FachartikelLegal KI & ChatGPT

Die Optimierung von Legal Monitoring durch Einsatz von KI

Die Beobachtung und Analyse von juristischen Änderungen – das sog. Legal Monitoring – steht am Anfang jeder juristischen Wertschöpfungskette. Die zu beobachtenden Quellen sind zahlreich und vielfältig: neue oder geänderte Verordnungen und Richtlinien auf EU-Ebene, Gesetze und Verwaltungsvorschriften auf nationaler Ebene, Gesetzesentwürfe von Regierungen und Ministerien, Leitfäden von Behörden, täglich diverse Urteile. Dies macht die Aufgabe des Legal Monitorings beliebig komplex, umfangreich, damit einhergehend auch zeit- und kostenintensiv.

Durch stetig erweiterte Themengebiete, die eine neue Regulierung mit sich bringen sowie die zunehmende Internationalisierung kommt dem Legal Monitoring eine immer größere Bedeutung zu. Betroffen sind viele Akteure: Unternehmen als Adressaten der Regulierung, Rechtsanwaltskanzleien, aber auch für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Politiker und Lobbyisten ist ein Legal Monitoring unverzichtbar. Die Menge und Komplexität der zu beobachtenden und zu begleitenden rechtlichen Änderungen sind manuell nicht mehr effizient nachzuvollziehen und zu verstehen.

Umfang und Aufgabe des Legal Monitoring

Beim Legal Monitoring geht es in einem ersten Schritt darum, gesetzliche Änderungen frühzeitig zu bemerken und die Tatsache, dass eine Änderung bevorsteht, im Unternehmen bzw. zum Mandanten zu kommunizieren. In einem zweiten Schritt sollen möglichst schnell Voraussetzungen bzw. Anforderungen der jeweiligen Regulierung analysiert und deren Auswirkungen verstanden werden.

Darauf aufbauend sollen optimalerweise inhaltliche und zeitliche Abhängigkeiten der gesetzlichen Regelungen untereinander erkannt und visualisiert werden.

Dies hört sich zunächst trivial an. Bei umfangreichen Regelwerken wie beispielsweise dem europäischen Green Deal und seinen mittlerweile rund 50 Rechtsakten und wiederum deren Umsetzung auf nationalstaatlicher Ebene wird deutlich, dass die Übersicht relativ schnell verloren geht. Aber auch die Regulierung im Bankenbereich, in der Energiewirtschaft, bei ESG-Themen, Pharma, Medizintechnik oder Chemie aber auch in horizontalen Rechtsfeldern wie Cybersecurity, Datenschutz und KI, stellen Juristen vor neue Herausforderungen.

Bisherige Handhabung des Legal Monitoring

Aktuell erfolgt das Legal Monitoring in der Regel manuell und durch den Einsatz von viel Zeit und somit finanziellen Ressourcen. Täglich werden Websites manuell abgesucht, Links dokumentiert, in Newslettern zusammengefasst und unter den Mitarbeitern verteilt. Zusätzlich werden externe Newsletter abonniert. Dokumentiert werden ein Rechtskataster und der Status der jeweiligen Regulierung zumeist in einer Excel-Tabelle oder in geteilten Office Dateien. Die Teilung von Wissen und Informationsquellen als Teil des Knowledge Managements gestaltet sich mit Excel-Tabellen und diversen Verknüpfungen aber nicht als nachhaltig erwiesen und ist innerhalb kurzer Zeit wieder veraltet. Die Übersichtlichkeit fehlt und Aktualisierungen erfolgen nicht automatisiert. Bei der Darstellung von komplexen inhaltlichen Zusammenhängen, geraten dokumentenbasierte Lösungen schnell an ihre Grenzen.

Lex AI

Mehrwert eines KI-gestützten Legal Monitorings

Beim Legal Monitoring kann KI einen enormen Beitrag leisten und eine erhebliche Zeit- als auch Kosteneffizienz mit sich bringen.

Ziele durch den Einsatz der Grundfunktionen einer guten KI Legal Monitoring Lösung sind u.a.:

  • Die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften durch Erkennen, Analysieren und Visualisieren, Änderungen der Vorschriften
  • Minderung von rechtlichen Risiken und die Haftungsvermeidung bzw. -reduktion
  • Identifikation neuer strategischer Möglichkeiten auf Basis von regulatorischen Änderungen.

Inhaltliche und zeitliche Zusammenhänge und Abhängigkeiten können mit KI – auch Jurisdiktionen übergreifend – visualisiert werden. Dadurch ist ein Unternehmen in der Lage, rechtliche Verkettungen und auch Wechselwirkungen schnell zu erkennen.

Hierzu ein konkretes Beispiel: Ein in der EU ansässiges, in verschiedenen Mitgliedstaaten tätiges und vom EU Supply Chain Act (CS3D) betroffenes Unternehmen, kann durch die Visualisierung von inhaltlichen Zusammenhängen und Abhängigkeiten erkennen, mit welchen Vorschriften CS3D nicht zusammenhängt und in welchen Vorschriften dieser in den Mitgliedstaaten auf nationaler Ebene umgesetzt wird. Global kann ein Unternehmen (oder eine Kanzlei) aber eben auch erkennen, ob es beispielweise an weiteren Produktionsstätten in Südamerika oder China gegenläufige bzw. widersprechende Vorschriften gibt.

Inhaltlich können Unternehmen mit einer KI-gestützten Legal Monitoring Lösung sogar noch einen Schritt weiter gehen. Rechtliche Änderungen können mit bestehenden internen Dokumenten und Compliancevorschriften verglichen werden, so dass eine erste Indikation gegeben werden kann, ob eine rechtliche Änderung zu einer Anpassung des jeweiligen Dokuments, beispielsweise einer internen Unternehmenspolicy, führen muss.

Kombiniert man eine KI Legal Monitoring Lösung mit weiteren KI Funktionen wie beispielsweise einem spezialisierten Legal Chatbot, einem leistungsfähigen Summarizer und einem auf Rechtstexte trainierten Übersetzer können komplexe Regulierungen noch schneller analysiert und zusammengefasst werden.

Fazit

Aufgrund zunehmender, inhaltlich stets komplexer werdenden Regulierungen entsteht ein natürlicher Bedarf nach effizienten Legal Monitoring Lösungen. Ohne solche wird es zunehmend schwer fallen, regulatorische Veränderungen zu überblicken.

Mittels KI kann Legal Monitoring auf ein ganz neues Level gehoben werden. Nur durch solche lassen sich langfristig Compliance herstellen und erhalten, Haftungsrisiken mindern, aber auch neue Chancen für ein erfolgreiches Businessdevelopment erkennen.

Autorin: Dr. Susann Funke ist Co-Founder der LEX AI GmbH und Rechtsanwältin. LEX AI ist ein deutsches Legal Tech Startup (www.lexai.co) mit Sitz in Hamburg, das maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz kombiniert mit innovativem Legal Design einsetzt, um das Legal Monitoring bis hin zum Knowledge Management radikal zu verbessern. Ziel von LEX AI ist es, die Kosten und den Aufwand hierfür um bis zu 75% zu reduzieren.

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