Effiziente Digitalisierung rechtsnaher Prozesse: Sicherheit und Compliance in der privaten Microsoft 365-Cloud 
In der heutigen dynamischen Geschäftswelt stehen Unternehmen und Rechtsabteilungen vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizient zu digitalisieren und gleichzeitig den höchsten Anforderungen an (IT-)Sicherheit und Compliance gerecht zu werden. Aufstrebende Technologien, insbesondere Künstliche Intelligenz (KI), eröffnen zwar neue Möglichkeiten, erhöhen jedoch auch die genannten Anforderungen und bringen zusätzliche Herausforderungen für Unternehmen und IT-Abteilungen mit sich. Viele Unternehmen sind hinsichtlich Datenklassifikationen, Berechtigungen und Datenmanagement bereits in ihren bestehenden Infrastrukturen nicht ausreichend auf diese Veränderungen vorbereitet. Besonders die Integration neuer Applikationen stellt damit eine erhebliche Hürde dar, die sorgfältig abgewogen werden muss.
Höhere Datensicherheit durch Private Cloud: Vorteile gegenüber klassischen SaaS-Lösungen
Private Cloud-Lösungen, die beispielsweise in Microsoft 365 integriert sind, ermöglichen es, Daten direkt innerhalb der Unternehmensumgebung, wie SharePoint, abzulegen und zu operieren. Dies bedeutet, dass keine Daten außerhalb der Kundenumgebungen verarbeitet und gespeichert werden. Im Gegensatz dazu speichern klassische SaaS-Anwendungen Daten in der Cloud des Anbieters und bieten dabei weniger Kontrolle über Benutzerberechtigungen, Verfügbarkeiten, Wiederherstellungsmöglichkeiten und Sicherheitsstandards.
LEDOX365 ist eine Private Cloud Application, die alle Daten und Dokumente im SharePoint des jeweiligen Kunden ablegt. Diese Architektur stellt sicher, dass sensible Daten in der Kontrolle der Unternehmen bleiben und die spezifischen Sicherheitsanforderungen der jeweiligen Branche erfüllt. Bestehende Konfigurationen der Microsoft 365-Plattform können beibehalten und auf die Applikation angewandt werden. Bestehende Prozesse und das Wissen in Teams können weitergenutzt werden.
In einer Zeit, in der Datenschutzbestimmungen und IT-Security eine immer größere Rolle spielen, ermöglicht die Wahl einer Private Cloud nicht nur die vollständige Datenhoheit in gewählten Rechenzentren, sondern auch eine granulare Verwaltung der Berechtigungen der Nutzer (z.B. mit EntraID) mit bestehenden Systemen und eine vollständige Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. So können Unternehmen die Rechte ihrer Microsoft 365-Nutzer weiternutzen, sich über Single Sign On einloggen und je nach Bedarf zusätzliche (automatische) Berechtigungsstufen für Nutzer und Administratoren in den Applikationen einrichten. Diese Vorgehensweise erleichtert und beschleunigt das Onboarding neuer Anwendungen in Abstimmung mit der IT-Abteilung, da viele Anforderungen, die für SaaS-Anwendungen neu bewertet werden müssen, bereits mit der Integration in bestehende Infrastrukturen berücksichtigt wurden.
Optimierung von Sicherheit und Compliance: Die Stärken von LEDOX365 in der Microsoft 365 Umgebung
Ein wesentlicher Vorteil von LEDOX365 ist die vollständige Nutzung der Möglichkeiten der Microsoft 365-Plattform. Dies bietet Unternehmen nicht nur Sicherheit, sondern auch zahlreiche Innovationschancen. Bereits implementierte Sicherheitskonfigurationen und Governance-Standards können nahtlos angewandt und ergänzt werden, indem sie mit bestehenden Microsoft Services (z. B. EntraID, Purview, Sentinel, Compliance Center, Information Protection) kombiniert werden. Diese Vorteile ermöglichen es Unternehmen, von der Stabilität und Sicherheit der Microsoft 365 Plattform zu profitieren und gleichzeitig die Innovationen der Microsoft-Welt, insbesondere im Bereich KI, zu integrieren.
Die in der LEDOX365-Plattform verwalteten Daten und Dokumente sind über standardisierte APIs (LEDOX365 API und Microsoft Graph API) zugänglich, was die Integration in innovative Anwendungen erleichtert. Diese native „Copilot Ready“-Funktionalität eröffnet neue Möglichkeiten der Automatisierung und der Gewinnung wertvoller Erkenntnisse mit dem Microsoft Copilot, Copilot Studio oder PowerBI. Diese Möglichkeiten stehen ohne weitere Vorbereitungen zur Verfügung, da die bestehenden Rechte der Nutzer für Microsoft 365 weitergenutzt werden und damit keine neuen Berechtigungskonzepte erstellt werden müssen. Der Nutzer kann nur auf die Daten zugreifen, für die er eine Berechtigung hat. Die Kombination von KI, den Berechtigungen der Nutzer und der umfangreichen Funktionalität von Microsoft 365 bringt nicht nur Effizienz, sondern auch ein signifikantes Potenzial zur Steigerung der Produktivität und das ohne Mehraufwände für die Unternehmen und IT-Abteilungen.
Medienbruchfreies Arbeiten mit Office-Applikationen und LEDOX365-Add-Ins
Die Integration in die Microsoft 365-Umgebung ermöglicht zusätzlich den nahtlosen Zugriff auf die vom Nutzer gewohnten Office-Anwendungen. Nutzer profitieren dabei von einer intuitiven und bekannten Benutzeroberfläche, die das Management von Informationen und Dokumenten erleichtert. Die Verwendung der LEDOX365 Office Add-Ins für Outlook und Word fördert ein medienbruchfreies Arbeiten und kommt den Mitarbeitenden zugute, indem sie die Nutzung gewohnter Software mit den erweiterten Funktionen von LEDOX365 kombiniert. Dies verbessert die Akzeptanz der Nutzer und vereinfacht das Change Management.
Fazit: Die Zukunft der rechtsnahen Unternehmensprozesse
In Anbetracht der steigenden Anforderungen an Sicherheit, Compliance und IT-Sicherheitsstandards positioniert sich LEDOX365 als Lösung für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und ihre rechtsnahen Unternehmensprozesse mit einem Contract Lifecycle und Matter Management digitalisieren wollen. Die Private Cloud Architektur bietet eine verantwortungsvolle Handhabung sensibler Daten, speichert diese in bereits bestehenden Umgebungen und integriert moderne Technologien, die den Arbeitsalltag nachhaltig verbessern können.
Unternehmen sind eingeladen, die Vorteile von LEDOX365 zu erkunden und ihre rechtsnahen Prozesse zukunftssicher zu gestalten – eine Lösung, die sowohl den einzelnen Nutzer, ein medienbruchfreies Arbeiten sowie Sicherheit, als auch die umfassenden Möglichkeiten und Innovationen der Microsoft-Plattform priorisiert.
Autor: Dr. Sven von Alemann ist Head of Legal Tech und General Counsel der Join GmbH. Als Rechtsanwalt und Unternehmer hat er mehr als 16 Jahren Erfahrung in Rechtsberatung und Legal Tech mit Stationen in Großkanzlei und Inhouse sowie als Gründer des Legal Tech Startups rfrnz GmbH und in der Beratung von Rechtsabteilungen.
Autor: Alexander Gröger leitet die Produktentwicklung der Join GmbH und entwickelt innovative Legal Tech Anwendungen, vorrangig die Contract Lifecycle Management-Plattform LEDOX365. Seine langjährige Erfahrung in den Bereichen IT-Consulting, Projekt- und Produktmanagement nutzt er, um die Effizienz von Unternehmen und deren Rechtsabteilungen zu steigern und erfolgreich digitale Lösungen zu implementieren.
