Altsoftware trifft KI: Warum viele Kanzleisysteme an der Zukunft scheitern werden
Einleitung – Die Komfortzone der Kanzleisoftware
Die meisten Kanzleisoftware-Systeme wurden in einer Zeit entwickelt, als Digitalisierung vor allem bedeutete, Akten, Fristen und Rechnungen elektronisch zu verwalten. Stabilität und Ordnung waren die Leitziele – nicht Innovation. Doch diese Logik gerät heute ins Wanken. Mit dem Einzug von Künstlicher Intelligenz (KI) verändern sich die Anforderungen an Kanzleisoftware grundlegend: Aus Systemen, die dokumentieren, müssen Systeme werden, die mitdenken. Und genau hier stoßen viele etablierte Anbieter an ihre Grenzen.
Von der Akte zur Intelligenz
Lange Zeit reichte es aus, dass Kanzleisoftware Fälle sauber verwaltet, Schriftsätze ablegt und Gebühren korrekt berechnet. Doch die juristische Arbeit verändert sich. Mandanten erwarten heute schnelle, datenbasierte Antworten und ein digitales Serviceerlebnis, das sie aus anderen Branchen kennen. KI verspricht, diesen Anspruch zu erfüllen: Sie kann Informationen finden, Texte strukturieren, Vorlagen intelligent anpassen oder Prognosen zur Prozessdauer liefern. Doch damit das funktioniert, braucht sie eines – saubere, zugängliche und verknüpfte Daten. Und genau hier beginnt das Problem vieler Kanzleien: Ihre bestehenden Systeme sind dafür nicht gemacht.
Alte Architektur, neue Anforderungen
Die meisten Kanzleisoftware-Lösungen wurden als geschlossene Systeme konzipiert. Daten liegen in internen Datenbanken, kaum strukturiert und oft schwer zugänglich. Schnittstellen nach außen? Wenn überhaupt, dann rudimentär. Diese Architektur war sinnvoll, solange Sicherheit und lokale Kontrolle im Vordergrund standen. Doch KI benötigt Offenheit: Zugriff auf Dokumente, Metadaten, Kommunikation und Workflows. Wenn aber die Daten in Silos liegen, kann kein Algorithmus daraus lernen. Kanzleien, die heute mit KI arbeiten wollen, merken schnell: Nicht die Technik ist das Problem – sondern die fehlende Anschlussfähigkeit ihrer eigenen Software.
Was Kanzleien heute wirklich brauchen
Die Anforderungen an Kanzleisoftware haben sich still, aber grundlegend verändert. Statt geschlossener Systeme brauchen Kanzleien plattformorientierte, API-fähige Lösungen, die sich mit anderen Tools verbinden lassen – etwa mit Wissensdatenbanken, CRM-Systemen oder Automatisierungstools. KI-Anwendungen entfalten ihren Wert erst, wenn sie sich in den Alltag integrieren lassen: automatische Mandatsanalyse, intelligente E-Mail-Zuordnung, Diktaterkennung oder Vorlagenvorschläge. Das gelingt nur, wenn die Software nicht isoliert, sondern vernetzbar ist. Kanzleien erwarten heute, dass ihre Systeme Daten nicht nur speichern, sondern aus ihnen Erkenntnisse generieren. Diese Entwicklung zwingt Softwareanbieter dazu, ihr Fundament neu zu denken.
Neue Player, neue Spielregeln
In diese Lücke stoßen zunehmend Legal-Tech-Start-ups mit modernen, cloudbasierten Plattformen. Sie setzen auf offene Architekturen, modulare Erweiterbarkeit und KI-gestützte Funktionen. Solche Systeme sind nicht länger nur Verwaltungswerkzeuge, sondern intelligente Arbeitsumgebungen, die Prozesse analysieren und automatisieren. Während klassische Anbieter noch an Desktop-Logik und Versionsupdates festhalten, bieten neue Anbieter Echtzeit-Funktionen, Integration per API und KI-Unterstützung „out of the box“. Für viele Kanzleien wird das zur realen Alternative – vor allem für jene, die den Generationswechsel ernst nehmen und ihre Arbeitsweise digital transformieren wollen.
Risiko Stillstand: Wenn Erfahrung zur Bremse wird
Viele etablierte Softwareanbieter genießen zurecht Vertrauen: Sie kennen die anwaltliche Praxis, verstehen Gebührenrecht und Justizanforderungen. Doch ihre technische Basis stammt oft aus einer Zeit, in der Cloud und KI noch Zukunftsmusik waren. Diese Historie wird nun zum Risiko. Wer sich zu sehr auf Stabilität und Bestandskunden verlässt, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Kanzleien spüren das bereits: Neue Tools lassen sich kaum integrieren, Updates dauern, Funktionen bleiben hinter modernen Erwartungen zurück. Die Erfahrung von gestern reicht nicht mehr aus, um den digitalen Kanzleialltag von morgen zu gestalten. Zukunftsfähigkeit bedeutet heute: Schnittstellenoffenheit, Cloud-Kompetenz und Innovationsgeschwindigkeit.
Was Kanzleien jetzt tun sollten
Für Kanzleien bedeutet das nicht, ihre gesamte Softwarelandschaft sofort auszutauschen. Aber sie sollten gezielt prüfen, ob ihre aktuelle Lösung den kommenden Anforderungen gewachsen ist. Wichtige Kriterien: Gibt es offene Schnittstellen (API)? Können Daten strukturiert exportiert und verarbeitet werden? Ist das System cloudfähig und sicher skalierbar? Gibt es klare Pläne zur Integration von KI-Funktionen? Kanzleien sollten mit ihren Softwarepartnern in den Dialog treten – und Modernisierung aktiv einfordern. Parallel lohnt sich der Blick auf spezialisierte Ergänzungstools, die KI punktuell einbinden, etwa bei Dokumentenanalyse, Spracherkennung oder Automatisierung von Standardaufgaben. Wichtig ist dabei: Nicht blind Tools kaufen, sondern Prozesse verstehen. Wer seine Arbeitsabläufe kennt, kann gezielt entscheiden, wo KI echten Mehrwert bringt.
Fazit: Der Umbruch hat begonnen
KI verändert nicht nur, was Kanzleien tun, sondern wie sie arbeiten. Die Zeit der reinen Verwaltungssoftware geht zu Ende. Gefragt sind Systeme, die Daten intelligent verknüpfen, Erkenntnisse liefern und sich in vernetzte Ökosysteme einfügen. Für viele Anbieter ist das eine Herausforderung – für Kanzleien eine Chance. Wer jetzt die Weichen stellt, schafft die Basis für eine neue Generation juristischer Arbeit: weniger Routine, mehr Wissen, bessere Entscheidungen. Die Zukunft gehört nicht der Software, die alles kann – sondern der, die lernt, was wirklich gebraucht wird.
Autor: Antonio Ehlers ist Betriebswirt und ausgebildeter Rechtsanwaltsfachangestellter. Er berät seit vielen Jahren Anwaltskanzleien in den Bereichen Kanzleiorganisation, Digitalisierung und Prozessoptimierung. Unter der Marke advonex bietet er unabhängige Kanzleiberatung an – von der strukturierten Auswahl und Einführung neuer Kanzleisoftware über sichere Datenübernahmen bis hin zu praxisnahen Schulungen und nachhaltiger Begleitung im Kanzleialltag. Sein Ziel: effiziente Strukturen, transparente Prozesse und funktionierende Lösungen für moderne Kanzleien.
