Innovation für B2B durch Legal Tech
Die Kanzlei Maas & Kollegen aus Düsseldorf liefert für die Industrie passgenaue Schnittstellen für die Zusammenarbeit. Wir sprachen mit Torben Maas über die selbst entwickelten Legal Tech Tools der Kanzlei.
Herr Maas, Sie sind als eher kleinerer Mittelständler mit Ihrer Kanzlei doch recht umfangreich im Legal Tech Sektor unterwegs. Können Sie kurz erläutern, wie es dazu kam?
Torben Maas: Sehr gerne. Zum einen hatte ich, noch bevor der Begriff „Legal Tech“ überhaupt größere Verbreitung gewann, selbst die Ambition, unsere Kanzlei zukunftsgerichtet aufzustellen. Es lag dabei auf der Hand hierfür auch die Vorteile moderner Technologien zu nutzen. Ein erster Schritt auf diesem Weg bestand darin, ab dem Jahr 2011 alle Mandate auf digitale Aktenführung umzustellen und die Idee einer (weitestgehend) papierlosen Kanzlei umzusetzen. Während dieser internen Umstellungsprozesse erkannte ich, dass der technische Fortschritt diverse Vorteile im Rahmen der Zusammenarbeit mit bestimmten Mandanten barg, insbesondere aber immense Vorteile für den Mandanten selbst und dessen operatives Geschäft bedeutete.
An welche Art Mandanten haben Sie dabei primär gedacht?
Torben Maas: Bei einer Vielzahl von B2B- Mandanten, so z.B. im Speditionswesen, fiel mir auf, dass ein erheblicher personeller und zeitlicher Aufwand für Dinge eingesetzt werden musste, die mit dem eigentlichen operativen Geschäft nichts zu tun hatten. Im weitesten Sinne ging und geht es hierbei um das Thema Schadens- und Forderungsmanagement, bei Speditionen und KFZ-Vermietern schwerpunktmäßig um die Beschädigung von Flottenfahrzeugen und die hierdurch erlittenen direkten und indirekten Schäden, sowie Beitreibung diverser Forderungen. Die Digitalisierung und Automatisierung entsprechender Abwicklungsvorgänge lässt sich hier ohne weiteres gewinnbringend nutzen.
Könnten Sie dies ein wenig konkretisieren?
Torben Maas: Wir haben die Typik dieser Fälle analysiert und dabei gesehen, wo es üblicherweise „gehakt“ hat. Damit ist sowohl das Verhältnis Mandant – Anwalt als auch das Verhältnis Anwalt – Gericht / Gegenseite angesprochen. Was ersteres betrifft, so blieb z.B. beim klassischen Informationsaustausch via Email, Dokumentenversand (Papier) viel Zeit auf der Strecke, weil oft nachgefragt / nachgeliefert werden musste. Was letzteres betrifft, so war / ist u.a. zu konstatieren, dass Gerichte nicht immer vertraut sind mit aktuell(st)er Rechtsprechung und zuweilen wohl auch die Zeit und Mittel fehlen, die entsprechenden Entscheidungen zu suchen und auszuwerten. Da wir uns u.a. auf diesen Bereich spezialisiert ha- ben, sind uns nahezu alle relevanten Entscheidungen bekannt. Diese haben wir über Jahre in Datenbanken eingepflegt und halten uns stets aktuell. Dieses Wissen präsentieren wir in geeigneter Form bei den Gerichten, so dass in der Regel die gewünschten Ergebnisse in Form des maximal Erstreitbaren erzielt werden können. Hier galt es dann entsprechende Tools zu entwickeln, die dabei helfen.
Mit welchen Elementen aus dem Bereich des Legal Tech haben Sie die erkannten Problempunkte dann angepackt?
Torben Maas: Wir haben eine Vielzahl von Tools entwickelt, die zunächst „tailor-made“ pro Mandant gestaltet wurden. Als Beispiel dafür kann eine gemeinsame Schnittstelle zwischen einem Mandanten aus der Branche bundesweiter KFZ-Vermietung und unserer Kanzlei genannt werden, über welche nach vereinheitlichter Struktur die jeweiligen Datensätze zu den jeweiligen Vorgängen aufgespielt werden können. Auf diese Weise werden Akten automatisch soweit bearbeitet, dass im Ergebnis nur noch die anwaltliche Hauptentscheidung als „human part“ zu erbringen ist. Dieses Tool wiederum interagiert mit einer anderen Software, welche die anwaltliche Entscheidung umsetzt, wie der nächste Verfahrensschritt auszusehen hat. Dies kann dann eine Akteneinsicht, ein Mahnbescheid, (letzter) Versuch einer außergerichtlichen Lösung oder u.U. direkt eine Klage sein.
Wo liegen die Vorteile für den Mandanten?
Torben Maas: Nicht zuletzt in der Bewahrheitung des alten Sprichworts, dass Zeit Geld ist. Mandantenseitig müssen keine nennenswerten Kräfte mehr für Zwecke der – wenn man so will – Zuarbeit Richtung Anwaltskanzlei vorgehalten werden. Stattdessen kann man sich dort auf jenes Geschäft konzentrieren, mit dem das jeweilige Unternehmen sein Geld verdient. Zugleich wird im Bereich des Schadensmanagements sichergestellt, dass kein Geld verloren wird, sondern das maximal Erstreitbare für den Mandanten eingespielt wird. Im Vermietungsgeschäft mit Mobilien und signifikant reduzierten Verjährungsfristen kann dies z.B. bedeuten, dass mittels Software ein Prozess automatisiert wird, wonach bei Nichteingang einer gegnerischen Erklärung bis Tag X eine Klage ausgelöst wird. Gerade große Firmen der angedeuteten Branchen haben nicht selten drei separate Kostenstellen: die interne Abteilung, einen externen Schadensabwickler und dann noch einen Anwalt, wenn erstere nicht weiterkommen. Durch unser Angebot profitieren die Auftraggeber nun in zweifacher Hinsicht. Zum einen kann der externe Schadensabwickler eingespart und zum anderen die interne Abteilung erheblich entlastet werden. Nicht selten geht mit letzterem eine Prozessoptimierung einher, von der das Unternehmen weit über den hier angesprochenen Bereich profitiert. Darüber hinaus ist es uns sehr wichtig von Anfang an ein Optimum an Transparenz zu bieten. Das schafft Vertrauen und ist unserer Ansicht maßgeblich für die Güte unserer Arbeit. Wir bieten daher umfangreiche Reporting-Tools an, die den Mandanten quasi in Echtzeit über alle Stadien der Geschäftsprozesse informieren und gleichzeitig die Grundlage des mandanteninternen Reportings darstellen, ohne dass dieser hierfür eigene Arbeitsschritte leisten muss.
Bieten Sie auch Lösungen für den B2C Bereich an, oder sind nur Unternehmen Ihre Zielgruppe?
Torben Maas: Wir glauben, dass man sich eine Zielgruppe aussuchen muss, um seine eigenen Tools immer weiter verbessern zu können. Wir haben uns zu Beginn unserer Tätigkeit in diesem Bereich entschieden, nur die Industrie mit unseren Tools zu bedienen. Normalerweise bedienen sich große Unternehmen auch großer Kanzleien, um ihre rechtlichen Belange abzuwickeln, weshalb es für mittelständische Kanzleien normalerweise sehr schwierig ist, solche Mandanten für sich zu gewinnen. Wir haben hier allerdings die Erfahrung gemacht, dass Lösungen aus dem Bereich Legal Tech nur selten von Großkanzleien angeboten werden – was uns entsprechende Marktlücken eröffnet hat. Häufig werden Mandantenaufträge an uns im Laufe der Zusammenarbeit erweitert, so dass hier Mandate generiert werden, an die man sonst nicht gekommen wäre. Wir sehen daher die Legal Tech Tools (auch) als eine Möglichkeit an, den Großkanzleien Marktanteile streitig zu machen.
Wie gewinnen Sie neue Mandanten für Ihre Sparte?
Torben Maas: Bislang konnten wir immer auf den Empfehlungsfaktor setzen. Wenn etwas funktioniert und der Mandant zufrieden ist, kommt aufgrund entsprechender Vernetzung der Branchenteilnehmer Neugeschäft auch ohne eigenes Marketingbudget zustande. Erst kürzlich konnten wir über ein Großunternehmen als Bestandsmandanten einen weiteren Mandanten von ähnlichem Gewicht gewinnen. Überhaupt scheint es recht viele – gerade größere – Unternehmen zu geben, die noch „paketweise“ Altansprüche in ihren Kellern lagern, ohne so recht zu wissen, wie man damit kosteneffizient umgehend könnte, Aufwand und Ertrag also in einem vernünftigen Verhältnis stehen. Gerade hier könnten unsere Produkte interessante Chancen bieten, und so rechnen wir auch mit weiterem Mandantenzuwachs auf diesem Gebiet.
Vielen Dank Herr Maas für das interessante Interview und weiterhin viel Erfolg.
Über den Interviewten: Torben Maas ist Rechtsanwalt und Gründer der Kanzlei Maas & Kollegen. Er ist spezialisiert auf das Schadens- und Forderungsmanagement für Mandanten mit großen KFZ-Flotten.
