KI-Vertragsprüfung: Regulatorik und Compliance-Vorgaben sicher einhalten 
Regulatorische Änderungen und steigende Unternehmensvorgaben erhöhen für Legal-Abteilungen den Aufwand, bestehende Verträge an die Anforderungen anzupassen und diese beim Abschluss neuer Vereinbarungen zu berücksichtigen. Mithilfe von KI-Prüfkatalogen lassen sich Verträge automatisiert kontrollieren und damit erhebliche Ressourcen sparen.
Im Hinblick auf die stetig wachsende Vielschichtigkeit und Menge von Vereinbarungen ist die Verwendung von künstlicher Intelligenz im Vertragsmanagement längst mehr als ein technologischer Trend – sie entwickelt sich vielmehr zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen jeder Größe. Mit dem Einsatz von KI-gestützter Vertragsmanagement-Software lassen sich sowohl Arbeitsaufwand als auch operative Kosten deutlich senken.
Um dabei den maximalen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen, ist es jedoch ratsam, KI „intelligent“ einzusetzen. Dazu müssen Unternehmen die Synergien zwischen künstlicher Intelligenz und digitalen Workflows nutzen, indem sie dafür prädestinierte Geschäftsprozesse vollständig digitalisieren. Ein geeignetes Beispiel im Vertragsmanagement ist die Vertragsprüfung.
Automatisierte Vertragsanalyse mit KI
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, immer mehr gesetzliche sowie auch interne Vorgaben umzusetzen. KI-Prüfkataloge bieten die Möglichkeit, wahlweise einzelne Verträge oder den gesamten Vertragsbestand auf verschiedenste Aspekte hin zu kontrollieren – beispielsweise auf von Legal definierte K.-o.-Kriterien oder auf bestimmte Klauseln. Die KI-Vertragsprüfung erkennt dabei neben direkten Übereinstimmungen auch semantisch verwandte Formulierungen.
Nach Abschluss der Analyse bereitet das System die Ergebnisse inklusive der jeweils identifizierten Inhalte übersichtlich auf. Das händische Durchsuchen und Abgleichen von Dokumenten entfällt damit. Dies minimiert das Fehlerrisiko, spart Zeit und trägt zu einer erheblichen Kostensenkung bei.
Die Anwendungsbereiche sind vielfältig. Bewährte Prüfkataloge sind beispielsweise jene für NDAs oder für IKT-Verträge im Hinblick auf DORA-Compliance.
Anwendungsfall: NDA
Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) eignen sich optimal für erste Schritte in der KI-Vertragsprüfung. Aufgrund ihres häufigen Vorkommens lässt sich mit der Automatisierung eine hohe Effizienzsteigerung erzielen. Zusätzlich sorgen die simple Vertragsstruktur sowie die meist standardisierten Formulierungen für eine einfache und schnelle Erstellung der Prüfvorlagen.
Erhalten die Verantwortlichen vom Vertragspartner eine Vertraulichkeitsvereinbarung, können sie bereits durch das Digitalisieren des NDAs die Vertragsprüfung automatisch initiieren. Identifiziert das System dabei im Prüfkatalog definierte K.-o.-Kriterien, beispielsweise ein „einseitiges NDA“, verhindert das Tool, dass die Rechtsabteilung unnötige Zeit in die Prüfung des Vertrags investiert. Stattdessen können die Verantwortlichen den externen Partner direkt um ein beidseitiges NDA bitten. Weitere Prüfungen hinsichtlich Vertragsstrafen, Befristung, mündlicher Informationen etc. runden den individuell erweiterbaren Prüfkatalog ab.
Anwendungsfall: DORA
Auch bei Änderungen in der Regulatorik, etwa durch das Lieferkettengesetz, die DSGVO oder DORA, ist KI ein wertvolles Tool, um Ressourcen zu schonen und Risiken zu vermeiden. Die KI-Vertragsprüfung bietet die Möglichkeit, mit nur wenigen Mausklicks das gesamte Archiv auf Compliance zu neuen Vorgaben zu kontrollieren.
Die EU-Verordnung DORA (Digital Operational Resilience Act) schreibt Finanzunternehmen unterschiedliche Mindestvertragsinhalte bei der Auslagerung von IT-Services an Drittdienstleister vor. So müssen IKT-Verträge u. a. Sicherheitsanforderungen, Incident Reportings, die Verarbeitung und Speicherung von Daten, Notfall- und Wiederherstellungspläne sowie Übergangsregelungen abdecken. Wesentliche Neuerungen im Vergleich zu bisherigen Regelungen sind die Beteiligung der Drittdienstleister an Threat-Led Penetration Tests (TLPTs) sowie die vorgegebenen Kündigungsrechte und Fristen. Dabei unterscheidet die Verordnung zwischen Vorgaben, die für alle IKT-Verträge gelten, und jenen, die IKT-Auslagerungen kritischer oder wichtiger Funktionen betreffen. Jene Vertragsinhalte müssen sowohl in neuen als auch in bereits laufenden Vereinbarungen berücksichtigt sein. Finanzunternehmen sind daher angehalten, sämtliche Auslagerungsverträge auf DORA-Compliance zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Bei Anwendung des DORA-Prüfkatalogs wählen die Verantwortlichen ihre Auslagerungsverträge mit IKT-Dienstleistern aus und starten den Prozess. Die KI identifiziert daraufhin Abweichungen zur DORA-Regulatorik. Sollte Handlungsbedarf bestehen, erstellt die Software daraufhin automatisch die benötigten Ergänzungsvereinbarungen basierend auf der Klauselbibliothek und startet optional die definierten Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse inklusive integrierter digitaler Signatur. Die externen Partner sind dabei direkt in die Workflows eingebunden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Fazit
Die Verwendung von künstlicher Intelligenz im Vertragsmanagement bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, indem sie Prozesse automatisiert, Fehler minimiert und Kosten senkt. Um den maximalen Nutzen aus der Technologie zu ziehen, ist es entscheidend, sie insbesondere in jenen Bereichen anzuwenden, wo sie durch zielgerichteten Einsatz einerseits die präzisesten Ergebnisse liefert und andererseits zu einer erheblichen Effizienzsteigerung beiträgt. Der Mehrwert erhöht sich für Unternehmen, wenn sie ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich betrachten und vollständig digitalisieren, statt nur Teilaspekte – u. a. mit KI – zu automatisieren.
Die KI-gestützte Vertragsprüfung ermöglicht eine effiziente und genaue Analyse von Vereinbarungen und hat sich bei verschiedenen Anwendungsfällen wie NDAs oder DORA bewährt. Unternehmen sind dadurch in der Lage, einerseits interne wie gesetzliche Anforderungen effizienter zu erfüllen und andererseits vorhandene Ressourcen für andere wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen.
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Autor: Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, beschäftigt sich seit 2004 intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Nach langjähriger Geschäftsführertätigkeit bei einem Softwarehersteller ist er seit Januar 2021 für die Fabasoft Contracts GmbH verantwortlich, einen der europaweit führenden Anbieter von Vertragsmanagement-Software.
