Das transformative Potenzial von Vertragsanalysesystemen: 5 wichtige Erkenntnisse 
Softwaresysteme für das Management von Verträgen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit und sind in viel beschäftigten Kanzleien und Rechtsabteilungen für reibungslose Arbeitsabläufe unverzichtbar. Laut einer Studie hatte im Jahr 2023 die Einführung eines solchen Systems für 65 % der Juristen in der DACH-Region höchste Priorität.
Auf Deutscher AnwaltSpiegel erschien ein Beitrag über den zunehmenden Einsatz von Vertragsmanagement-Software und die Gründe für diesen Trend:
„…Wohl jede Rechtsabteilung würde zustimmen, dass Arbeitsaufkommen und Arbeitsverdichtung sie in den letzten Jahren vor erhebliche Herausforderungen stellen, insbesondere im Bereich Vertragsmanagement. Die Aufwandssteigerung wird hervorgerufen durch eine stetig steigende Anzahl von Verträgen (etwa Cloud- vs. On-Premise-Verträge im Softwarebereich) und die steigende Komplexität in der Betreuung.
Neue Geschäftsmodelle und insbesondere auch zusätzliche regulatorische Anforderungen führen zu höherem Arbeitsaufkommen sowohl bei Neu- als auch Bestandsverträgen. Zusätzlich steigen auch die Anforderungen an die Transparenz von Vertragsinhalten – teils durch Anforderungen der Fachbereiche oder aus Querschnittsfunktionen zu Zwecken der Steuerung, teils durch Anfragen aus Richtung interner oder externer Compliance-/Audit-Verantwortlicher.“
Ein KI-basiertes Vertragsmanagementsystem gilt als Dreh- und Angelpunkt des technischen Handwerkszeugs eines Juristen – und das aus gutem Grund. In Kanzleien und Rechtsabteilungen kann ein solches System als zentrale Plattform gewährleisten, dass regulatorische Anforderungen erfüllt, rechtliche Risiken minimiert, Kosten gesenkt und unzählige Dokumente sorgfältig und bequem geprüft werden können. Dabei gibt es fünf grundlegende Anwendungsfälle.
1. M&A und Wertermittlungen
Im Rahmen von Fusionen und Übernahmen benötigt der Jurist Informationen über die Laufzeit von Verträgen und die entsprechenden Kündigungsbedingungen, um die künftige Ertragsentwicklung verlässlich einschätzen zu können. Zu diesem Zweck müssen die relevanten Verträge schnell und zuverlässig eingesehen werden.
2. Insolvenzverfahren, Schließung und Abwicklung
Im Rahmen eines Insolvenzverfahrens muss der Insolvenzverwalter die rechtlichen Pflichten des betreffenden Unternehmens kennen. In bestimmten Situationen ist die Ermittlung von Restlaufzeiten eine wesentliche Voraussetzung für die Unternehmensbewertung und eine Abwicklung mit möglichst geringem wirtschaftlichem Schaden. Die zuverlässigste Quelle für diese Informationen sind die ursprünglich zugrunde liegenden Verträge, auf die Juristen jederzeit problemlos zugreifen können sollten.
3. Optimierung des Geschäftsbetriebs
Für ein aktives Management der Kundenbeziehungen und für weitere unternehmerische Entscheidungen benötigt die Rechtsabteilung genaue Informationen über die bisherigen Absatzzahlen, die in der Vergangenheit eingegangenen Risiken und die Veränderung der Kundenstruktur. Diese Angaben sind möglicherweise nur in den betreffenden Vertragsdokumenten zu finden, die auf dem neuesten Stand und jederzeit verfügbar sein sollten.
4. Reaktion auf makroökonomische Einflüsse
Unternehmen, die ihre Preise vertraglich an externe Faktoren wie den Verbraucherpreisindex gekoppelt haben, müssen die anwendbaren Preiserhöhungsklauseln genau im Blick behalten und juristisch gründlich analysieren. Das ist gerade bei den aktuell schwankenden Inflationsraten von ausschlaggebender Bedeutung.
5. Fehlerfreie Rechnungslegung und Berichterstattung
Verträge sind dafür maßgeblich, wie ein Kunde über bestimmte Zeiträume mit Waren und Leistungen versorgt wird. Die damit zusammenhängenden Informationen dürfen nicht vernachlässigt werden und sind für eine fehlerfreie und präzise Erfassung der Erträge gemäß den Rechnungslegungs- und Berichterstattungsvorschriften von entscheidender Bedeutung. Ein Vertrag kann beispielsweise mehrere Arten von Waren und Leistungen umfassen, die ganz unterschiedlich gebucht werden müssen.
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