JUPUS launcht erste deutsche Telefon-KI speziell für Rechtsanwälte
Das Legal Tech Startup JUPUS bietet neuerdings einen KI-Anrufbeantworter an, der rund um die Uhr selbstständig telefonische Anfragen entgegennimmt. Er erkennt, ob Anrufer Neuanfragende oder Bestandsmandanten sind, um welches Anliegen es geht und fragt sofort wichtige fallspezifische Informationen ab. Dann überträgt er sie in übersichtliche Textnotizen und ermöglicht die Automatisierung der anknüpfenden Arbeitsschritte wie digitale Terminbuchung und Fragebögen, digitale Signatur von Vollmachten oder 1-Klick Aktenanlage in der Kanzleisoftware. Die Telefonfunktion ergänzt das Softwarepaket bestehend aus einem Chatbot, einer Plattform für die automatische Bearbeitung von Neuanfragen und Aktenanlage sowie einem optionalen Online-Terminbuchungstool. „Um das Kanzleipersonal zu entlasten und so den Fachkräftemangel von Rechtsanwaltsfachangestellten abzufedern sowie effiziente digitale Prozesse zu etablieren, automatisieren wir einen Großteil der wiederkehrenden Tätigkeiten im Kanzleisekretariat.“ so JUPUS-Gründer René Fergen.
Neuanfragen, Rückfragen von Bestandsmandanten, Termingesuche – Kanzleien und ihre Fachangestellte stehen unter großem Druck, den Takt der Kommunikation zu bedienen, der im Alltag zum Zeitfresser wird. Und das lange bevor die eigentliche Arbeit mit dem Mandanten beginnt. E-Mails können zeitversetzt abgearbeitet werden, aber wenn das Telefon klingelt, ist Eile gefragt – oder ein Anrufbeantworter. Aber den abzuhören, braucht Geduld, und viel zu oft rufen Mandanten einfach noch einmal an, anstatt aufs Band zu sprechen.
Eine Lösung dafür bietet das Kölner Startup JUPUS: Ihr KI-Chatbot ist speziell auf die Bearbeitung von Rechtsanliegen trainiert und steht Mandanten und Rechtssuchenden auf den jeweiligen Kanzlei-Websites zur Verfügung. Damit in Zukunft auch Anrufe immer ihr Ziel finden, launcht das 15-köpfige Team um Gründer René Fergen im Juli 2024 außerdem einen KI-Anrufbeantworter. „Mit der automatischen Weiterleitung an die KI können wir Abwesenheiten überbrücken, beispielsweise in der Mittagspause, abends oder an Feiertagen, und sorgen damit theoretisch für eine 24/7-Verfügbarkeit“, so Fergen. „Vor allem aber wollen wir die Anwalt-Mandanten-Kommunikation so unkompliziert wie möglich gestalten. Das Feedback der Testkanzleien war hier bislang extrem positiv!“
Das neue Tool erkennt, ob Anrufer Neuanfragende oder Bestandsmandanten sind, um welches Anliegen es geht und fragt selbstständig und zielgerichtet wichtige fallspezifische Informationen ab. Dann überträgt es sie in übersichtliche Textnotizen und ermöglicht die Automatisierung der anknüpfenden Arbeitsschritte wie digitale Terminbuchung und Fragebögen, digitale Signatur von Vollmachten oder 1-Klick Aktenanlage in die Kanzleisoftware. Ergänzend zu den Workflows für die verschiedenen Rechtsanliegen kann die KI außerdem mit personalisierten Daten der Kanzlei angereichert werden, beispielsweise, um auf Öffnungszeiten oder kostenlose Ersteinschätzungen hinzuweisen. „Mit dem KI-Anrufbeantworter ermöglichen wir Kanzleien nun alle eingehenden Anfragen – unabhängig vom Kontaktkanal – volldigital und intelligent aufzunehmen und zu bearbeiten“, betont Fergen. Die aus den Telefonaten entnommenen und verschriftlichten Informationen können in der vollautomatischen Plattform mit wenigen Klicks weiterbearbeitet werden – von der digitalen Vollmachtsignatur bis zur automatisierten Aktenanlage in der Kanzleisoftware. Gekoppelt mit dem Tool für die Online-Terminbuchung kann der KI- Anrufbeantworter außerdem Termine für Anrufer anlegen. Welche Anliegen und Verfügbarkeiten dafür gelten, bestimmt der nutzende Anwalt oder Rechtsanwaltsfachangestellte davor selbstständig. Der KI-Anrufbeantworter kostet einmalig 0,79 EUR je Anrufannahme plus 0,79 EUR pro Gesprächsminute.
Mehr zum KI-Anrufbeantworter von JUPUS: jupus.de/ki-anrufbeantworter
