist das A und O

Müssen Sie und Ihr Team eigentlich noch alle relevanten Daten manuell von einem System ins andere übertragen? Das Wechseln zwischen verschiedenen Software-Lösungen frisst viel Zeit, verzögert Arbeitsabläufe und ist außerdem fehleranfällig. Die Lösung? Integrieren Sie all Ihre wichtigen Anwendungen direkt mit Ihrer zentralen Kanzleisoftware. Beispielsweise bietet Actaport Ihnen die Möglichkeit, Anwendungen zur Mandantenannahme direkt mit der Kanzleisoftware zu verbinden. Die Annahme neuer Mandate unterscheidet sich oft nach Rechtsgebieten. Die vielfältigen Schnittstellen, wie zu Jupus, Justin legal, Silberfluss, Flexilead oder gar selbst entwickelten Lösungen, ermöglichen es Ihnen, Prozesse ganz nach Ihren Bedürfnissen anzupassen und einen automatischen, aber sicheren Datenaustausch zu gewährleisten und Daten zentral zu analysieren, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Natürlich beschränken sich Integrationen nicht auf die Erstellung neuer Mandate: von der Buchhaltungssoftware, über externe Dokumentenmanagementsysteme bis hin zu Customer-Relationship-Management Lösungen helfen Integrationen und Anbindungen dabei, Datensilos aufzulösen und manuelle Arbeitsprozesse zu automatisieren. 

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