Heißt Digitalisierung der Rechtsbranche auch Pflicht zur Dauer-Erreichbarkeit? 
Früher klingelte das Telefon am Schreibtisch in der Kanzlei. Heute kommen E-Mails am Sonntag, WhatsApp-Nachrichten mit Fragen zum Sachstand oder Mandanten-Anrufe um 22 Uhr. Viele Anwältinnen und Anwälte erleben heute einen Kommunikationsdruck, der so vor einigen Jahren noch undenkbar war. Doch willkommen in der Realität der Digitalisierung: Sie kennt keine Öffnungszeiten.
Wer rund um die Uhr shoppen, Banking erledigen oder Arzttermine buchen kann, der erwartet diese Erreichbarkeit auch von seiner Kanzlei. Man sieht also: Die Erwartungshaltung von Mandanten nach dauerhafter Erreichbarkeit ist kein juristisches Phänomen. Für viele Menschen ist es heute selbstverständlich, Antworten in Echtzeit zu erhalten. Doch bedeutet Digitalisierung, dass Anwälte 24/7 erreichbar sein müssen?
Nein, das bedeutet sie nicht. Aber wir müssen verstehen, warum Mandanten trotzdem genau das erwarten – und wie man strukturelle Lösungen schaffen kann, um dieses Bedürfnis zu erfüllen.
Warum erwarten Mandanten dauerhafte Erreichbarkeit?
Der Ruf nach ständiger Verfügbarkeit ist nicht nur ein Zeichen mangelnder Geduld, sondern Ausdruck eines echten Bedürfnisses. Wer ein rechtliches Problem hat, möchte nicht warten. Er möchte verstanden werden – möglichst sofort.
Hinzu kommt, dass Informationen wie der Lieferstatus einer Sendung, Arzttermine, Vertragsdetails von Streaming-Abos und so weiter eigentlich durchgehend abrufbar sind und angepasst werden können. Und auch die juristische Beratung wird zunehmend als eine On-Demand-Leistung empfunden. Mandanten übertragen ihre Alltagsgewohnheiten also unbewusst ebenso auf die Kommunikation mit eurer Kanzlei: Sie wollen dauerhafte Erreichbarkeit und schnelle Rückmeldungen, idealerweise direkt über das Smartphone.
Wer da nicht mithalten kann, wird als unnahbar wahrgenommen – selbst wenn die juristische Qualität exzellent ist.
Das Problem: Die klassische Anwaltskanzlei ist auf diesen Anspruch nicht vorbereitet. Empfang und Rückruflisten sind zeitlich zu eingeschränkt oder dauern zu lange, wenn Mandanten eine sofortige Antwort wollen.
Mandantennähe heißt nicht Callcenter-Service
Viele Kanzleien greifen deshalb auf externe Callcenter zurück, um die eigene Erreichbarkeit rund um die Uhr sicherzustellen – ein nachvollziehbarer und grundsätzlich guter Schritt. Und die gute Nachricht: Tatsächlich erwarten Mandanten oft viel mehr ein Gefühl von Präsenz als eine sofortige Lösung.
Doch dieser Ansatz bedeutet leider auch, dass der Erstkontakt nicht durch euer Kanzlei-Team stattfindet, sondern durch externe Kräfte – und für Mandanten kann das unpersönlich wirken, gerade wenn die Situation dringlich erscheint.
Trotzdem kann die Antwort nicht lauten, dass ihr stattdessen 24/7 persönlich am Telefon hängen müsst. Im Gegenteil: Wenn ihr dauerhaft auf Abruf arbeitet – selbst wenn eigentlich Feierabend ist – gefährdet ihr eure Konzentration, eure Effizienz und den Aufbau der Arbeitsabläufe in eurer Kanzlei. Was ihr braucht, sind interne strukturelle Lösungen, die Erreichbarkeit simulieren – ohne Dauerbelastung.
Erste Antwort mit wenigen Klicks
Eine einfache Möglichkeit, erste Antworten rund um die Uhr zu geben, könnt ihr ohne viel Aufwand direkt auf eurer Kanzleiwebsite integrieren. Durch interaktive Rechner – wie beispielsweise Abfindungs- oder Pflegegeldrechner – erhalten Hilfesuchende nach wenigen Klicks eine erste Einschätzung und werden gleichzeitig in einen strukturierten Kontaktprozess mit eurer Kanzlei überführt.
Das stärkt das Gefühl von Präsenz und macht den Einstieg ins Mandat spielend leicht – auch am Sonntagabend.
Bei Justin Legal bieten wir diese interaktiven Rechner als Lead Booster Widgets für alle Kanzleien kostenlos in der Freemium-Variante an. Diese könnt ihr ohne Registrierung auf eurer Website installieren.
Onboarding durch digitale Mandatsannahme
Wenn ihr als Kanzlei euren Mandanten die Option gebt, jederzeit online ein Mandat anzufragen – inklusive Upload von Unterlagen und kurzer Fallbeschreibung – dann schafft ihr einen dauerhaft verlässlichen Erstkontakt, ohne dass ihr dabei ausbrennt.
Die digitale Mandatsannahme, die wir bei Justin Legal geschaffen haben, ermöglicht einen flexiblen, aber professionellen Einstieg ins Mandat. Mit smarten Formularen, die von den Mandanten eigenständig ausgefüllt werden und mit relevanten Unterlagen ergänzt werden können, strukturiert ihr den Erstkontakt klar.
Und der große Vorteil: Ihr gewinnt Handlungsspielraum zurück.
Statt direkt auf E-Mails oder spontane Anrufe reagieren zu müssen, landen die qualifizierten Mandatsanfragen strukturiert dort, wo sie auch später hinsollen. In der nach der Mandatsanfrage automatisch erstellten E-Akte können die Informationen gezielt und schneller bearbeitet werden. Das erhöht auch die Qualität der Rückmeldung, spart Zeit und gleichzeitig entsteht für den Mandanten der Eindruck, „gehört worden zu sein“.
Zusätzlich lässt sich dieser Prozess nahtlos mit eurer priorisierten Kanzleisoftware verbinden, sodass keine Informationen verloren gehen und keine Medienbrüche entstehen. So wird die digitale Mandatsannahme zum Türöffner für eine moderne, effiziente und gleichzeitig mandantenzentrierte Arbeitsweise.
Klare Reaktionszeiten
Ihr solltet außerdem sicherstellen, dass eure Mandanten nach dem Absenden ihres Anliegens sofort eine Antwort darüber erhalten, wann ihr persönlich erreichbar seid. Das könnt ihr etwa durch einen solchen Hinweis schaffen: “Wir prüfen Ihr Anliegen und melden uns innerhalb von 24 Stunden zurück.” Oder durch die Einbindung von digitalen Terminvergabe-Tools, sodass eure Mandanten direkt selbst einen Termin bei euch buchen können.
Fazit
Digitalisierung heißt nicht, dass Anwälte rund um die Uhr verfügbar sein müssen. Aber sie bedeutet, dass wir Strukturen schaffen müssen, die Verfügbarkeit simulieren – und gleichzeitig Qualität sichern.
Durch Lösungen wie eine digitale Mandatsannahme, klare interne Prozesse und eine transparente Kommunikation lässt sich das neue Mandantenbedürfnis erfüllen, ohne dass ihr euch selbst überlastet.
Und ich finde, hier liegt eine große Chance: Wenn Kanzleien clever digitalisieren und Erreichbarkeit neu denken, schaffen sie sich einen enormen Wettbewerbsvorteil. Und dabei gewinnt ihr langfristig das Vertrauen neuer Mandanten.
Autor: Lukas Pagel ist CEO und Mitgründer von Justin Legal, einem Legal-Tech-Unternehmen, das Kanzleien bei der digitalen Mandatsannahme, cleverem Kanzleimarketing und der KI-gestützten Effizienzsteigerung im Anwaltsalltag unterstützt.
