KI-Assistenten im Alltag von Rechtsabteilungen
Rechtsabteilungen sind detailversessen, da sie wissen, dass jede Information bei der Erstellung von Vereinbarungen wichtig ist, insbesondere in Verhandlungs- und Entscheidungsphasen. Doch hier liegt das Paradoxon: Die klugen Köpfe hinter diesen Entscheidungen werden oft von repetitiven Aufgaben gebremst, die keine Expertise erfordern, sondern lediglich Zeit.
In der Praxis zählt jede Minute. Dennoch geht oft wertvolle Zeit für Aufgaben verloren, die keine menschliche Expertise benötigen – wie das Sortieren von Dokumenten, das Überprüfen von Klauseln oder das Extrahieren von Daten.
Hier hat sich künstliche Intelligenz auch im juristischen Bereich bereits als wertvolles Instrument etabliert. Im Folgenden möchte ich drei spezifische Aufgaben vorstellen, wie KI Assistenten heute im Rechtsalltag eingesetzt werden können.
1. Effiziente Dokumentenorganisation
Rechtsabteilungen stecken oft bis zum Hals in Arbeit mit Dokumenten, die effektiv organisiert und archiviert werden müssen. Sie verwenden wertvolle Arbeitsstunden damit, Dokumente nach verschiedenen Kriterien wie Vertragstyp, beteiligten Parteien oder Branchen zu klassifizieren. Ein langsamer und ineffizienter Prozess.
Künstliche Intelligenz eröffnet hier die Möglichkeit, die Organisation eines Dokumentenarchivs eigenständig und dennoch basierend auf den eigenen Richtlinien zu übernehmen. Dokumente können so in kurzer Zeit automatisch klassifiziert, sortiert und zugewiesen werden. So können Dokumente einfach in ein zentrales Archiv hochgeladen werden, welches bei Neueingängen direkt die angesprochene Automatisierung auslöst. Maschinelle Assistenten lesen im Anschluss jedes Dokument, extrahieren relevante Informationen und ordnen sie schließlich anhand dieser Metadaten ein.
Mit wenigen Schritten transformiert KI das einfache Archiv in eine intelligente, interaktiv benutzbare Datenbank. Im Vergleich mit manueller Extraktion, kann so signifikant viel Zeit gespart werden. Die Daten liegen anschließend, systematisch geordnet vor, wodurch sie für zukünftige Arbeiten einfach durchsuch- und filterbar werden.
2. Hochwertige Dokumentenüberprüfung und -analyse
Manchmal werden komplexe Risiken, die sich in den Feinheiten der juristischen Dokumente verbergen – wie mehrdeutige Sprache, Schlupflöcher oder Widersprüche – übersehen. Typischerweise verlassen sich Teams auf vordefinierte Arbeitsabläufe, die bestimmte Kriterien und Aufgaben festlegen, um Fehler zu entdecken. Diese sind oft repetitiv, und können mehrere Überprüfungen durch menschliche Prüfer erfordern.
Sobald Teams jedoch derartige Abläufe festlegen, und in einen detaillierten Prozess überführen, können sie diese Aufgaben auch für KI Assistenten durchführbar, und automatisierbar, machen. Diese Assistenten können dann große Mengen an Verträgen schnell und zuverlässig, über solche Prozesse, überprüfen. So könnten sie zum Beispiel Probleme wie vage Formulierungen, Unstimmigkeiten oder fehlende Klauseln markieren.
Indem die, von Fachexperten festgelegten, Richtlinien befolgt werden, können diese Assistenten hochwertige Analysen anfertigen. Die Assistenten stellen darüber hinaus auch die notwendige Konsistenz der einzelnen Arbeitsschritte sicher.
3. Schnelle Datenerfassung
Einer der ersten Anwendungsfälle von künstlicher Intelligenz, der einer breiten Masse bekannt wurde, war die Vorstellung des KI-Chatbots von OpenAI: ChatGPT. Mit solch einem Assistenten lassen sich Gespräche, als Frage-Antwort Interaktionen zu verschiedensten Themen führen.
Dieses Interaktionsschema lässt sich aber auch auf spezielle Anwendungsfälle übertragen, und so zielgerichtet auf bestimmte Geschäftsprozesse umlegen. In diesem Sinne können KI-Assistenten Rechtsdokumente und Verträge auch in „sprechende“ Unterlagen verwandeln. Man kann also dem Assistenten Fragen zu bestimmten Inhalten des Dokuments stellen.
Man darf sich diese Assistenten wie Experten, die vollumfänglich mit der Materie dieses speziellen Dokuments vertraut sind, vorstellen. Auf diese Art können schnell Informationen gewonnen werden, die sich mit allgemeinen Suchfunktionen nicht direkt auffinden ließen.
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass zur Suche nach diesen Informationen natürliche Sprache verwendet werden kann. So müssten Fachbegriffe nicht einmal gewusst werden, sofern eine ausreichend gute Beschreibung des Sachverhalts gegeben wird, was diese Anwendung insbesondere auch für Laien attraktiv macht.
Zuletzt muss natürlich auch auf die durchgehende, und gleichzeitige, Verfügbarkeit eines derartigen KI “Experten” hingewiesen werden. Denn diese Assistenten stehen rund um die Uhr und für jedes Dokument zur Verfügung.
Praktische Anwendung der vorgestellten Assistenten
Die vorgestellten Assistenten geben nur einen Teil der Möglichkeiten wieder, die durch künstliche Intelligenz entstanden sind. Sie können darüber hinaus auch kombiniert auftreten, um komplexere Arbeitsabläufe abzubilden.
Am Beispiel der Vertragsmanagement-Software fynk, lässt sich illustrieren, wie diese bereits in der Praxis Anwendung finden. So übernimmt künstliche Intelligenz die automatisierte Datenextraktion und Kategorisierung von importierten Dokumenten. Dieser KI Analyse Assistent extrahiert Informationen wie Laufzeiten, Parteien, Klauseln aber auch Metadaten wie Vertragswerte, Rabatte oder Lieferbedingungen. Diese können danach von anderen Funktionen der Software weiterverwendet werden.
Im weiteren Verlauf lassen sich Verträge auch anhand vordefinierter Prozesse (sogenannter Playbooks) auf spezifische Vertragsinhalte und die Einhaltung bestimmter Regeln kontrollieren. Nach dem Anlegen der Regeln für diesen Überprüfungsprozess übernimmt ein KI-Assistent die automatisierte Prüfung der Dokumente und warnt bei Nichteinhaltung oder Verletzung.
Beide dieser Beispiele illustrieren, wie KI Assistenten bereits in der Praxis angewandt werden. Diese arbeitsaufwändigen, aber nicht Expertise erfordernden Schritte sind wie geschaffen für maschinelle Assistenten, denn diese spielen ihre Teams für wichtigere Arbeit frei.
Fazit
Künstliche Intelligenz wird unsere Arbeitsweise mit Dokumenten langfristig verändern. Insbesondere repetitive Aufgaben, können durch sorgfältige Prozesse, langfristig von KI Assistenten übernommen werden. Diese digitalen Helfer werden im Arbeitsalltag bereits umfangreich eingesetzt. Unternehmen, die diese Chancen erkennen und für sich selbst nutzen, profitieren durch mehr Produktivität – denn je mehr Routineaufgaben an künstliche Intelligenz abgegeben werden können, desto mehr Zeit bleibt ihren Mitarbeitern für komplexe Aufgaben, die nur sie selbst lösen können.
Autor: DI Felix Scholz ist Head of Marketing bei fynk und spezialisiert auf die Vermittlung von Wissen rund um digitales Vertragsmanagement und Legal Tech. Auf dem Blog von fynk unter www.fynk.com werden die neuesten Entwicklungen zu diesen Themen einfach erklärt.
