Juristisches Know-how intelligent verwalten
Das eigene Wissen ist immer noch die wichtigste Ressource jedes Juristen. Wissensmanagement trägt dazu bei dieses wertvolle Know-how optimal zu nutzen und langfristig zu sichern. Mithilfe von KI ist die Organisation des juristischen Wissens deutlich einfacher und schneller möglich als bisher.
Generative KI, wie z.B. ChatGPT, hat der Digitalisierung der Rechtsbranche einen enormen Schub gegeben. Viele digitale Tools wurden in den letzten zwei Jahren um KI-Funktionen ergänzt. Wie diese für das Wissensmanagement genutzt werden können, zeigen die folgenden Beispiele:
Dokumenten-Management-Systeme
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) dienen als zentrale Ablageorte für sämtliche Dateien und E-Mails einer Institution. Durch Metadaten und umfangreiche Suchmöglichkeiten bilden sie oft die Grundlage für das Wissensmanagement einer Kanzlei oder Rechtsabteilung. Zahlreiche Anbieter erweitern gerade ihre DMS um KI-Features. Neue KI-gestützte Funktionen sind u.a. das automatische Taggen von Dokumenten mit spezifischen Schlagwörtern zu den Dokumentinhalten. Verträge können mit Tags, z.B. zu Spezialklauseln, als käuferfreundlich oder verkäuferfreundlich markiert werden. Dies sorgt bei der Suche für eine bessere Auffindbarkeit von Dokumenten und fördert im Know-how-Management die Nutzung von Templates (anonymisierte Muster und Vorlagen) und Precedents (Beispieldokumenten).
Einige DMS sind auch dabei Chatbots einzuführen. Mithilfe natürlicher Sprache können Suchanfragen über die Bestände des eigenen DMS getätigt, Texte zusammengefasst oder miteinander verglichen werden. Dadurch wird sowohl die Suche selbst als auch die juristische Arbeit mit den eigenen Dokumentbeständen erleichtert.
KI in der Content-Erstellung
Große Erleichterung bietet der Einsatz von KI bei der Erstellung von Content für das Wissensmanagement.
Standardaufgabe im juristischen Wissensmanagement ist die Erstellung von Mustern und Vorlagen. Die Anonymisierung und Standardisierung dieser Vorlagen können nun mithilfe von KI-Tools deutlich schneller vorgenommen werden als manuell durch eine Person.
Auch weitere Informationsmaterialien, wie. z.B. Memos, Newsletter oder Artikel für Know-how-Sammlungen und firmeninterne Wikis, können mithilfe von generativen KI-Werkzeugen einfach und schnell erstellt werden.
Mit sogenannten „Speech-to-Text“-Tools werden Audio-Dateien und -Mitschnitte von Diktaten und Protokollen, oder Transkripte zu Besprechungen vom gesprochenen Wort in Text umgewandelt. Ein manuelles Abtippen ist nicht mehr erforderlich.
Darüber hinaus übersetzt generative KI Texte in andere Sprachen oder wandelt komplizierte juristische Sachverhalte für Mandanten und juristische Laien in eine leicht verständliche Sprache um. Vorhandene Texte und Dokumente können somit für neue Zielgruppen genutzt werden.
KI in der Kanzleiorganisation
Auch das Wissensmanagement der internen Organisation wird durch KI unterstützt und sorgt für Entlastung bei Assistenz und Legal Operations. Generative KI-Tools helfen bei der Erstellung von Vorlagen und Checklisten für die Büroarbeit, oder bei der Korrespondenz. Prozesse und Arbeitsabläufe können einfacher visualisiert und verständlich dargestellt werden. Aus den dokumentierten Prozessen werden dann mithilfe von KI, Arbeitsanleitungen und Handbücher für Mitarbeitende erstellt.
Fachinformationen intelligent recherchieren
Das externe juristische Wissen, in Form von Fachliteratur und Fachinformationen, wird ebenfalls zunehmend mit KI angereichert. Fast jeder juristische Fachinformationsanbieter hat mittlerweile KI-Funktionen im Angebot, oder ist gerade dabei diese zu entwickeln. Diese bestehen z.B. aus KI-generierten Zusammenfassungen von Rechtsprechung oder in Form von Chatbots als Alternative zur klassischen Suche. Die Chatbots beantworten Suchanfragen in natürlicher Sprache. Nutzende können mit einigen Chatbots auch Dialoge führen. Die Antworten der Chatbots werden meist durch Fundstellen aus der eigenen Fachdatenbank belegt. Diese Fundstellen können dann für weiterführende Recherchen genutzt werden. Bisher werden die Chatbots von den meisten Datenbankanbietern aber nur für einzelne Module angeboten.
Eine besondere Form der Chatbots stellen sogenannte Chatbooks dar. Dies sind Chatbots zu einzelnen Werken. Vorreiter ist hier das Chatbook eines bekannten BGB-Kommentars.
Fast alle KI-Angebote der Fachinformationsanbieter befinden sich noch im Aufbau. Sie funktionieren noch nicht einwandfrei und können bisher die klassische juristische Recherche noch nicht ersetzen.
Intelligente Suchtools
Weitere Unterstützung bei der juristischen Recherche bieten intelligente Suchtools. Mithilfe dieser Werkzeuge werden Fundstellen in Dokumenten (meist PDF- oder Word-Dateien) automatisch erkannt, und ermöglichen per Link den direkten Zugriff auf die jeweilige Internetquelle oder Fachdatenbank. Für die Ansicht des Volltextes wird aber ggfs. zusätzlich eine Datenbank-Lizenz benötigt. Durch den schnelleren Zugriff auf benötigte Quellen bieten diese Suchwerkzeuge eine enorme Arbeitserleichterung. Auch müssen Suchende nicht eigenständig wissen, über welche Quelle welche Fundstelle erhältlich ist.
Fazit
KI verändert das juristische Wissensmanagement erheblich. Die schnellere Erstellung von Content für Wissensdatenbanken ermöglicht eine bessere Bereitstellung von vorhandenem Wissen. Intelligente Suchfunktionen und Chatbots erleichtern die Suche und bieten oft schon gute Suchergebnisse. Allerdings funktionieren alle KI-Tools noch nicht perfekt und neigen teils zu Halluzinationen. Daher sind eine Qualitätskontrolle und kritische Überprüfung des erstellten Contents und der gefundenen Ergebnisse noch erforderlich.
Darüber hinaus benötigt Wissensmanagement weiterhin eine zentrale Person, die alle Wissensmanagement-Aktivitäten der Institution koordiniert und einen Überblick über (KI-)Tools behält.
Jede juristische Institution sollte sich überlegen, für welche Wissensmanagement-Aktivitäten KI die größte Arbeitserleichterung verschafft, und dementsprechend KI-Tools auswählen. Zu berücksichtigen ist allerdings, dass jede KI nur so gut ist, wie die Daten, mit der sie trainiert wurde, und die Qualität der eingegebenen Prompts. Daher ist jedem Juristen zu raten, sich mit dem Thema KI und den Grundlagen des Promptings auseinanderzusetzen. Nur wenn Benutzende auch kompetent mit KI umgehen können, bietet diese ihnen im Wissensmanagement auch einen wirklichen Mehrwert.
Autorin: Anne Jacobs ist Gründerin und Geschäftsführerin der Deep Thoughts GmbH und berät ihre Kund:innen zu den Themen Informations- und Wissensmanagement, Innovation und Digitaler Transformation. Zuvor war sie über 15 Jahre in Wirtschaftskanzleien tätig, wo sie u.a. für den Bereich Informations- und Wissensmanagement verantwortlich war.
