Automatisierung: Das ist die nächste Evolution im Kanzleimanagement 
Ob Aktenanlage oder Mahnwesen: Im Kanzleialltag steigt zunehmend der administrative Aufwand. Wie Sie Zeitfresser identifizieren und ohne Entwicklungskenntnisse automatisieren.
Standardisierte Prozesse nehmen einen erheblichen Anteil des Kanzleialltags ein. Fristen anlegen, Mahnwesen verfolgen, Akten organisieren: Die Anzahl administrativer Arbeitsschritte ist lang. Manuell ist das kaum zu bewältigen und fehleranfällig.
Automatisierung schafft Abhilfe: Sie können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, während notwendige Hintergrundprozesse weiterhin ablaufen. Das Ergebnis: Fehlervermeidung, Zeitersparnis, einheitliche Qualitätsstandards.
Automatisierung bedeutet schlichtweg, etwas so einzurichten, dass es von selbst, ohne manuelles Eingreifen, abläuft. Automatisierung ist bereits fester Bestandteil im Alltag vieler Kanzleien. In diesem Beitrag fokussieren wir uns auf „No-Code“-Automatisierungen auf Basis Ihrer Kanzleisoftware und anderer Software, die Sie bereits verwenden. Das Zusammenspiel ermöglicht Use Cases, die mit den einzelnen Programmen nicht möglich wären.
Jede Automatisierung folgt einer simplen Logik: WENN dies geschieht, DANN tue das. Selbst komplexeste Workflows lassen sich auf diesen Befehl zurückführen. Automatisierte Workflows erledigen genau das, was Sie vorab definiert haben. So vermeiden Sie Halluzinationen, die beispielsweise im Rahmen der KI-gestützten Textgenerierung entstehen können.
Anwendungsfälle im Kanzleimanagement
Die Automatisierung von Schriftsätzen ist ein bekannter Anwendungsfall. Doch gerade klassische Arbeitsschritte im Kanzleimanagement erhalten aus unserer Perspektive noch zu wenig Beachtung. Hier steigen die Anforderungen rasant und Arbeitsabläufe werden zunehmend fragmentierter. Wer Automatisierungen im Kanzleimanagement nutzen will, findet hier Inspiration und Handlungsempfehlungen. Das Gute: Dieselbe Logik lässt sich für die meisten Arbeitsbereiche adaptieren und ist in vielen Fällen ohne technische Kenntnisse durch den „No-Code“ Ansatz möglich.
Vergütungspositionen für neue Mandate buchen. Wenn eine neue Akte angelegt wird, dann hinterlegt das System die passende Vergütungsposition. Bei vielen ähnlichen Mandaten spart das erheblich Zeit und vermeidet Abrechnungsfehler.
Zeiten in Outlook blocken. Automatisierungen sind nicht auf einzelne Anwendungen beschränkt. Erstellen Sie einen auswärtigen Termin in der Kanzleisoftware, werden automatisch Reisezeiten im Kalender blockiert. Terminüberschneidungen gehören der Vergangenheit an.
Die Aktenanlage automatisieren. Programme für die Mandatsannahme gibt es bereits einige. Viele bieten bereits Schnittstellen zu Ihrer Kanzleisoftware. Natürlich ist hier noch weit mehr möglich. Senden Sie neuen Mandanten immer dieselbe E-Mail mit weiterführenden Informationen? Ihre Automatisierung könnte dies künftig übernehmen.
Diese Beispiele dienen als kleiner Einblick. Andere Anwendungsfälle reichen von der Erstellung von Aufgaben in Ihrem Projektmanagement, über WhatsApp-Benachrichtigungen bis hin zum automatisierten Mahnwesen. Die Logik bleibt dieselbe.
Die Voraussetzungen
Beginnen wir mit den technischen Voraussetzungen. Anwendungen benötigen eine API – einen digitalen Vermittler, der verschiedenen Softwareanwendungen Kommunikation mit anderen Programmen ermöglicht. Ihre Kanzleisoftware wird dabei unverzichtbar und zum Dreh- und Angelpunkt Ihrer Automatisierungen. Prüfen Sie die API-Dokumentation oder kontaktieren Sie den Hersteller. Hinsichtlich der Möglichkeiten für Ereignisse (Wenn) und Aktionen (Dann), gibt es große Unterschiede zwischen den Anbietern. Sind die Möglichkeiten auf Ereignisse zu reagieren oder bestimmte Aktionen auszulösen limitiert, werden Sie auch hinsichtlich Ihrer Automatisierungsvorhaben an Grenzen stoßen.
Als Bindeglied zwischen verschiedenen Programmen dienen No-Code-Plattformen wie Zapier, Make oder das deutsche n8n. Diese Workflow-Engines bieten ein Set an Ereignissen und Aktionen in Programmen wie Outlook, Teams oder auch Projektmanagementsystemen an. Ein Beispiel: Sie wählen die Anlage einer neuen Akte in Ihrer Kanzleisoftware als Ereignis aus. Optional knüpfen Sie das Ereignis an eine Bedingung, beispielsweise ein bestimmtes Rechtsgebiet. Wie in unserem vorherigen Beispiel wird nach der Aktenerstellung im Rechtsgebiet Mietrecht eine E-Mail an den in der Akte hinterlegten Mandanten versendet.
Der Mensch bleibt bei Automatisierungen im Zentrum. Menschen schaffen Prozesse und behalten die Kontrolle in der Konzeption, Iteration und überall, wo menschliche Expertise gefragt ist. Automatisierung ersetzt nicht die Entscheidung, sondern führt sie systematisch aus. Im nächsten Schritt schauen wir uns an, wie Sie mit Ihrer ersten Automatisierung starten können.
So gelingt die erste Automatisierung
Aus unseren zahlreichen gemeinsamen Automatisierungsprojekten mit verschiedenen Anwaltskanzleien hat sich folgendes dreischrittiges Vorgehen bewährt: Analysieren, Automatisieren, Optimieren.
Im ersten Schritt analysieren Sie kanzleiinterne Prozesse. Der Fokus liegt auf Vorgängen, die Sie mehrfach pro Woche durchführen. Dokumentieren Sie diese Prozesse, um sie zu automatisieren und Fachkräfte zu entlasten.
Im zweiten Schritt konzipieren Sie die erste Automatisierung. Um den Start so einfach wie möglich zu gestalten, starten Sie mit einer logischen Verknüpfung ohne Verschachtelung. So behalten Sie den Überblick. Legen Sie sich eine Testakte für die Automatisierung an.
Im dritten Schritt überprüfen Sie, ob die Automatisierung im Tagesgeschäft nach Ihrer Vorstellung agiert. Justieren Sie ggf. nach, bis die manuellen Prozesse optimal abgelöst werden. Legen Sie erst dann weitere Workflows an, wenn der erste Test erfolgreich war. So entsteht schrittweise ein System, das Arbeitszeit spart und übersichtlich bleibt.
Die meisten Kanzleimanagement-Workflows sind ohne Entwicklungsaufwand umsetzbar. Komplexere Anforderungen benötigen möglicherweise direktes API-Coding. Kontaktieren Sie für Unterstützung am besten den Kanzleisoftwarehersteller.
Fazit
Die Beispiele zeigen, welches Potenzial Automatisierungen im Kanzleimanagement, aber auch im gesamten Kanzleialltag haben. Mit moderner Kanzleimanagement-Software und „No-Code“-Plattformen sind die meisten Anwendungsfälle umsetzbar. Verfügt die Software über eine ausführliche API und bietet sie Automatisierungsvorlagen bei „No-Code“-Plattformen an, steht der Einführung einer ersten Automatisierung ohne aufwendiges Projektmanagement in Ihrer Kanzlei nichts mehr im Wege.
Der Mehrwert zeigt sich bei jedem umgesetzten Workflow im Alltag. Sie behalten die Kontrolle über alle Arbeitsschritte, ohne ihn selbst ausführen zu müssen. Viel Spaß bei der ersten Automatisierung!
Autorin: Dr. Katrin Fenrich ist Volljuristin und Head of Product Management bei Actaport. Ihren juristischen Background bringt sie in die Weiterentwicklung der cloudbasierten Kanzleisoftware und in Digitalisierungsprojekten von Anwaltskanzleien ein.
Autor: Marcel Bielefeldt ist Head of Controlling und Business Operations bei Actaport und beschäftigt sich mit der Automatisierung repetitiver Kanzleiprozesse. Er konzipiert und optimiert seit über 10 Jahren interne Unternehmensprozesse mittels No- & Low-Code-Automatisierungen.
