ShakeSpeare® S-Contract –
Vertragsmanagement
ShakeSpeare® S-Contract ist eine Software für die Vertragsverwaltung, die die folgenden Funktionen im Contract Life Cycle abdeckt:
- Revisionssichere digitale Vertragsablage: mit Erinnerungsfunktion, Berechtigungskonzept und Mehrmandantenfähigkeit
- Erstellung von Verträgen: anhand von Konfiguratoren, Regeln und Musterdokumenten
- Freigabe von Vertragsentwürfen: kundenspezifische Freigabe Workflows
- Automatisierung: Workflowautomatisierung und digitale Signaturen
Revisionssichere und digitale Vertragsablage
ShakeSpeare® ist ein revisionssicheres Dokumenten Management System (DMS) in dem Verträge revisionssicher gespeichert werden können. Dies ist die Grundlage für Unternehmen und Rechtsabteilungen papierlos und digital arbeiten zu können und Originaldokumente irgendwann nicht mehr physisch speichern zu müssen.
Digitales Vertragsmanagement erinnert seine Nutzer automatisch an das Auslaufen von Verträgen und gibt einen Überblick über die gesamten Verträge eines Unternehmens sowie deren Risiken und Kosten im Überblick.
ShakeSpeare® enthält einen Dokumentengenerator, Dokumentenarchivierung und ein Workflow System, womit der Lebenszyklus von Verträgen auch in einer Rechtsabteilung oder Kanzlei gesteuert werden kann.
Heutzutage werden Verträge meistens in einzelnen Abteilungen dezentral verwaltet, sodass es keine zentrale Übersicht aller Verträge gibt und das Risiko besteht, dass Verträge ungeprüft auslaufen, sich automatisch verlängern oder vergessen werden. Risiken und Kosten sind nicht abschätzbar.
Digitales Vertragsmanagement kann von der Rechtsabteilung zentral verwaltet werden oder in Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Verwaltungseinheiten wie Standorten, Subunternehmen oder Abteilungen genutzt werden.
Erstellung von Verträgen
Wenn unterschriebene digital gespeichert sind, können die Potentiale in der Vertragserstellung gehoben werden. Vor allem wiederkehrende Verträge können einfach und schnell anhand von Formularen fehlerfrei erstellt werden.
Der Konfigurator für Dokumentenerstellung funktioniert einfach über ein Webformular, das Resultat – der erstellte Vertrag – ist für den Nutzer direkt im Browser sichtbar. Das System stellt sicher, dass immer nur die letzte Version der Klauseln und Bausteine verwendet wird.
Sogenannte Powernutzer können selbst Vertragsvorlagen, Logiken und Klauseln verwalten und das rechtliche Know-How anderen Personen im Unternehmen digital zur Verfügung stellen.
Freigabe von Vertragsentwürfen
Nach der Erstellung der Verträge erfolgt üblicherweise die interne Freigabe. Egal ob manuell oder per Vertrags Konfigurator erstellt können diese anhand eines Freigabeworkflows digital freigezeichnet werden.
Durch die Flexibilität der Workflows kann jeder Kunde seine Freigaberegeln hinterlegen. Soll zuerst der Abteilungsleiter und dann der CFO unterschreiben? Gibt es eine 3-stufige Freigabe für bestimmte Vertragstypen? All das kann individuell eingestellt werden.
Am Ende der Freigabe kann eine digitale Signatur stehen. Denn nachdem die Dokumente versioniert und revisionssicher gespeichert werden und können diese z.B. über eine Schnittstelle an DocuSign gesendet werden. Es gibt zudem andere Möglichkeiten der digitalen Unterschrift wie z.B. Zertifikate nach x.509 Standard, die direkt im System hinterlegt sind.
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